Digitalisierung im Zahlungsverkehr

Digitalisierung im Zahlungsverkehr

6. Juni 2020 - Am 30. Juni 2020 stellt die Schweiz auf die QR-Rechnung um, was einen Innovationsschub für den hiesigen Finanzplatz und auch für KMU mit sich bringt. Doch was bedeutet die Einführung? Welche Neuerungen und Vorteile bringt die QR-Rechnung? Und was ist zu tun?
Von Pascal Born
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/06

Welche Neuerungen und Vor­teile bringt die QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung bietet alle Voraussetzungen, um sowohl die Zahlungsprozesse als auch die Erstellung, Verarbeitung und Verbuchung der Rechnungen in den Softwaresystemen der Unternehmen zu automatisieren. Der QR-Code umfasst heute weit mehr Informationen als frühere Einzahlungsscheine und verursacht weniger Belege. Er bietet folgende Neuerungen und Vorteile:

- Was bisher der Einzahlungsschein war, wird neu zur QR-Rechnung im A5-Format (210 x 105 mm). Diese setzt sich aus zwei Teilen zusammen, dem Empfangsschein (62x 105 mm) und dem Zahlteil mit den herkömmlichen Rechnungsangaben in der Grösse A6 Querformat (148 x 105 mm). Empfangsschein und Zahlteil werden unten aufs gleiche Papier oder auf eine neutrale Folgeseite gedruckt. Dabei gilt es zu beachten, dass es weiterhin eine Perforationspflicht bei der Rechnung in Papierform gibt, das heisst, Zahlteil und Empfangsschein müssen abtrennbar sein. In der digitalen Form müssen Empfangsschein und Zahlteil durch Linien mit Scherensymbol oder dem Vermerk «Vor der Einzahlung abzutrennen» gekennzeichnet sein.

- Der Zahlteil besteht aus dem maschinenlesbaren Swiss QR Code und denselben Informationen in Sichtform.

- Das zentrale Element der QR-Rechnung ist der Swiss QR Code, der sich von anderen Codes aufgrund des Schweizer Kreuzes in der Mitte unterscheidet. Er ersetzt die bisherige Referenznummer in OCR-Schrift und beinhaltet sämtliche für den digitalisierten Zahlungsverkehr benötigten Informationen, namentlich die Adresse und die Kontonummer des Rechnungsstellers, die international standardisierte IBAN-Nummer, die Adresse des Zahlungspflichtigen und den geschuldeten Rechnungsbetrag.

- Die IBAN-Nummer ist heute Pflicht und gehört zwingend mit dazu. Hier wird zwischen der bereits bekannten IBAN-Kontonummer unterschieden, die den roten Einzahlungsschein ablöst, und der QR-IBAN-Nummer für die Rechnungsstellung mit QR-Referenz. Die neue QR-IBAN ersetzt die heutige ESR-Teilnehmernummer und somit den orangen Einzahlungsschein.

- Neben der IBAN gibt es auch Neuerungen bei der Referenznummer, die den Abgleich zwischen der gestellten Rechnung und eingegangenen Zahlung beim Rechnungssteller vereinfacht. In Verbindung mit der IBAN kann neu die international verwendete Creditor Reference eingesetzt werden. Die QR-Referenz wiederum löst die bisherige 27-stellige ESR-Referenznummer ab, die mit Ausnahme der Prüfziffer (letzte Zahl) frei gewählt werden kann.

- Rechnungsteller haben zudem die Möglichkeit, zusätzliche Rechnungsinformationen an den Rechnungsempfänger mitzuliefern, die unter «Zusätzliche Informationen» im Zahlteil ersichtlich sind. Dafür steht ihnen einerseits ein freies Textfeld mit maximal 140 Zeichen zur Verfügung, in dem beispielsweise der Zahlungszweck oder die Auftragsnummer angegeben werden können. Andererseits hat die ERP-Arbeitsgruppe des Wirtschaftsverbandes Swico eine Syntax entwickelt, nach der die Informationen strukturiert und somit direkt ins System des Rechnungsempfängers eingelesen und bearbeitet werden können. Die Syntax enthält standardisierte Tags für Rechnungsinformationen wie die Belegnummer, Belegdatum, Kundenreferenz, UID-Nummer, MWST und so weiter. Wird eine E-Banking-Applikation eingesetzt, kann dem Benutzer zudem eine Zahlungsfrist vorgeschlagen werden.

Digitalisieurng von Zahlungs- und Rechnungsstellung

Die QR-Rechnung hat nicht nur zum Zweck, die Prozesse im Zahlungsverkehr zu standardisieren und zu digitalisieren, sondern bietet Unternehmen die Möglichkeit, das Zahlungswesen von der Rechnungsstellung bis zur Verbuchung des Debitors beziehungsweise von der Bezahlung bis zur Verbuchung des Kreditors zu automatisieren. Unternehmen, die mit einer Business Software arbeiten, können mit der QR-Rechnung einen weiteren grossen Schritt in der Digitalisierung ihrer Prozesse erreichen. Die meisten Systeme sowie softwarebasierte Zahlungslösungen werden ab diesem Zeitpunkt bereit sein, um QR-Rechnungen zu verarbeiten, zu bezahlen, aber auch zu erstellen und je nach Software zu verbuchen. Dabei gilt es folgendes vorzubereiten beziehungsweise zu beachten:

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