Wechsel auf MPS richtig gemacht

MPS versprechen tiefere Druckkosten und optimierte Prozesse. Damit sich diese Effekte aber auch einstellen, müssen beim Wechsel einige Aspekte beachtet werden.
von Priska Schoch

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2011/09

     

Dass Unternehmen stets versuchen, ihre internen Prozesse effizienter und kostengünstiger zu gestalten, ist längst kein Geheimnis mehr. Umso erstaunlicher ist es angesichts dieser Tatsache, dass viele Firmen dabei die Analyse und Überarbeitung des gesamten Output-Management-Bereiches auslassen. Dabei sammeln sich bei vielen Firmen während Jahren die verschiedensten Drucker, Scanner, Kopierer, Fax und Multifunktionsdrucker jeglicher Grösse und von verschiedenen Herstellern an. Und diese verschiedenen Komponenten sind weder aufeinander abgestimmt noch optimiert.


Die Gründe für das fehlende Interesse an der Optimierung der Print-Prozesse sind vielfältig. So wissen etwa die meisten Unternehmen nicht, wie viel sie dafür bezahlen. Das Output-Segment wird als Kostenteil oft nicht separat ausgewiesen und damit nicht als eigentlicher Einsparungsbereich erkannt. Laut einer IDC-Statistik entfallen pro Jahr auf einen einzelnen Büromitarbeiter rund 10’000 gedruckte Seiten. Und Gartner zufolge lassen sich im Output-Bereich bis zu 40 Prozent der Kosten einsparen. Im Durchschnitt gibt ein Unternehmen zwischen einem und drei Prozent seines Umsatzes für dieses Segment aus. Gesenkt werden könnten die Kosten mit Managed Print Services (MPS).
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Erstellen einer Ist-Analyse

Unter MPS versteht man laut den Marktforschern von Gartner, dass ein Dienstleister die primäre Verantwortung dafür übernimmt, die Kundenbedürfnisse beim Bürodruck zu erfüllen – einschliesslich Geräteausstattung beim Kunden, Verbrauchsmaterialien, Service und dem kompletten Management der Flotte. MPS umfasst die Kontrolle, die Überwachung und das kontinuierliche Optimieren der Output-Umgebung und kann zusätzlich auch Document-Management-Dienstleistungen oder die Restrukturierung des Dokumenten-Workflows beinhalten. Ziel ist es, das unkoordinierte, intransparente Vorgehen in einen koordinierten, strukturierten und überwachten Prozess umzuwandeln, von dem man sich Kosteneinsparungen, weniger Ausfälle und eine höhere Mitarbeiterproduktivität verspricht.

Dieser Umwandlungsprozess in Richtung MPS läuft bei den meisten Firmen sehr ähnlich ab. In einem ersten Schritt erfolgt die Ist-Analyse, die mit einem Optimierungs-Bericht vervollständigt wird. Nur so kann man entscheiden, welche Änderungen vorgenommen werden müssen um zudem später festzustellen, ob die versprochene Kosteneinsparung tatsächlich erfolgt ist. Firmen, die darauf verzichten, fehlt die eigentliche Grundlage, um die richtigen Entscheide zu fällen.
Oft wurden in der Vergangenheit riesige Gerätepark-Verträge abgeschlossen, um ein günstiges Angebot zu erhalten. Unnötig viele Geräte bedeuten aber hohe Unterhaltskosten. Erst die Analyse zeigt auf, wo beim Druckerpark eingespart, reduziert und verbessert werden kann und wie man mit weniger Systemen und tieferen Kosten einen besseren Service bekommt.


Bei der Ist-Analyse geht es nicht nur um die Hardware-Kosten, vielmehr muss die Total Cost of Ownership (TCO) erarbeitet werden. Darunter fallen neben den Gerätekosten die Laufzeit der Verträge, Mietvereinbarungen, die Anzahl kopierter oder gedruckter Papiere und der Toner- und Papierverbrauch.
Eine firmeninterne Analyse der Gesamt­kosten ist aber oft schwierig zu erstellen, weil die Kompetenzen und Zuständigkeiten für die diversen Geräte bei verschiedenen Abteilungen liegen. Gerade aber für Unternehmen, die ihre Gesamtkosten nicht kennen, macht eine Analyse Sinn. Hilfe erhalten sie dabei von MPS-Spezialisten, die auf Standardangaben für Kosten und Verbrauch der verschiedenen Geräte zurückgreifen können. So entsteht trotz fehlender Grundlagen eine gute Transparenz. Zu fehlenden Angaben zu Kosten des IT-Helpdesk, der Beschaffung und der Installation sowie zur Häufigkeit von Druckerausfällen können aber auch die Profis keine Standardwerte liefern.
Nach der Analyse des Ist-Zustandes arbeitet der MPS-Spezialist einen Optimierungsvorschlag aus. Dabei stellt er die richtige Kombination der gewünschten Geräte, der Software, der Standorte und des Supports zusammen. Hat man sich auf ein Szenario geeinigt, folgt die Implementierung.

Die Vorteile von MPS

Werden die Optimierungspunkte erfolgreich umgesetzt, zeichnen sich schnell zahlreiche Vorteile ab. So sprechen die Analysten von Gartner von bis zu 40 Prozent tieferen Druckerkosten. Auch entsteht keine Kapitalbindung durch Anlagevermögen, und Firmen profitieren von einem verbrauchsorientierten Abrechnungsmodell. Des weiteren ist dank der Kostentransparenz eine verbrauchsgerechte Kostenumlagerung in die verschiedenen Abteilungen möglich, zudem erhöht sich die Systemverfügbarkeit, während sich die Helpdesk-Anfragen dank einheitlicher Systeme und Benutzer-Schulungen reduzieren. Die teuren IT-Spezialisten können sich um die IT-Umgebung kümmern und verlieren nicht wertvolle Zeit mit dem Wechseln von Tonern. Ausserdem werden der Einkaufsprozess und die Supportorganisation durch die Konzentration auf ein paar wenige Hersteller vereinfacht. Auch stärken Unternehmen ihre Verhandlungsposition dank weniger, aber grösseren Verträgen.

Alles im Griff dank Monitoring

Nach der Implementierung erfolgt die Kontrolle mit einem internen oder externen Monitoring und den entsprechenden Auswertungsdokumenten. Es können umfassende Daten über das Druckvolumen, Ausfälle, Papierstau oder Materialaufwand geliefert werden. Von der einfachen Auswertung bis hin zu komplexen Statistiken ist alles möglich. Allerdings kann nicht jeder Anbieter alle Auswertungen liefern. Deshalb ist es wichtig, dass man vor der Vertragsunterzeichnung entscheidet, welche Daten für das Unternehmen wichtig sind. Zu beachten ist, dass die IT-Abteilung nach Abschluss des Projektes allerdings oft keine Zeit mehr hat, sich mit der detaillierten Analyse zu befassen. Den meisten Unternehmen genügt es daher, eine Übersicht über das monatliche Druckvolumen zu erhalten. Nach der Umstellung auf Managed Print Services stellt der Anbieter auch die Wartung und den Support sicher. Dabei stehen verschiedene Varianten zur Verfügung. Zu den wichtigsten Bereichen, die festgelegt werden sollten, sind das Outsourcing der Gerätelandschaft, der Umfang der Wartungs- und Reparaturservice-Verträge, der Einkauf und die Lieferung von Komponenten wie Toner, Papier und Folien, die Erweiterung der bestehenden Geräte auf die neuesten Versionen sowie Neuanschaffungen nach Bedarf.

Chefetage muss MPS unterstützen

Die Einführung von MPS bedeutet für jedes Unternehmen einen Kulturwechsel und kann nur erfolgreich sein, wenn auch die oberste Etage hinter der Umstellung steht. Wenn der Chef auf seinen Arbeitsplatzdrucker nicht verzichten will, wird auch das Management den Wechsel nicht voll und ganz unterstützen. Nur wo man sich über den Druck-Prozess-Wandel einig ist und klare Vorgaben macht, ist die Implementierung von MPS auch erfolgreich. Der Einfluss der Mitarbeiter darf nicht vernachlässigt werden. Oft werden mit der Einführung neuer Konzepte langjährige Gewohnheiten und Vorrechte torpediert und geliebte Arbeitsplatzdrucker müssen entsorgt werden. Wie jeder Wechsel wird auch dieser nicht ohne Widerstand, Sonderwünsche und «Wenn und Aber» vor sich gehen. Nur klar vorgegebene Ziele werden eine hundertprozentige Umstellung ermöglichen und danach die gewünschten Kosteneinsparungen erbringen. Es ist aber auch zu beachten, dass die Ziele nicht zu hoch gesteckt werden dürfen. Eine gute Schulung der Mitarbeiter hilft ausserdem, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erhöhen.

Den richtigen Partner finden

Die richtige Partnerwahl ist entscheidend für einen reibungslosen Ablauf bei einer MPS-Einführung. Der MPS-Markt hat sich in den letzten Jahren etabliert, und es gibt Firmen mit Referenzen für weltweite oder lokale Projekte.
Für länderübergreifende Projekte eignen sich vor allem die grossen, internationalen Marktführer. Lokale Anbieter sind dafür in der Regel flexibler und können individueller auf Kundenwünsche eingehen. Oft sind die Prozesse der grossen Anbieter auf grosse Firmen ausgelegt und für kleine und mittlere Unternehmen zu starr. Zudem kann es lohnender sein, der grosse Fisch bei einem mittleren, lokalen MPS-Unternehmen zu sein, als der kleine Fisch bei einer weltweit tätigen Firma.
Es empfiehlt sich auf jeden Fall, den möglichen Partner nach Referenzen zu fragen und das Service Center zu besuchen. Die Anzahl der ausgebildeten MPS-Spezialisten gibt einen zusätzlichen Hinweis über den Stellenwert, den Managed Print Services in dieser Firma haben. Des weiteren sollte bei einer Multibrand-Landschaft die mögliche Einbindung von bestehenden Verträgen und Supportangeboten bei der Wahl des Partners mit einbezogen werden, denn nicht alle Hersteller bieten einen Multibrand Service an.

Der optimale Vertrag

Eine gute Vertragsdauer erstreckt sich über 48 Monate. Durch den Aufwand der Umstellung auf MPS lohnt es sich meistens nicht, Verträge für eine kürzere Dauer abzuschliessen. Wie sinnvoll es ist, im heutigen, schnelllebigen Technikzeitalter Verträge mit einer Laufzeit von über fünf Jahren abzuschliessen, sei dahingestellt. Ein weiterer wichtiger Bestandteil eines Vertrages sind die Service Level Agreements (SLA), die einfach gestaltet und klar lesbar sein müssen. Die wichtigsten Kostenfaktoren wie Hardware, Support und Gerätekosten müssen ersichtlich sein. Zudem sollte der Vertrag so offen gestaltet werden, dass er zukünftigen Firmenentwicklungen angepasst werden kann. Bestehende Lieferantenverträge müssen eingebunden oder gekündigt werden können. Dabei ist zu beachten, dass die Kosteneinsparungen geringer ausfallen, wenn alte Prozesse aufrecht erhalten werden müssen. Zudem gilt es zu prüfen, welche vertraglichen Verpflichtungen der MPS-Partner eingeht, um die versprochenen Reduktionen zu garantieren.

Die Abrechnung

Die meisten Verträge werden entweder nach dem Pay-per-Klick-Abrechnungsverfahren oder mit einer Flatrate abgeschlossen. Beim Pay-per-Klick- oder Pay-per-Use-Modell werden die Kosten anhand der gedruckten oder kopierten Seiten (Klicks) berechnet. Sämtliche Wartungs-, Service- und Monitoring-Kosten sind im Klick-Preis meistens enthalten. Die Kosten passen sich dem Druck- und Kopiervolumen sofort an. Eine Schwarz-Weiss-Seite kostet zwischen einem und zwei Rappen, eine Farbseite acht bis zehn Rappen. Allerdings hängen diese Preise stark vom Volumen und den Geräteparkanforderungen ab. Beim Pauschalangebot (Flatrate) einigt man sich auf ein vordefiniertes Druckvolumen, das dann den Fix-Preis bestimmt. Dieser Fixpreis beinhaltet in der Regel die Gerätekosten, Serviceleistungen und das Verbrauchsmaterial. Druckt der Kunde mehr, muss nachgezahlt werden. Nicht immer gibt es aber Geld zurück, wenn weniger gedruckt wird.


Dass trotz der möglichen Kosteneinsparungen und optimierten Prozessen nicht mehr Firmen auf MPS setzen, liegt an der Druck­kosten-Blindheit der Firmen. So fehlt einerseits die Kostentransparenz, anderseits sind auch oft die Zuständigkeiten für den Drucker- und Kopierpark nicht klar. Erschwerend kommt hinzu, dass es bei vielen Unternehmen an anderen Ecken mehr brennt und es viele Bereiche zu optimieren gibt. Die Einführung von MPS erfordert zu Beginn viel Zeit und Geld. Sobald der neue Gerätepark aber erst einmal implementiert ist, gewinnt man die investierten Ressourcen innert Kürze zurück.

Priska Schoch

Priska Schoch ist Mitgründerin des Offertenportals Gryps.

Gryps: Offerten als Dienstleistung

Das Offertenportal Gryps hat sich darauf spezialisiert, KMU bei der Beschaffung von Office-Equipment und Dienstleistungen zu unterstützen. Dazu nimmt Gryps Unternehmen die Suche nach dem passenden Anbieter ab und holt für sie Offerten ein. Das KMU muss dazu lediglich einen Fragebogen ausfüllen, um dann drei individuelle Offerten von Anbietern aus der Region zu erhalten. Die Bandbreite von möglichen Produkten, die man sich via Gryps offerieren lassen kann, reicht dabei von Kaffeevollautomaten über Telefon­anlagen bis hin zu IT-Service-Dienstleistungen oder eben Managed Print Services. Für Kaufinteressenten ist die Dienstleistung kostenlos, Anbieter zahlen bei erfolgter Kontaktvermittlung eine Gebühr.
Weitere Informationen unter www.gryps.ch.

Kommentare
Hallo Frau Schoch, ihr Text trifft die Thematik sehr gut und zeigt in kompakter Weise auf was unter MPS zu verstehen ist inkl. einiger Rahmenbedingungen. Für potentielle MPS Kunden sehr empfehlenswert. Daniel Bracher
Mittwoch, 7. September 2011, Daniel Bracher



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