Digitales On- und Offboarding

Digitales On- und Offboarding

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/06

Offboarding – essenziell, jedoch häufig unterschätzt

Kündigungen – egal, ob durch den Arbeitgeber oder den Arbeitnehmer – gehören zum Arbeitsalltag dazu und sind nicht immer schön. Arbeitgeber sollten jedoch beachten, dass das Offboarding genauso wichtig ist wie das Onboarding neuer Mitarbeitenden. Gerade bei sehr emotionalen Kündigungsprozessen gilt es, alles daran zu setzen, dass die betroffenen Mitarbeitenden nach wie vor in alle Arbeits- und Kommunikationsprozesse eingebunden werden und sich nicht mit Misstrauen oder Vorwürfen konfrontiert sehen.

Ohne ein bewusstes Offboarding verspielen Unternehmen nicht nur die Möglichkeit, aus dem künftigen Ex-Mitarbeitenden einen positiven Multiplikator zu machen, sondern sehen sich zudem mit einem grossen Risikofaktor für das Employer Branding, das Recruiting und das Betriebsklima konfrontiert. Denn wer das Unternehmen frustriert verlässt, macht sich seinem Ärger eher auf verschiedenen Bewertungsplattformen Luft, als seinen ehemaligen Arbeitgeber weiterzuempfehlen. Auch eine potenzielle Rückkehr in das Unternehmen hat sich so erledigt.

Ein ideales Offboarding berücksichtigt deshalb zwei Aspekte. Zum einen muss das technische Ausscheiden aus dem Unternehmen, dem Team und dem eigenen Aufgabenbereich reibungslos vonstatten gehen. Das beinhaltet das Schliessen von Zugängen zu verschiedenen Accounts, die Rückgabe von technischem Equipment oder die Aktualisierung von Organigrammen. Know-how bleibt erhalten, indem der Mitarbeitende seinen Nachfolger selbst einlernt oder seinen Aufgabenbereich umfassend dokumentiert.

Der zweite und zugegeben schwierigere Teil liegt auf der sozialen beziehungsweise emotionalen Ebene. Hier sind Wertschätzung, Fairness, Offenheit und Transparenz ausschlaggebend, um mögliche Konflikte zu verhindern. An dieser Stelle ist es besonders wichtig, die Kündigung rechtzeitig im Unternehmen zu kommunizieren, um dem Flurfunk vorzubeugen. Auch das Austrittsgespräch ist ein essenzielles Instrument. Je nachdem, ob die Kündigung vom Unternehmen oder dem Mitarbeitenden selbst ausgesprochen wurde, bietet das Gespräch die Möglichkeit, Hintergründe zu klären, Fragen zu beantworten und wichtiges Feedback zum Arbeitsverhältnis einzuholen. Für den Arbeitgeber eine Chance auf Verbesserungen im Bereich Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

Ein wohlwollenes Zeugnis sowie das Angebot, künftig als Referenz zur Verfügung zu stehen, gehören zum professionellen Umgang ebenfalls dazu. So bleiben Unternehmen als fair in Erinnerung. Dazu kommt, dass eine offene und ehrliche Kommunikation, die Unterstützung und Wertschätzung gegenüber dem Mitarbeitenden anderen Kollegen ebenfalls nicht verborgen bleibt und so die Arbeitgebermarke gestärkt wird.

Digitalisierung von On- und Offboarding

Generell gilt: Die Ausstattung des Mitarbeitenden mit Laptop, Smartphone, Software-Lizenzen und Zugangsdaten für diverse Accounts betreffen On- und Offboarding gleichermassen. Selbiges gilt für Feedback-Gespräche mit Führungskräften oder der Personalabteilung. Daher sollten Unternehmen Onboarding und Offboarding nicht getrennt voneinander sehen – selbst wenn diese mehrere Jahre auseinanderliegen können. Eine automatisierte Integrations-HR-­Software ermöglicht eine deutliche Zeitersparnis bei repetitiven Verwaltungsaufgaben und das schon bei der Personalbeschaffung. So lassen sich Stellenbeschreibungen generieren und auf entsprechenden Plattformen veröffentlichen, Bewerbungen verwalten oder Vorstellungsgespräche planen. Auf diese Weise entsteht eine völlig neue Dynamik in der Zusammenarbeit zwischen Recruitern und Managern. Digitale Lösungen sind ausserdem in der Lage, Onboarding-Programme individuell an jeden neuen Mitarbeitenden anzupassen und gewährleisten so Schritt für Schritt das Eingewöhnen. Dazu gehören etwa ein Stundenplan für die ersten Arbeitstage, E-Learning-Module oder der Zugriff auf kontextbasierte News und HR-Informationen. Auch das Offboarding sollte weitestgehend digitalisiert werden, damit mehr Zeit für die wertschätzende persönliche Begleitung bleibt. Viele Gegenstände müssen zurückgegeben und Zugänge gelöscht werden. Meist sind verschiedene Ansprechpartner und Abteilungen daran beteiligt, die mit einem digitalisierten Prozess systematisch beauftragt oder erinnert werden können. So behalten Personaler stets im Blick, welche Prozessschritte anstehen, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und wie die Terminlage ist. Eine gute Software stellt den Mitarbeitenden, die sich im Einarbeitungs- oder Trennungsprozess befinden, zudem Informationen via Self-Services zur Verfügung.

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