Automatisierung braucht Prozesswissen

Was zunächst überraschend klingt, ist in der Praxis weit verbreitet. In vielen Unternehmen sind Abläufe über Jahre oder sogar Jahrzehnte gewachsen. Prozesse wurden angepasst, erweitert oder umgangen, um kurzfristige Herausforderungen zu lösen. Neue Systeme kamen hinzu, Abteilungen entwickelten eigene Workarounds, und Mitarbeitende schufen individuelle Lösungen, um ihre Arbeit zu erledigen. Laut einer aktuellen Marktanalyse von Ricoh DocuWare* sind zudem noch immer 61 Prozent aller dokumentenzentrierten Workflows papierbasiert. Medienbrüche sind somit vorprogrammiert: Dokumente werden ausgedruckt, manuell weitergeleitet und später wieder gescannt, oder Daten werden mehrfach in unterschiedliche Systeme eingegeben. Das Ergebnis sind komplexe Prozesslandschaften und wenig Transparenz darüber, wie Informationen tatsächlich durch die Organisation fliessen.

Herausforderungen bei Transformationsprojekten

Warum fällt es vielen Unternehmen so schwer, durchgängige Prozesse zu gestalten und zu automatisieren? Eine Untersuchung zu Herausforderungen bei Transformationsprojekten von SwissICT** zeigt, dass vor allem hoher Zeitaufwand sowie fehlendes Know-how bei Mitarbeitenden und Führungskräften zu den häufigsten Hindernissen zählen. Hinzu kommen mangelnde Veränderungsbereitschaft und ein oft noch wenig ausgeprägtes digitales Mindset. Auch Themen wie IT-Sicherheit und Datenschutz werden von vielen Organisationen als Risiko wahrgenommen. Um Transformationsprojekte erfolgreich umzusetzen, müssen diese Barrieren frühzeitig erkannt und aktiv adressiert werden.

Prozessanalyse als Grundlage der Digitalisierung

Eine zentrale Voraussetzung für erfolgreiche Digitalisierung ist jedoch das Verständnis der eigenen Prozesse. Bevor ein Ablauf digitalisiert oder automatisiert wird, muss er transparent gemacht werden. Unternehmen müssen nachvollziehen können, wie Informationen tatsächlich weitergegeben werden: Wo entstehen Verzögerungen? Welche Schritte sind redundant? Wo kommt es zu Brüchen zwischen Systemen, Abteilungen oder Arbeitsweisen?

Oft zeigt sich in dieser Analyse, dass Prozesse deutlich schlanker gestaltet werden können. Manche Arbeitsschritte sind historisch gewachsen und heute nicht mehr notwendig. Wer diesen Schritt überspringt, läuft Gefahr, bestehende Abläufe lediglich zu digitalisieren, ohne sie zu verbessern. Ein ineffizienter Prozess wird dadurch nicht automatisch besser – er läuft lediglich schneller ab.

Technologie spielt dabei eine zentrale Rolle, allerdings erst im zweiten Schritt. Moderne Lösungen können dokumentenbasierte Prozesse digital abbilden, Informationsflüsse automatisieren und verschiedene Systeme miteinander verbinden. Entscheidend ist jedoch, dass diese Technologien auf klar analysierten und optimierten Abläufen aufbauen.

Für Unternehmen bedeutet das: Digitale Transformation beginnt nicht mit der Einführung neuer Tools, sondern mit einem genauen Blick auf die eigenen Arbeitsprozesse. Wer versteht, wie Arbeit tatsächlich organisiert ist und wo Ineffizienzen entstehen, schafft die Grundlage für nachhaltige Automatisierung und produktivere Arbeitsweisen. Der Weg zur erfolgreichen Digitalisierung beginnt deshalb mit einer einfachen, aber entscheidenden Frage: Wie funktionieren unsere Prozesse wirklich?

Ricoh Schweiz unterstützt Unternehmen dabei, ihre bestehenden Prozesse zu analysieren und gezielt zu optimieren. Auf dieser Grundlage lassen sich Abläufe anschliessend mit Software-Lösungen wie DocuWare oder Intelligent Document Processing digital abbilden und automatisieren.

Weitere Informationen dazu finden Sie hier: DocuWare | Dokumentenmanagement und -automatisierung | Ricoh Schweiz

* Intelligent Document Processing 2025 Market Summary: Why Smart Companies Are Saying Goodbye to Old Systems

** swissICT-DigitalExcellenceReport-2023.pdf