IDP: Wenn Dokumente zu Daten werden

Was versteht man unter Intelligent Document Processing?

Intelligent Document Processing beschreibt den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur automatisierten Verarbeitung von Dokumenten. Im Unterschied zur klassischen OCR (Optical Character Recognition), die lediglich Text ausliest, kombiniert IDP mehrere Technologien: maschinelles Lernen, Natural Language Processing, Bilderkennung sowie regelbasierte Logik.

Ziel ist eine End-to-End-Automatisierung durch Agentic AI, die vollständige Dokumenteninhalte versteht und interpretiert, relevante Informationen extrahiert, Dokumente intelligent klassifiziert und auf dieser Basis automatisch passende Workflows in nachgelagerten Systemen wie ERP-, DMS- oder Workflow-Plattformen auslöst oder durchführt.

Welche Prozesse lassen sich mit IDP optimieren?

Der grösste Mehrwert von IDP entsteht dort, wo Dokumente Prozesse auslösen oder steuern. Typische Anwendungsfälle finden sich in der Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen, im Vertragsmanagement, in der Bearbeitung von Anträgen oder Schadenmeldungen sowie im Posteingang und der E-Mail-Klassifizierung.

Durch die automatisierte Extraktion, Validierung und Übergabe von Daten lassen sich Durchlaufzeiten deutlich verkürzen, manuelle Arbeit reduzieren und Fehlerquoten senken. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, da Informationen konsistent und strukturiert in die jeweiligen Fachanwendungen einfliessen. Mitarbeitende werden von repetitiven Tätigkeiten entlastet und können sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

Für welche Unternehmen ist IDP relevant?

IDP ist branchenübergreifend relevant – überall dort, wo dokumentenbasierte Prozesse einen hohen Anteil an manueller Arbeit verursachen. Besonders profitieren Organisationen mit grossen Dokumentenvolumen, komplexen Abläufen oder stark regulierten Umgebungen, etwa in der Finanz- und Versicherungsbranche, im Gesundheitswesen, in der Industrie, im Handel oder in der öffentlichen Verwaltung.

Dabei ist IDP längst nicht mehr nur ein Thema für Grossunternehmen. Durch modulare und skalierbare Lösungen können auch mittelständische Unternehmen gezielt einzelne Prozesse automatisieren und diese schrittweise ausbauen. Sein volles Potenzial entfaltet Intelligent Document Processing zudem im Zusammenspiel mit weiteren Automatisierungstechnologien.

Moderne IDP-Lösungen sind ausserdem lernfähig. Sie verbessern ihre Erkennungsraten kontinuierlich, passen sich neuen Dokumenttypen an und können Ausnahmen gezielt an Mitarbeitende übergeben. Der Mensch bleibt damit ein zentraler Bestandteil des Prozesses – insbesondere bei komplexen oder kritischen Entscheidungen.

Praxisbeispiel: IDP am Dokumenteneingang

Wie sich Intelligent Document Processing konkret in den Arbeitsalltag integrieren lässt, zeigt die Seamless Digitisation Serie (SD-Serie) von Ricoh. Die Lösung kombiniert Multifunktionssysteme mit leistungsfähiger Scanner-Technologie, intelligenter Dokumentenverarbeitung und revisionssicherer Cloud-Archivierung. Dokumente werden bereits beim Scannen klassifiziert, relevante Informationen extrahiert und automatisiert an nachgelagerte Systeme oder Workflows übergeben. So wird der Dokumenteneingang zum integralen Bestandteil digitaler End-to-End-Prozesse.

Fazit: IDP als strategischer Baustein der Digitalisierung

Intelligent Document Processing ist kein kurzfristiger Automatisierungstrend, sondern ein zentraler Baustein moderner Digitalstrategien. Unternehmen, die dokumentenbasierte Prozesse intelligent automatisieren, schaffen die Grundlage für mehr Effizienz, Skalierbarkeit und Resilienz. Entscheidend ist dabei der ganzheitliche Blick: Nicht das Dokument steht im Fokus, sondern der Prozess, den es auslöst.

Erfahren Sie hier mehr zur SD-Serie von Ricoh: Effizientes Dokumentenmanagement mit KI & Hightech-Scanning | Ricoh Schweiz