Dokumentenmanagement & Archivierung: Stand der Dinge

Dokumentenmanagement & Archivierung: Stand der Dinge

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/11

Speicherkonzepte: On-Premises oder Cloud

Damit wären wir bei den Speicherkonzepten, ohne die kein DMS auskommt. Ein Beispiel, wie stark die Datenmengen wachsen, sei hier angeführt: Eine Stunde Video enthält 108՚000 Einzelbilder. Sinnbildlich in A4-Seiten beziehungsweise entsprechenden Abläufen gesprochen ergibt dies bei zwei Seiten pro Rechnung 54՚000 Geschäftsvorfälle.

Dabei stellt sich für Unternehmen die Frage, ob die Daten lokal (vor Ort = On-Premises) oder entfernt bei einem externen Dienstleister in einer Cloud gespeichert werden sollen. Rein von den Daten her betrachtet erscheint es töricht, sie nicht lokal zu speichern. Die Preise bei der Hardware könnten ja tiefer nicht sein. Allerdings, DMS-Lösungen (wie jede Software) beruhen auf vielen Komponenten, die alle zusammenpassen müssen. Systeme müssen gewartet und abgesichert werden.

Gerade dies bereitet vielen KMU Schwierigkeiten. Selbst Firmen mit mehreren hundert Mitarbeitern bekunden Mühe, geeignete Fachkräfte zu rekrutieren oder sehen das Risiko als zu hoch an, von einer Person der IT abhängig zu sein, sodass sie die Informatik lieber in externe Hände (und damit in die Cloud) geben. Fairerweise muss angefügt werden, dass die DMS-Branche an dieser Situation nicht ganz unschuldig ist. Gerade als Vertreter von Open-Source-Systemen erlebt man es immer wieder, dass es zu wenig oder gar nicht gelingt, Lösungen so einfach zu halten, dass diese durch Laien auch wartbar sind.

Hier bieten Cloud-Lösungen eine Alternative an. Für fixe monatliche Kosten gibt es ein Gesamtpaket. Der Anbieter übernimmt Pflege, Sicherheit und Wartung der Lösung, der Kunde kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren. Wer nach DMS-Angeboten in der Cloud sucht, wird schnell feststellen, dass die Preise in Gigabyte abgerechnet werden. Stellvertretend für viele ist das Angebot eines Anbieters mit Serverstandort Schweiz: Bei zehn Benutzern und zwei Terabyte Speicher kostet die Lösung um die 5000 Franken pro Monat.

Die gleiche Lösung, die auf einem eigenen Server betrieben wird, führt zu circa 2000 Franken Kosten pro Monat.

Die Preisdifferenz beträgt folglich 3000 Franken pro Monat. Eine vergleichbare Hardware (mit redundanten Festplatten) kostet um die 1200 Franken; dies freilich mit 10 anstelle von 2 Terabyte.

Daraus kann abgeleitet werden, dass Cloud-Lösungen, rein vom finanziellen Aspekt her betrachtet, deutlich teurer sind als lokale Server.

Spezialfall Mail-Archivierung

Mail-Nachrichte im IMAP-Format. (Quelle: Archivista)
Etwas provokativ kann gesagt werden, was früher an Post in Papierform einging, falle heute digital als E-Mail-Nachrichten an. Dass diese ins DMS integriert werden müssen, versteht sich von selbst. Die Frage stellt sich eher, wie die Mails archiviert werden sollen. Mail-Nachrichten liegen im IMAP-Format vor. Der Aufbau mutet archaisch an - siehe Bild.

In der Tat werden Mail-Nachrichten noch immer mit 7-Bit als Textdateien verschickt. Die Problematik besteht nun darin, dass ein jedes Mail-Programm (Absender wie Empfänger) die Nachrichten unterschiedlich interpretiert. Einfach die Text-Nachrichten aufzubewahren, erscheint gewagt, weil Jahre später das Mail-Programm X die Nachrichten des ursprünglichen Senders nur noch mehr schlecht denn recht darstellen kann. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, aus den Text-Dateien zusätzlich PDF- oder Bild-Dateien zu erstellen.

Als tückisch können sich die Anhänge erweisen. Einmal werden komprimierte Daten ineffizient in Textzeilen umgewandelt und weiter führt dies dazu (eben weil es ineffizient ist), dass bei grösseren Anhängen oft nur die Links verschickt werden. Werden solche Mails geöffnet, wird on-the-fly mit dem Link die Datei vom externen Server des Absenders nachgeladen. Das geht solange gut, wie die Dateien zum Download zur Verfügung stehen. Da die Halbwertszeit (die Zeitspanne, nach dem ein Weblink nicht mehr funktioniert) kaum mehr als sechs Monate beträgt, ist ein zeitnaher Transfer ins DMS (unter Abruf der Links) sehr zu empfehlen. Stolpersteine mussten in letzter Zeit bei den Microsoft-Cloud-Lösungen beobachtet werden. Schon die alten Exchange-Server hatten die Eigenheit, dass neben dem IMAP-Format stets eine proprie­täre Kopie (Msg-Format) für die Ansicht in Outlook geführt wurde. Wird eine solche Mail-Nachricht in Outlook gelöscht, heisst dies nicht, dass die IMAP-Kopie auch gelöscht wird. Im ungekehrten Fall, das heisst die IMAP-Kopie wird archiviert und gelöscht, verbleibt die Nachricht weiterhin in Outlook. Dies führt dazu, dass bei Erreichen einer bestimmten Grösse (meist 50 GB) gar keine Mails mehr empfangen oder verschickt werden. Damit steht der gesamte Mail-Verkehr still. Dies sind immer jene Momente, wo die Hotline heissläuft, obwohl das Problem ja an sich keines der Archivierung ist. Auch wenn dies jetzt altbacken klingt, die Mails werden dann meist manuell gelöscht. Wer jetzt denkt, 10՚000 Mails seien mal schnell «removed», findet sich in der Microsoft-Cloud an alte Explorer-Zeiten erinnert. Niemand konnte mir je erklären, warum über command.com mit «del *.*» die Daten in Sekunden gelöscht werden konnten, wohingegen sich der Datei-Explorer in Windows für den gleichen Prozess zuweilen Stunden Zeit liess.


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