Unkompliziertes Schweizer IT-Dokumentationstool

Hinter dem IT-Dokumentations-Tool Doku steht ein kleines Team aus der Zentralschweiz, das die Probleme lückenhafter und unübersichtlicher IT-Dokumentation aus eigener Erfahrung kennt. Die 2023 gegründete, gleichnamige Firma entwickelt und hostet ihre Webapplikation komplett in der Schweiz. Entstanden «aus der Praxis für die Praxis», richtet sich Doku vor allem an KMU mit schlanker IT-Struktur. Statt zahlreicher verstreuter Ablagen soll Doku als gemeinsame Plattform für IT-Verantwortliche, Geschäftsleitung und sogar Personalabteilung dienen. Besonders Unternehmen mit kleiner IT oder ohne eigenes Fachpersonal sollen von einer einheitlichen, einfach verständlichen Dokumentation profitieren.

Im Browser und auch unterwegs

Als moderne Web-Anwendung läuft Doku vollständig im Browser – zusätzliche Software oder lokale Server sind nicht erforderlich. Nach dem Login präsentiert sich eine klar strukturierte Oberfläche mit einer seitlichen Navigationsleiste. Hier sind die Hauptbereiche der IT-Dokumentation übersichtlich gegliedert. Das Design wirkt aufgeräumt und verzichtet auf verspielte Elemente. Stattdessen dominieren klare Tabellen, Formulare und Listenansichten, was die Orientierung erleichtert. Anwender, die aus Excel-basierten Dokumentationen kommen, werden sich schnell zurechtfinden.


Im Alltag bedeutet dies, dass zum Beispiel ein dringendes Nachschlagen einer Konfigurationsinfo auch mal vom Tablet zuhause oder im Zug erfolgen kann. Die Multi-Faktor-Authentifizierung beim ­Log­in stellt sicher, dass die Sicherheit nicht zu kurz kommt. Insgesamt hinterlässt die rein browserbasierte Umsetzung im Test einen sehr flexiblen Eindruck – installieren oder patchen muss man hier nichts selbst.

IT-Inventar auf Knopfdruck

Kernstück von Doku ist das IT-Inventar. Hier erfasst ein Unternehmen seine gesamte Hardware und Software sowie weitere Komponenten der IT-Landschaft. Die Web-App bietet dafür vordefinierte Kategorien an. Im Test legen wir exem­plarisch einige Hardware-Geräte an – vom Laptop über den Drucker bis zum virtuellen Server. Ebenso füllen wir Einträge unter Software (für installierte Anwendungen oder Cloud-Dienste) und Fire­wall (zur Dokumentation von Sicherheits-Appliances und ihren Regeln). Auch Domänen lassen sich verwalten: Im entsprechenden Modul tragen wir eine Test-Domain mit Registrar, DNS-Einträgen und Ablaufdatum ein. Für Firmen mit eigenem Webauftritt oder Maildomänen ist das eine nützliche Übersicht, zumal Doku die DNS-Zoneneinträge auf Wunsch automatisch laden kann.

Alle Inventarobjekte können manuell über Formulare erfasst werden. Wer viele Geräte oder Benutzerstammdaten auf einmal einpflegen will, wird die Importfunktion zu schätzen wissen: Doku erlaubt es, vorbereitete Excel-Listen per Copy&Paste zu importieren. Im Test probieren wir dies mit der Hardware-Liste aus: Nach dem Kopieren der Excel-Zeilen in das Importfeld erstellt Doku automatisch die entsprechenden Geräte­objekte. Dieses Importverfahren klappte reibungslos und spart viel Zeit, wenn etwa zu Beginn der Nutzung eine bestehende Inventarliste übernommen werden soll. Allerdings gibt’s diese Massenverarbeitung bisher nur für bestimmte Kategorien. Hardware und Mitarbeitende lassen sich in einem Rutsch importieren, Software hingegen muss derzeit noch Eintrag für Eintrag manuell erfasst werden. Hier stösst das junge Tool an seine Grenzen, wenn sehr viele Applikationen dokumentiert werden sollen.


Generell verzichtet Doku bislang auf jegliche automatische Erkennung oder Netzwerkscans. Das heisst, dass zum Beispiel keine Hardware im Netzwerk aufgespürt oder Software-Lizenzen automatisch inventarisiert werden. Alles beruht auf manueller Eingabe oder dem genannten Excel-Import. Für kleine Umgebungen ist das kein Beinbruch – im Gegenteil, der Verzicht auf komplexe Discovery-Mechanismen hält die Anwendung schlank. In grösseren IT-Landschaften mit hunderten Geräten dürfte die manuelle Eingabe jedoch schnell zur Fleissaufgabe werden. Hier zeigt sich, dass Doku primär auf KMU zugeschnitten ist, wo der Inventarumfang noch überschaubar bleibt.

Konfigurationen und Zugangsdaten

Über das reine Inventar hinaus deckt Doku auch die Dokumentation wichtiger Konfigurationen und Zugangsdaten ab. Im Bereich «Konfiguration» erfassen wir etwa Netzwerke und IP-Adressen. Doku speichert diese Informationen strukturiert, so dass man später beispielsweise freie IPs oder bestimmte Subnetze leicht filtern kann. Ähnlich werden auf der Plattform E-Mail-Postfächer behandelt: Hier lassen sich Mailkonten anlegen und gleich den entsprechenden Mitarbeitenden zuordnen. Praktisch daran ist, dass IT-Verantwortliche so im Blick haben, welche Mailboxen existieren und wer darauf Zugriff hat.

Mitarbeiter im Mittelpunkt

Doku schlägt auch eine Brücke zwischen IT und Personalabteilung. Das zeigt sich besonders im Modul «Organisation». Hier werden alle Mitarbeitenden mit ihren Rollen, zugeteilten Geräten und Zugriffsrechten dokumentiert. Dank einer Importfunktion konnten wir im Test eine Liste von Beispiel-Mitarbeitern aus Excel bequem in Doku übernehmen. Jeder Mitarbeiter erhält ein Profil mit den wichtigsten Stammdaten und kann über Verknüpfungen mit der IT-Welt verbunden werden. Welche Hardware nutzt diese Person? Welche Software-Lizenzen sind ihr zugewiesen? Über welche Postfächer oder Verzeichnisse hat sie Zugriff?

Durch diese Verknüpfungen entsteht ein übersichtliches Bild pro Mitarbeiter – ideal für Onboarding und Offboarding. Tritt beispielsweise eine neue Mitarbeiterin ins Unternehmen ein, so kann die Personalabteilung in Doku einen Eintritt anlegen. Dabei können gleich alle benötigten Ressourcen zugewiesen werden, sei es ein Notebook, die Mitgliedschaft in bestimmten E-Mail-Verteilern oder die Berechtigung für relevante Software. Umgekehrt erleichtert ein sauber dokumentierter Datenbestand auch Austritte. Ist ein Mitarbeiter vermerkt, der das Unternehmen verlässt, lässt sich anhand von Doku schnell ermitteln, welche Geräte zurückzugeben sind, welche Zugänge zu deaktivieren und welche Lizenzen wieder frei werden. Dieser Nutzen entfaltet sich jedoch nur, wenn das Inventar und die Zuordnungen konsequent aktuell gehalten werden – hier ist etwas Disziplin im Alltag gefordert, denn die App erinnert nicht von selbst an ausstehende Aufgaben.


Neben Personen lassen sich unter Organisation auch Partnerfirmen eintragen – etwa externe IT-Dienstleister – sowie Standorte, Räume und Arbeitsplätze. Letztere sind interessant, wenn ein Unternehmen beispielsweise Shared-­Desk-Konzepte nutzt. Man kann definierte Arbeitsplätze (z.B. «Schreibtisch 3 im Grossraumbüro») erfassen und dort festhalten, welche Hardware an diesem Platz installiert ist. Insgesamt rückt Doku mit diesen Funktionen den Menschen in den Mittelpunkt der IT-Dokumentation. Technik und Anwender werden verknüpft, wodurch in der täglichen Arbeit viele Nachfragen entfallen – ein Blick ins System zeigt, wer was nutzt und wo es steht.

Verträge, Projekte und Kosten

IT ist mehr als nur Technik – auch die betriebswirtschaftliche Seite wird oft in separaten Ordnern verwaltet. Doku versucht, auch diese Informationen zu integrieren. Im Abschnitt «Verwaltung» der Web-App finden sich Module für Verträge, Projekte und Ausgaben. Doku speichert den Vertrag zentral, so dass sowohl IT-Verantwortliche als auch das Management jederzeit darauf zugreifen können. Eine Filterfunktion nach Kategorien hilft, Verträge geordnet zu halten – beispielsweise kann man alle Wartungsverträge oder alle Leasingverträge gebündelt ansehen. Lästiges Suchen in Ablageordnern entfällt.


Schliesslich bietet Doku mit den Ausgaben eine Art Dashboard für IT-Kosten. Hier summiert die Anwendung sämtliche erfassten laufenden Kosten – seien es Software-Abos, Serviceverträge oder andere wiederkehrende Ausgaben – zu einem Gesamtüberblick.

Einfache Bedienung, begrenzte Tiefe

In puncto Usability kann Doku seine Stärken ausspielen. Die Oberfläche ist konsistent und aufgeräumt, überall finden sich kontextsensitive Hinweistexte und verständliche Feldbezeichnungen. Im Test mussten wir kaum Rückfragen stellen – die meisten Eingaben erklären sich von selbst. Einträge lassen sich über die gesamte Anwendung hinweg bequem filtern und durchsuchen.

Die technische Tiefe der Anwendung ist dagegen begrenzt. So gibt es zwar Eingabefelder für gängige Informationen, aber wer etwa detaillierte Konfigurationsdateien, Netzwerkpläne oder Datenbankstrukturen dokumentieren will, stösst schnell ans Limit. Doku belässt es bewusst beim Wesentlichen: Gerät, Besitzer, Standort, Zugänge, Laufzeiten – tiefer ins Detail geht es selten. Für ein KMU ist das ausreichend und spart Komplexität. Ein Administrator eines grossen Unternehmens könnte jedoch die eine oder andere Option vermissen, sei es die automatische Übernahme von Seriennummern per Schnittstelle oder eine tiefere Integration mit bestehenden Systemen.


Auffällig ist, dass Doku aktuell noch weitgehend ohne externe Anbindungen auskommen muss. Alles, was dokumentiert wird, muss manuell nachgeführt werden – was wie erwähnt Aufwand generiert und auch fehleranfällig sein kann, wenn man nicht konsequent ist. Automatisierte Workflows sucht man ebenfalls vergeblich. Doku ist ein Nachschlage- und Planungstool, aber kein aktives IT-Service-Management-Werkzeug.

Für wen (und für wen nicht)?

Bei der Einordnung von Doku zeigt sich daher ein klares Bild. Die Web-App eignet sich hervorragend für kleinere Unternehmen und Teams, die ihre IT-Basis sauber dokumentieren möchten, ohne dafür ein komplexes Spezialtool einzuführen. Wer bisher mit rudimentären Mitteln gearbeitet hat, erhält mit Doku ein strukturiertes, zugängliches System, das genau auf typische KMU-Bedürfnisse zugeschnitten ist. Insbesondere Unternehmen ohne eigenes IT-Fachpersonal – wo etwa der Office-Manager die IT administriert – profitieren von der einfachen Bedienung und der klaren Übersicht. Doku schafft hier Transparenz: Geschäftsführer können jederzeit den Zustand der IT einsehen, die Personalabteilung kann eigenständig Eintritte und Austritte koordinieren, und der IT-Partner hat alle nötigen Infos auf einer Plattform.


Weniger geeignet ist Doku hingegen für grössere Firmen oder sehr komplizierte IT-Landschaften, zumindest im aktuellen Entwicklungsstand. Sobald hunderte von Clients, zahlreiche Standorte oder hochkomplexe Systeme ins Spiel kommen, stösst die rein manuelle Dokumentation an Grenzen. Auch IT-Abteilungen, die starke Automatisierung und Integration gewohnt sind, könnten Doku als zu einfach empfinden.

Kostenmodell und Zukunftsaussichten

Doku wird als Cloud-Dienst im Jahres­abonnement lizenziert. Die Endkundenpakete staffeln sich nach Unternehmensgrösse und enthalten eine fixe Zahl an Benutzerzugängen: Bis 10 Mitarbeitende kostet die Lizenz 1946 Franken pro Jahr, bis 50 Mitarbeitende 3243 Franken pro Jahr und bis 250 Mitarbeitende 4540 Franken pro Jahr. Für grössere Umgebungen werden auch individuelle Offerten erstellt.

Im Marktvergleich ist das deutlich oberhalb einfacher DIY-Setups und auch oberhalb mancher spezialisierten Lösungen, die bei ähnlichem oder sogar geringerem Preis mehr Automatisierung und Integrationen mitbringen – zum Teil existieren sogar Freeware-Ansätze, die einzelne Teilaufgaben bereits abdecken. Der Haken daran: Diese Alternativen verlangen in der Regel mehr technisches Know-how in Einführung und Betrieb und sind für nicht spezialisierte Teams schwerer zu bändigen. Doku positioniert sich auf der anderen Seite dieser Waage. Höhere Lizenzkosten, dafür niedrige Einstiegshürde, klare Bedienung und eine Oberfläche, die auch ohne tiefes IT-Fachwissen verständlich bleibt. Für kleine und mittlere Unternehmen kann sich das rechnen, wenn der Zugewinn an Ordnung, Auffindbarkeit und Prozesssicherheit den Preis rechtfertigt.


Mit Blick nach vorn adressiert die Road­map genau jene Punkte, die den Gegenwert weiter erhöhen sollen: Anbindungen an Verzeichnisdienste und offene Schnittstellen stehen auf der Liste und sind für 2026 vorgesehen. Bis diese Bausteine produktiv sind, bleibt Doku im Kern eine dokumentationsgetriebene Lösung ohne automatische Geräteerkennung und ohne Bulk-Import für Software. Wer heute einsteigt, kauft also primär die Übersicht und die Bedienbarkeit – und setzt je nach seinen eigenen Ansprüchen darauf, dass die angekündigten Erweiterungen den Funktionsumfang in den kommenden Quartalen spürbar erweitern. (dow)