Die Notwendigkeit einer automatisierten Datenverwaltung wird bei der folgenden Faktenlage ersichtlich: Durchschnittlich verbringen Mitarbeitende mindestens 30 Minuten pro Tag damit, Dokumente zu suchen bzw. diese abzulegen. Auf ein ganzes Jahr hochgerechnet verschwenden Mitarbeitende somit ganze 15 Arbeitstage mit der reinen Dokumentensuche und -ablage. Diese Zeit fehlt für sinnvollere Aufgaben.
Die einfache Lösung für dieses weitverbreitete Problem liegt in der Einbindung eines
Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Was macht ein gutes DMS aus? Ein gutes, speziell auf die Bedürfnisse von KMUs ausgerichtetes DMS sorgt für eine strukturierte, digitale und einheitliche Ablage und Verwaltung bestehender und neuer Daten aus sowohl eingescannten Dokumenten (z.B. Tagespost, Rechnungen, Verträge etc.) als auch digitalen Informationen (z.B. E-Mails, PDFs, Excel-Tabellen etc.). Die Volltextindexierung und Metadatenerfassung gewährleisten nicht nur die automatische, zentrale Ablage, sondern genauso die einfache Abrufbarkeit der erfassten Daten mittels Suchfunktionen – jederzeit und von überall her, was gerade bei remoter Arbeitsweise unabdingbar ist.
Damit ein DMS für ein Unternehmen möglichst schnell und umfassend einsetzbar ist, empfiehlt es sich, auf eine Best-Practice-Implementierung inkl. Personalschulung zu achten. Ausserdem tragen eine moderne und benutzerfreundliche Oberfläche auf sämtlichen Geräten sowie benutzerspezifische Dokumentenansichten nachweislich zu einer intuitiven Bedienung bei.
Ein gutes DMS verfügt zudem über zahlreiche Schnittstellen und lässt sich zielgruppenkonform in die bestehende IT-Umgebung eines Unternehmens einbinden und bei Bedarf individuell erweitern. Kunden- und Projektinformationen sind ein wertvolles Gut, weshalb Backups, Systemupdates und Datensicherheit stets unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes jederzeit gewährleistet sein müssen.
Weiterdenkende DMS beinhalten ausserdem bereits eine Auswahl an standardisierten und nach Bedarf skalierbaren Workflows zur Bearbeitung und Freigabe verschiedener Themen wie Projekte, Kreditoren-Rechnungen, Offerten, Verträge oder Beschwerden.
Zu guter Letzt sei erwähnt, dass wegweisende DMS Systeme nicht immer hohe Investitionen bedeuten. Das
FS-Starter DMS von Faigle ist bereits sehr kostengünstig und zu einem optimalen Preis-/Leistungsverhältnis erhältlich.
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