Schweizer ERP für Dienstleister, Gewerbe und Handel

Bei Makaris «gibt es keine Einschränkungen», merkt die Schwerzenbacher Softwareschmiede Swissbrain zu ihrer Lösung Makaris an, einem integrierten ERP, das speziell für KMU entwickelt wurde und mit seinen Funktionen Unternehmen aus den Bereichen Handwerk, Industrie, Dienstleistungsbranche und Handel abdeckt – letzteres unter anderem mit einem integrierten Onlineshop, verfügbar ab Abo-­Variante Plus, dessen Inhalt sich automatisch aus den im ERP erfassten Produkt- und Unternehmensdaten speist. Die Anmerkung zu den nicht vorhandenen Einschränkungen deutet einerseits auf eine umfassende Funktionsvielfalt und Flexibilität hin, andererseits auf eine Tatsache, die die Lösung einzigartig macht: Die monatlichen Kosten für das SaaS-ERP sind unabhängig von der Anzahl Nutzer. Egal ob ein oder 100 Mitarbeitende mit Makaris arbeiten, das monatliche Abo, erhältlich in drei funktional abgestuften Varianten, kostet immer gleich viel. Die Daten liegen im Übrigen ausschliesslich «in einem der sichersten Schweizer Rechenzentren», so Swissbrain.

Erster Schritt: Unternehmensdaten erfassen

Zu Beginn der Arbeit mit Makaris müssen wie bei jedem ERP grundsätzliche Angaben erfasst werden. Dies geschieht im Menübereich Administration, dessen Anfangsseite beim ersten Login automatisch erscheint. In fünf Bereichen – Unternehmen, Finanzen und Buchhaltung, Betrieb, Vertriebskanäle sowie Websites und Inhalte – trägt man die erforderlichen Basisinformationen schrittweise ein. Neben grundsätzlichen Angaben zum Unternehmen wie Firmenname (optional geht’s auch ohne, zum Beispiel für Einzelfirmen, die auf den Namen des Inhabers lauten), Adresse, optional Supportnummer und Support-E-Mail sowie Branding mit Logo für Rechnungen etcetera und Favicon für die Website respektive den Onlineshop werden in den Systeminformationen Einstellungen zur Buchhaltung wie etwa Kontonummern und Kontobezeichnungen, Mehrwertsteuereinstellungen oder Mahnungskonfigurationen eingetragen. Im Punkt Betrieb liegen zunächst die Einstellungen für Lieferung und Versand: Makaris bietet integrierte Anbindung an die Versanddienstleister Logistikkönner, die Schweizerische Post und Planzer. Ebenfalls im Bereich Betrieb werden Berechtigungsgruppen und Arbeitszeiteinstellungen verwaltet – Teil der Lösung ist eine Arbeitszeiterfassung mit Check-In-/Out-Mechanismus und Erfassung von Pausen und Überstunden.

Besonders wichtig ist es, die Einstellungen für die Vertriebskanäle korrekt zu planen und zu erfassen. Makaris unterstützt mit dem integrierten Warenkorbsystem und einer ausgeklügelten Auftragsbearbeitung sowohl den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen an B2C-Kunden – dies auch über den optional nutzbaren Onlineshop – als auch den Vertrieb an Geschäftskunden mit flexiblen Optionen. Sowohl für B2C als auch für B2B lassen sich Grundeinstellungen wie Mehrwertsteueranzeige, Zahlungsmethoden und Bankeinstellungen definieren. Für die Bezahlung unterstützt die Lösung neben Rechnung und Barzahlung im B2C-Verkehr unter anderem Paypal Express und das Swissbrain-­eigene Payment Gateway, das seinerseits auf den Schweizer Zahlungsdienstleister Payrexx mit seinen vielfältigen Anbindungen zurückgreift, zum Beispiel zu Twint. Wählt man eine dieser Optionen, müssen keine zusätzlichen Verträge mit externen Zahlungsdienstleistern getroffen werden, was besonders in kleineren Unternehmen den Umgang mit Zahlungen stark vereinfacht.


Der letzte Punkt in den Systemeinstellungen betrifft die Website für den Onlineshop und deren Inhalte: Hier werden Webseiten mit ihren Inhalten und Texten definiert, ebenso Werbebanner, Slider mit beliebigem Content und Produkt-Slider mit Daten aus den erfassten Produkten sowie SEO-Einstellungen. In den Web­site-Einstellungen trifft die für die Einrichtung des ERP zuständige Person wohl auch zum ersten Mal auf die Mehrsprachigkeit des Systems: Makaris, und dies betrifft sowohl die Oberfläche als auch sämtliche erfassten Textinhalte, unterstützt aktuell die vier Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch. Nachdem in den Webseite-Einstellungen die grundsätzlich verfügbaren Sprachen aktiviert wurden, steht die Mehrsprachigkeit überall dort zur Verfügung, wo es um Textelemente geht – von Produktinformationen über die Sprache von Rechnungen und anderen Dokumenten bis zur Ansprache der einzelnen Kunden. Und damit das KMU, das Makaris nutzt, nicht alles selbst übersetzen muss, steht bei allen zu erfassenden Textfeldern eine Deepl-basierte Funktion zur automatischen Übersetzung bereit: den Text einmal, zum Beispiel auf Deutsch, eingeben, Übersetzungsbutton anklicken, und er wird in alle in den Einstellungen als verfügbar definierten Sprachen übersetzt.

Kunden und Produkte

Unter Kunden im Menübereich Administration werden naturgemäss Kunden mit allen erforderlichen Attributen erfasst. Eines der wichtigsten Attribute beantwortet die Frage nach dem Kundenstatus: Kunden können entweder inaktiv, aktiv für B2C oder aktiv für B2B und B2C geschaltet werden. Je nach dieser Einstellung kann ein Kunde Bestellungen über das Warenkorbsystem und den Onlineshop vornehmen oder im B2B-Verkehr über die Prozesse der Auftragsbearbeitung mit Offerten, Budgets, Auftragsbestätigungen etcetera bedient werden.

Die Unterteilung in B2C und B2B spielt auch bei der Erfassung von Produkten eine Hauptrolle. So lassen sich nur Produkte, die für B2C aktiviert sind, über das Warenkorbsystem verkaufen, und nur B2B-aktivierte Produkte können den mehrstufigen Prozess der Auftragsbearbeitung durchlaufen. Die Daten zu jedem Produkt umfassen Artikelnummer, Produktname, Status (B2C, B2B und B2C oder inaktiv), Produkttyp, optional Marke, Informationen zu Preisen, Dimensionen und Gewicht (vor allem wichtig bei Produkten, die gewichtsabhängig verkauft werden, wie etwa Fleisch oder Käse). Dazu kommen je nach Bedarf weitere Angaben wie Lieferanten, Varianten, verlinkte Produkte und Lagerbestand.


Das ist aber noch lange nicht alles, denn zu jedem Produkt lassen sich weitere Informationen wie Bilder, Anhänge, Kommentare und Etiketten erfassen. Und auf der Hauptseite der Produkterfassung können neben den Produktnamen eine kurze und eine detaillierte Beschreibung eingetragen werden, die später im Onlineshop erscheinen. Allfällige Rabatte definiert man im gleichnamigen Menüpunkt unter Administration. Einem bestimmten Rabatt können Produktkategorien und Produkte zugeordnet werden. Die Rabatt­regeln lassen sich gezielt aktivieren oder deaktivieren. Individuelle Rabatte für einen Kunden lassen sich pro Produkt und Bestellung/Auftrag festlegen.

Die Lösung macht zudem nicht halt bei Produkten. Auch Tätigkeiten können flexibel als «Produkt» erfasst werden, inklusive individuell definierbarem Mehrwertsteuersatz, Einheit (Stunden, Leistungen, Pauschal) und Preis pro Einheit. Insgesamt bietet das System mit unterschiedlichen Kundenkategorien und umfassenden, an unterschiedlichen Stellen im Verkaufsprozess benötigten Produkt- respektive Dienstleistungsinformationen eine hohe Flexibilität für praktisch jeden denkbaren Einsatzzweck.

Ein weiteres Plus ist die automatisierte Integration der Produkte in Google Merchant. Hierfür gibt es in der Software einen zusätzlichen Bereich, der mit den Produktgruppen von Google Merchant abgestimmt ist. Aktiviert man Google Merchant und ergänzt die SEO-optimierten Texte, werden die Produkte automatisch auf Google Merchant angezeigt.

Auftragsbearbeitung für alle Fälle

Kommen wir nun zum Menübereich Auftragsbearbeitung. Hier finden sich unter dem Punkt Einträge Erfassungsmöglichkeiten und Übersichten für B2C-Bestellungen und Optionen zum Anlegen von Offerten, Aufträgen, Sammelbestellungen und Gerätevermietungen – richtig: Neben dem Verkauf von Produkten und der Verrechnung von Dienstleistungen unterstützt Makaris auch Mietmodelle für Produkte wie zum Beispiel Maschinen und Ähnliches. Damit eignet sich die Lösung bei weitem nicht bloss für Anbieter von Waren, sondern auch für Handwerk und andere Gewerbe sowie für Dienstleister.

Mit den Möglichkeiten der Auftragsbearbeitung kann praktisch jeder gängige Prozess in den unterschiedlichsten Branchen abgebildet und umgesetzt werden. So macht es etwa die Option Budget möglich, dem Kunden ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten, das sich im Nachgang beliebig und, falls erforderlich, in mehreren Schritten seinen Wünschen anpassen und dann in einen fixen Auftrag umwandeln lässt. Unterstützt wird dies zum Beispiel dadurch, dass in der Liste der Auftragspositionen zusätzlich freie Texteinträge erfasst und Produkte sowie stundenmässig oder zum Fixpreis zu verrechnende Dienstleistungen beliebig kombiniert werden können. Die Option Sammelbestellungen ermöglicht es, eine Bestellung parallel für mehrere Kunden gleichzeitig abzuwickeln. Ein Beispiel dafür wäre die Verrechnung der Jahresbeiträge an die Mitglieder eines Vereins. Auch komplexe Versandsituationen lassen sich abbilden: Mithilfe verschiedener Objektadressen für einen Kunden können bestimmte Lieferungen oder Teile einer Lieferung an jeweils unterschiedliche Adressen ausgeliefert werden.


Bei der Erfassung eines Auftrags sind wir auf ein kleines Problem gestossen, das eigentlich keines ist: Wir konnten zwar mühelos Dienstleistungen als neue Auftragsposition erfassen, nicht aber Produkte – es erschien bei dem Erfassungsschritt schlicht keine Liste von Produkten. Nach einigem Herumprobieren wussten wir, wieso: Es muss, falls die Produkte einer Kategorie zugeordnet sind, nicht nur das Produkt selbst, sondern auch die Kategorie für den jeweiligen Verkaufskanal aktiviert sein. Nachdem dies erfolgt war, funktionierte der Eintrag des Produktpostens problemlos.

Der Punkt Logistik enthält die praktisch selbsterklärenden Funktionen Lieferscheine rüsten und Lagerbewegungen. An dieser Stelle sei das Berechtigungssystem von Makaris erwähnt: Für jeden Mitarbeitenden können bis ins Detail Berechtigungen für jeden Bereich und Unterbereich des Systems festgelegt werden. So lässt sich zum Beispiel bestimmen, dass Mitarbeiter X und Y Kunden editieren können, aber nur Mitarbeiterin Z Neukunden anlegen darf. Oder dass Mitarbeiter W ausschliesslich im Bereich Logistik arbeiten darf.

Für Buchhaltung: Treuhänder oder Buchhaltungssoftware

Es versteht sich von selbst, dass Makaris alle finanziellen Informationen zu Bestellungen, Aufträgen und Zahlungseingängen buchhalterisch korrekt erfasst und abbildet, sei es im Fall von Zahlungen durch Bezahlung einer Rechnung, im Onlineshop via Payment Gateway oder mit einem POS-System – dazu bietet Hersteller Swissbrain die direkte Anbindung an Kassensysteme.


Für weitere Zwecke wie Bilanz und Erfolgsrechnung, Mehrwertsteuerabrechnung und weitere steuerliche Angelegenheiten lassen sich die Daten an einen Treuhänder oder eine spezialisierte Buchhaltungslösung übermitteln, wozu Makaris Schnittstellen bietet. Dabei werden ausschliesslich die finanzrelevanten Informationen übertragen, Unternehmensdaten wie Details zu den Produkten und zur Logistik bleiben innerhalb Makaris. Die Trennung von Finanz- und anderen Unternehmensdaten gewährleistet unter anderem, dass ein Wechsel der Buchhaltungslösung oder des Treuhänders jederzeit möglich ist und die Unternehmens­daten im Unternehmen selbst bleiben, beziehungsweise im ERP-System. Darüber hinaus können die Angaben zu Kunden, Produkten und Preisen sowie Lagerbewegungen als Excel-Dokumente exportiert und anderweitig weiterverarbeitet werden. Auf der anderen Seite erübrigt die Integration von Kunden-, Produkt- und Logistikinformationen den Einsatz unterschiedlicher Tools für jeden Bereich und die damit verbundene, fehleranfällige mehrfache Eingabe von Informationen in verschiedene Softwarelösungen. (ubi)