Mit "Publish to web" können Nutzer in der Webversion von Excel und Powerpoint eine Ansichtsversion eines Dokuments erstellen und als Weblink weitergeben.
Laut Microsoft zeigt der Link nur den finalen Inhalt, während interne Bearbeitungen, Kommentare, nachverfolgte Änderungen, Versionshistorie und Speaker Notes nicht mitpubliziert werden, was das Risiko senken soll, versehentlich interne Diskussionen oder Zwischenstände zu teilen.
Voraussetzung ist, dass die Datei in Sharepoint gespeichert ist. In der Webversion wird die Funktion über Datei > Teilen > Publish to web gestartet, anschliessend kann der erzeugte Link kopiert und an externe Empfänger verschickt werden. Das Unternehmen beschreibt zudem, dass sich die Zugriffseinstellungen über den Teilen-Dialog verwalten lassen, wobei veröffentlichte Links standardmässig nur zum Anschauen gedacht sind.
Wenn sich Inhalte ändern, lässt sich die veröffentlichte Version laut Mitteilung mit "Republish" aktualisieren, ohne dass ein neues Dokument verschickt werden muss. Um den Zugriff nachträglich zu stoppen, kann der Link über "Unpublish" wieder deaktiviert werden, etwa wenn ein Projekt endet oder ein Link nicht mehr im Umlauf sein soll.
"Publish to web" ist in der Webversion von Excel und Powerpoint für Nutzer mit einer Microsoft 365 Enterprise-Lizenz verfügbar. Für die Webversion von Word ist die Funktion angekündigt und soll später folgen.
(dow)
