Kein Content ohne Management

Ohne Content-Management-System lassen sich grosse Websites heutzutage nicht mehr sinnvoll verwalten. Passende Lösungen gibt es in grosser Zahl.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2001/04

     




Eigentlich sind Content-Management-Systeme ein alter Hut: Grössere und mittlere Verlage schwören seit Jahren auf ihre Redaktionssysteme, mit denen sie ihre Zeitungen und Zeitschriften erstellen.



Erst in jüngster Zeit haben diese ausgeklügelten Tools für die Verwaltung von Inhalten auch das Web erreicht. Entstanden sind sie aus den rudimentären Site-Verwaltungskomponenten der besseren HTML-Editoren wie FrontPage oder HotMetal. Mittlerweile gibt es kaum noch grosse Websites, die ohne Content-Management-System (CMS) auskommen. Kein Wunder: Angebote mit einigen tausend Seiten, die ständig aktualisiert werden müssen, sind in der Praxis ohne entsprechende Verwaltungshilfsmittel schlicht nicht mehr handhabbar.



Dem riesigen Bedarf an CMS - eine Studie der Ovum-Group rechnet mit einem weltweiten Wachstum von 678 Millionen (1999) auf 13,3 Milliarden Dollar im Jahr 2004, in Europa soll das Marktvolumen im Jahr 2002 gemäss der Meta Group rund 1,57 Milliarden Euro betragen - versuchen unzählige kommerzielle Anbieter Rechnung zu tragen. Das Spektrum reicht dabei von Web-basierten Low-End-Lösungen für KMU bis hin zu ausgefeilten Komplettpaketen, in die auch gleich Abläufe wie E-Commerce und anderes integriert werden können, die Preisspanne beginnt bei wenigen tausend Franken und endet im sechsstelligen Bereich.



Die Konkurrenz ist gross und wird noch verschärft durch Eigenentwicklungen von Agenturen, die für ihre Kunden den Webauftritt entwickeln und verwalten. Und als würden sich in dem unüberschaubaren Angebot noch nicht genügend Lösungen finden, lassen es sich doch zahlreiche Firmen nicht nehmen, ihr Content-Management-System selber zu entwickeln.



Eine Klassifizierung der verschiedenen Systeme ist dementsprechend schwierig. Noch am ehesten lässt sich zwischen Enterprise CMS, erweiterten klassischen Redaktionssystemen sowie Web-basierten Low-End-Lösungen unterscheiden.



Dazu kommt, dass es auf dem jungen Markt bisher kaum klare Marktleader gibt. Zwar lassen sich durchaus Produkte aufzählen, die auf dem Schweizer Markt eine grössere Bedeutung haben als andere - diese Bedeutung ist aber dennoch lokal begrenzt. Und die vergleichsweise wenigen Produkte, die weltweit eingesetzt werden, sind meist auf relativ enge Einsatzbereiche spezialisiert - beispielsweise für sehr grosse Projekte, in Zusammenarbeit mit bestimmten Datenbanken usw.



Der Bedarf für Content-Management-Systeme ist offenbar riesig, wie nicht zuletzt die iEX-Konferenz 2001 zeigt: Die Session über CMS konnte mit Abstand die meisten Voranmeldungen verzeichnen. Was aber ist ein Content-Management-System überhaupt? Was muss es können, und wo liegen die Unterschiede zwischen den einzelnen Produkten?


Der Content Lifecycle

Hauptaufgaben eines Content-Management-Systems sind die Trennung von Inhalt und Layout sowie die Verwaltung der Inhalte, wobei hier die Punkte Aktualität, Konsistenz, Relevanz, Zuverlässigkeit und Richtigkeit im Vordergrund stehen.



Als theoretisches Grundmodell für ein Content-Management-System dient der sogenannte Content Lifecycle. In diesem Modell werden alle Stationen abgebildet, die ein Inhalt im Laufe seiner "Lebensdauer" durchläuft, und zwar unabhängig davon, ob es sich um einen Text, ein Bild oder Musik handelt und in welchem Format der Inhalt vorliegt. Der Ablauf ist stets derselbe:





Recherche: Der Inhalt wird aus verschiedenen Quellen von einem Autor zusammengesucht. Ein gutes CMS unterstützt diesen Vorgang mit Hilfe von mächtigen Suchfunktionen und einem Archiv.




Kreation: Dies ist einer der beiden wichtigsten Punkte im Content Lifecycle. Entsprechend steht die Erstellung der Inhalte auch bei der Wahl eines CMS im Vordergrund. Entscheidend ist, um welche Art von Inhalten es sich handelt und wie mit ihnen umgegangen wird. Soll die Site etwa häufig im Layout geändert und angepasst werden, um gewissen Inhaltstypen zu entsprechen, macht es wenig Sinn, wenn die Erstellung oder Änderung von Templates umständlich und kompliziert ist. Auf der anderen Seite kann beispielsweise ein CMS, in dem noch mit HTML gearbeitet werden muss, Probleme bereiten, wenn mit der Beschreibungssprache nicht vertraute Autoren die Inhalte erstellen sollen.
Zusätzlich muss berücksichtigt werden, wer die Inhalte erstellt und womit. Einige CMS stellen dafür integrierte Editoren zur Verfügung, andere können mit allen möglichen Standardtools zusammenarbeiten.Wichtig ist schliesslich die Unterstützung eines Systems für bestehende Informationsquellen, wozu digitale Archive, aber auch Warenwirtschaftssysteme und ähnliches gehören. Durch die Vermeidung von Doppelspurigkeiten wird die Kreation der Inhalte stark vereinfacht.




Kontrolle: Je nach Content und Qualifikation der Autoren müssen die erstellten Texte im Sinne einer Qualitätssicherung von einer vorgesetzten Stelle kontrolliert werden. Ist eine Nachbearbeitung erforderlich, muss die Seite schnell an den Autor zurückgeschickt werden können. Und dieser muss das auch merken, etwa durch die automatische Benachrichtigung per Mail oder Popup-Fenster.




Freigabe: Ist der Inhalt in Ordnung, kann die Site von der vorgesetzten Instanz zur Veröffentlichung freigegeben werden. Dazu gehört auch die Zeitschaltung, die dafür sorgt, dass bestimmte Texte oder Bilder zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch aufgeschaltet und später archiviert werden.




Publikation: Über den zweiten Hauptpunkt des Content Lifecycle lassen sich weitere Anforderungen an ein CMS definieren. Zunächst wesentlich ist die bereits erwähnte Erstellung von Templates, die sich je nach System recht umständlich gestalten kann. Je nach Zielpublikum muss das CMS allerdings mehr können als bloss Webseiten veröffentlichen - denkbar ist beispielsweise auch die Publikation für mobile (WAP) Geräte, als PDF oder SMS, innerhalb eines Shopsystems oder sogar für Teletext. Nicht alle CM-Systeme beherrschen dieses sogenannte Multi-Channeling. Ein anderes, praktisches Feature, das mittlerweile viele CMS bieten, ist die automatische Personalisierung der Seiten. Ist ein User registriert, bekommt er nur noch das zu sehen, was ihn interessiert. In dasselbe Thema fällt auch die Internationalisierung - der Anwender kann selber wählen, in welcher Sprache er eine Seite sehen will. Weitere mitunter wichtige Features sind die Content-Syndication, bei der bestimmte Inhalte automatisch auch anderen Websites zur Verfügung gestellt werden, sowie Content-Payment, etwa für Abonnements von bestimmten Seiten. Diese Funktionen werden bisher fast nur von High-End-Lösungen geboten.




Archivierung: Nicht zu unterschätzen ist die Archivierungsfunktion eines CMS. Einerseits ist ein gutes Archiv der weiteren Bearbeitung der Inhalte zuträglich, andererseits ist es eine wichtige Grundlage für die künftige Recherche und die Wiederverwertung des Content. Und nicht zuletzt ist ein vollständiges Archiv ein Rettungsanker, falls es mit der Site Probleme geben sollte.



Diesen Workflow und die sich daraus ergebenden Anforderungen sollte ein gutes Content-Management-System in allen Punkten mehr oder weniger unterstützen, natürlich in Abhängigkeit zum tatsächlichen Arbeitsablauf in einer Firma.


Umfangreiche Anforderungsliste

Damit aber noch nicht genug: Wer bei der CMS-Auswahl die optimale Lösung evaluieren möchte, muss noch verschiedene weitere Kriterien berücksichtigen. Dazu gehört zunächst die vorhandene Plattform mitsamt Betriebssystemen, Webserver und Datenbanken. Während kleinere Anpassungen durchaus vorgesehen werden müssen, macht es wenig Sinn, wenn für ein Content-Management-System die komplette Infrastrukur umgekrempelt werden muss.
Auch das vorhandene Know-how sollte in die Evaluation einbezogen werden. Da die Geschwindigkeit neben der Qualität eines der wichtigsten Kriterien bei einem Webauftritt ist, sollte möglichst verhindert werden, dass durch lange Lernphasen und Schulungen Verzögerungen eintreten.



Nicht zuletzt sollte man auch den Hersteller seines Wunsch-CMS genau unter die Lupe nehmen. Hier gilt es, die Marktposition des Anbieters zu beurteilen, aus der sich eventuell Aussagen zur Zukunftssicherheit einer Lösung machen lassen. Weitere Kriterien sind die Anzahl und Häufigkeit von Updates sowie deren Kosten. Auch Supportleistungen und die Erreichbarkeit des Herstellers sind wichtige Aspekte.





Kernkomponenten eines CMS

Entsprechend den vielfältigen Anforderungen, die an ein Content-Management-System gestellt werden, weisen alle CMS in etwa die gleichen Kernkomponenten auf, die die wichtigsten Funktionalitäten zur Verfügung stellen: Asset-Management, Workflow-Management, Benutzer- und Zugriffsverwaltung sowie Import- und Export-Schnittstellen.



Das zentrale Modul jedes CMS ist das Asset-Management respektive die Dokumentenverwaltung. Diese Komponente ist meist auf einer Datenbank, in seltenen Fällen auch auf einem Dateisystem aufgebaut und fungiert als Ablage für die Inhalte, seien es Texte, Bilder oder multimediale Objekte. Wichtige Aspekte des Asset-Managements sind unter anderem die Möglichkeiten zur Erstellung und Versionierung der Inhalte und in diesem Zusammenhang die (integrierten oder unterstützten externen) Editoren für Inhalts- und Template-Entwicklung und -Bearbeitung. Darüber hinaus dient die Dokumentenverwaltung auch als zentrale Schnittstelle für die weiteren Komponenten.




Mit dem Workflow-Management dagegen werden die Arbeitsabläufe innerhalb eines Teams gesteuert. Zum Zug kommt dieses Modul insbesondere bei der Qualitätssicherung, also bei der Kontrolle der Inhalte und deren Freigabe. Zusätzlich ist es aber auch für To-do-Listen, Reports und die wichtige Benachrichtigungsfunktion zuständig.



Damit die Teamarbeit an einer Site überhaupt sinnvoll möglich ist, muss klar definiert sein, wer welche Rechte hat, worauf ein Mitarbeiter zugreifen, und was er bearbeiten darf. Die meisten CMS verfügen dafür über eine eigene Benutzer- und Rechteverwaltung, in der die Zugangs- und Bearbeitungsrechte für einzelne Anwender, Teams oder ganze Abteilungen detailliert abgelegt sind.



Ein wichtiges Grundmodul ist schliesslich die Import-/Exportfunktion, die dafür sorgt, dass einerseits Inhalte aus den unterschiedlichsten Quellen in den Kreationsprozess integriert werden können, andererseits die Daten nach Ablauf ihrer Lebensdauer richtig archiviert werden respektive weiterbearbeitet werden können, indem sie etwa als XML- oder Word-Dokumente ausgegeben werden.



Mit diesen grundlegenden Komponenten werden natürlich nur die wichtigsten Anforderungen abgedeckt - es fehlen beispielsweise die Möglichkeiten der Personalisierung, der Internationalisierung oder des Multi-Channeling. Die meisten CMS auf dem Markt sind deshalb modular aufgebaut und können bei wachsenden Anforderungen zwar meist nicht billig, aber doch relativ problemlos erweitert werden.




Auswahl eines CMS

Bevor man ein Content-Management-System evaluiert, sollte man sich zunächst überlegen, ob man dafür überhaupt Bedarf hat. Als Faustregel gilt, dass sich ein CMS erst ab mindestens fünf Redaktoren oder einigen hundert Seiten lohnt, die ständig up to date gehalten werden müssen.



Natürlich gibt es auch Anwendungen, bei denen man kaum um die Einführung eines CMS herumkommt, so beispielsweise, wenn Webseiten von verschiedenen Standorten aus erstellt und gepflegt werden.




Bei der eigentlichen Auswahl ist wiederum der Content Lifecycle hilfreich. Anhand dieses theoretischen Modells analysiert man zunächst den Ist-Zustand des Informationsflusses in einer Firma. Daraufhin erstellt man - ebenfalls mit Hilfe des Content Lifecycle - einen Soll-Zustand. Dieser Schritt sollte noch völlig unabhängig von irgendwelchen Lösungen durchgeführt werden: Nur so bleibt man offen für mehrere Alternativen, ohne sich zu früh von den (vielleicht vermeintlich) optimal passenden Features eines bestimmten Produkts blenden zu lassen.



Dabei sollte man immer auch beachten, dass die Einführung eines CMS im allgemeinen eine eher langfristige Investition darstellt. Bei Preisen im fünf- oder sogar sechsstelligen Bereich lohnt es sich, weiträumig zu planen und möglichst auch künftige Bedürfnisse in die Evaluation einzubeziehen.



Ist die Vorbereitungsphase abgeschlossen, lassen sich aus der Masse der Produkte relativ schnell einige wenige herausfiltern, die den eigenen Ansprüchen genügen könnten. Diese drei oder vier Lösungen sollten dann auf Herz und Nieren getestet werden, wozu Ihnen unsere Checkliste (vgl. Kasten im Heft) einige Anhaltspunkte geben kann.




Führende CMS-Systeme

Ein klarer Marktführer, wie er bei den Web-Browsern oder Office-Suiten auf den ersten Blick zu sehen ist, existiert im Reich der Content-Management-Systeme nicht. Vielmehr gibt es unter den derzeit rund hundert Systemen eine Menge, die bloss regional oder für bestimmte Einsatzgebiete eine Bedeutung haben. Auch von den weltweit agierenden Player vermag sich keiner deutlich von den anderen abzuheben - zu unterschiedlich sind die Systeme hinsichtlich Konzept, Funktionalität und Zielgruppe, als dass sie sich effektiv vergleichen liessen. Letztlich sind auch die "grossen" Anbieter Spezialisten, die nur ein relativ kleines Marktsegment abdecken.



Dennoch lassen sich in der Masse einzelne Hersteller finden, die in der einen oder anderen Form auf dem Schweizer Markt eine grössere Rolle spielen:





Day (Communiqué 2): Communiqué des Schweizer Anbieters Day ermöglicht Unternehmen, sämtliche geschäftsrelevanten Informationen und Prozesse ins Web zu integrieren, lässt sich nahtlos in heterogene IT-Umgebungen einfügen und an alle gebräuchlichen Datenbanken anbinden. Das hochmodulare High-End-System benötigt allerdings viel Know-how. Eingesetzt wird das System unter anderem bei 3M, CERN, SwissRe und der UBS. Preis: auf Anfrage; Info: Day.




Obtree (Obtree C3 1.2): Das Schweizer Produkt Obtree C3 eignet sich vor allem für mittelgrosse Sites. Das System zeichnet sich durch hohe Flexibilität und Offenheit sowie geringe Ansprüche an die Systemleistung aus. Im Einsatz ist Obtree C3 unter anderem bei den Winterthur Versicherungen, SBB Cargo und Sunrise. Preis: ab Fr. 38'000.- (Lizenz), Fr. 15'000.- (Implementation); Info: Obtree.




Seviware (Sevitec): Ein modulares, standortunabhängiges CMS speziell für KMU bietet die Schweizer Firma Sevitec mit Seviware. Das Tool wird nicht beim Kunden installiert, sondern von Gaam Internet Services betreut. Seviware wird unter anderem von der Model Company und der Stadt Altstätten genutzt. Preis: ab Fr. 5000.-; Info: Gaam.




XWebDesign (OpenBox): Modularität, einfache Bedienung und ein günstiger Preis machen das auf ColdFusion basierende OpenBox zu einem idealen CMS für KMU und Vereine. Eingesetzt wird OpenBox unter anderen bei Literalino.ch und 444.ch. Preis: ab Fr. 3765.-; Info: XWebDesign.




Allaire (Spectra): Basierend auf dem ColdFusion Enterprise Web-Applikation-Server bietet Allaire mit Spectra eine komplette Lösung für Content Management, E-Commerce und Personalisierung, die unter anderem bei Coop eingesetzt wird. Preis: ab Fr. 30'000.-; Info: 4Media Group.




InfoOffice (InfoOffice): Um ein Content-Management- und Publishing-System für grosse Intranet- und Internet-Projekte handelt es sich bei InfoOffice. Eine Besonderheit des deutschen Produkts ist die intuitive RedDot View and Edit Technology, mit der auf den ersten Blick ersichtlich ist, welche Seitenbereiche bearbeitet werden können. Eingesetzt wird InfoOffice unter anderem von Mercedes-Benz, RTL News, und der Deutschen Bank 24. Preis: ab 25'000 DM; Info: InfoOffice.




Gauss (VIP Contentmanager 5e): VIP Contentmanager ist ein leistungsfähiges Web-Content-Management-System für umfangreiche Websites, die von vielen Benutzern gepflegt werden und eine professionelle Qualität und Aktualität bieten. Unter anderen nutzen der Axel Springer Verlag, Infineon und Der Spiegel die Dienste von VIP Contentmanager. Preis: auf Anfrage; Info: Gauss Interprise.




Vignette (Content Management Server): Weltweit das CMS schlechthin ist der Content Management Server von Vignette. Das High-End-System, das einen hohen Entwicklungsaufwand für Templates und Datenbanken erfordert, wird unter anderem von Bertelsmann, Sun und ZDnet eingesetzt. Preis: auf Anfrage; Info: Vignette.



Neben diesen kommerziellen Anbietern gibt es auf dem Markt auch einige Open-Source-Projekte. Die beiden wichtigsten Vertreter dieser Gruppe sind OpenCMS und insbesondere Zope, das klar als Marktführer im Open-Source-Bereich gilt und über eine grosse Entwicklergemeinde verfügt. Während das auf Java basierende OpenCMS eher den unteren Leistungsbereich abdeckt, kann das Python-Tool Zope hinsichtlich Funktionalität durchaus auch mit teuren High-End-CMS mithalten. Beide Lösungen sind sowohl unter Linux als auch unter Windows einsetzbar.


Die Zukunft des Content Management

Wie bereits erwähnt, wird den CM0-Systemen von verschiedenen Marktforschungsinstituten eine glänzende Zukunft prophezeit. Allerdings werden längst nicht alle Hersteller davon profitieren können - im Gegenteil. Wie bei allen Märkten, auf denen ein Überangebot herrscht, wird auch auf dem CMS-Markt mittel- bis langfristig eine grössere Konsolidierung stattfinden; erwartet wird diese Phase im Jahr 2003. Überleben dürften die Bereinigung kaum mehr als ein Dutzend Anbieter - wobei darunter durchaus auch einer der Big Shots des IT-Business wie IBM, Sun, Oracle oder Microsoft sein könnte, die sich bisher auffallend wenig um diese lukrative Software-Kategorie gekümmert haben.



Aber auch die Sieger im Überlebenskampf werden sich verändern. So ist etwa zu erwarten, dass die heute bereits unscharfen Grenzen zwischen den einzelnen Kategorien Content Management, Dokumenten-Management und Applikationsserver künftig weiter verschwimmen und die CMS immer mehr zu eierlegenden Wollmilchsauen werden.




Andererseits wird sich XML auch im Gebiet der CMS weiter durchsetzen und damit revolutionäre neue Anwendungsbereiche erschliessen.



Verbesserungen wird es in nächster Zeit insbesondere in den Funktionskomplexen der Personalisierung, der Internationalisierung und des Multi-Channel-Supports geben, was den CMS die Welt des E-Commerce verstärkt öffnen wird. Nicht zuletzt werden neue Standards wie das Information and Content Exchange Protocol (ICE) die Content Syndication vereinfachen und damit wohl neuen Portalanwendungen die Pfade ebnen.



Eines allerdings ist nicht zu erwarten: Auch in fernerer Zukunft werden die Content-Management-Systeme alles andere als kompatibel zueinander sein. Angesichts der angekündigten Konsolidierung kann das für den Interessenten nur heissen, von Anfang an aufs richtige Pferd zu setzen und im Zweifelsfall ein wenig mehr zu investieren.



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