DMS für KMU
Dokumentenverwaltung im KMU
Für mittelgrosse und besonders kleinere Unternehmen ist eine ausgewachsene ECM-Suite zu viel des Guten: Die Lizenzpreise sind unerschwinglich, Implementation und Betrieb sind aufwendig, und die Bedienung überfordert zumindest die nicht speziell geschulten Mitarbeiter. Mit einer einfacheren Lösung ist dem KMU mit seiner oft ohnehin überlasteten IT-Abteilung mehr gedient.
Unsere Marktübersicht konzentriert sich
auf klassische Dokumentenmanagementlösungen, die vom Hersteller für den KMU-Einsatz positioniert werden. Die Palette reicht von Desktop-Produkten mit Fokus auf Digitalisierung von Papierdokumenten über All-in-One-Lösungen mit integrierter Kontakt- und Terminverwaltung bis zum waschechten DMS mit grundlegenden Funktionen zum Prozessmanagement und Schnittstellen zur Integration mit KMU-gängigen ERP-Systemen. Als Beispiele für DMS der Enterprise-Klasse haben wir die Lösungen von Docuware und Optimal in die Tabelle aufgenommen, die sich laut Hersteller auch für mittelgrosse Kunden eignen.
Im Vergleich zu unserer letzten DMS-Übersicht vom Februar 2006 hat sich der KMU-spezifische Markt wenig geändert. Fast alle Anbieter und Produkte existieren noch, nur wenige neue sind dazugekommen. Die meisten Lösungen wurden aber stark weiterentwickelt – so zählen Features wie Workflow-Management, Web-Clients und Kollaborationsunterstützung auch in diesem Segment vermehrt zum Funktionsumfang.
DMS für den Desktop
Auch der einzelne PC-User braucht auf Dokumentenmanagement nicht zu verzichten. Die Lösungen von Add-on.com und Nuance sind als Desktop-Anwendungen implementiert, andere Hersteller wie Dr.Doc, ELO (Elooffice), Kendox (Infoshare Client ohne serverseitige Komponente) und Windream (Windream Solo) bieten neben den hier vorgestellten netzwerkfähigen DMS auch Produktvarianten für den Einzelplatz an.
- OCR-Spezialist Nuance kombiniert das Texterkennungspaket Omnipage 16, die Imaging- und Ablagesoftware Paperport 11 und den PDF-Generator PDF Create zu einer DMS-Lösung für die elementarsten Bedürfnisse. Das Schwergewicht liegt naturgemäss auf Scanning, OCR und Volltextsuche, weitergehende Funktionen wie Versionierung und E-Mail-Archivierung fehlen
- Bei Office Central von Add-on.com geht es in erster Linie um das Journaling und die Archivierung von Outlook-E-Mails samt Attachments. Meldungen und angehängte Dokumente werden ohne Zutun des Anwenders erfasst und archiviert und lassen sich zusätzlich mit Projektnamen oder Nummern kategorisieren. Eine echte Taxonomie sowie die ganze Imaging-Seite (Scannen und Texterkennung) sind jedoch nicht im Funktionsumfang enthalten.