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Termine, Arbeitszeiten und Ferien im Griff

Termine, Arbeitszeiten und Ferien im Griff

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/06

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User, die als Administrator definiert sind, können später weitere mitarbeiterspezifische Angaben eintragen. So etwa Arbeitszeiten, die von den Normalarbeitszeiten abweichen. Dazu bietet die Software über den Punkt «Mitarbeiter» im Administrator-Menü unter dem Reiter «Arbeitszeiten» eine Matrix von Wochentagen und Arbeitszeiten am Vor- und Nachmittag. Für ein 50-Prozent-Pensum am Vormittag zum Beispiel müssen die Einträge für die Nachmittagszeiten einfach gelöscht werden – Multical trägt dann die Angabe 00:00 ein.

Das Administrator-Menü gibt Zugriff auf viele zusätzliche unternehmensweit gültige Optionen. So können hier neben Mitarbeitenden und Abteilungen auch Ressourcen wie Räume, Geräte oder Fahrzeuge sowie Kunden mit Firmen­namen, Kontaktdaten und Adressangaben erfasst werden, die bei der Terminplanung im Modul Teamkalender zum Zug kommen.

Die Definition der Ressourcen umfasst neben Name und Beschreibung ein Bild, eine frei definierbare Kategorie und weitere Angaben wie Bedingungen, verantwortliche Mitarbeiter sowie berechtigte Mitarbeiter und Abteilungen, die die Ressource nutzen dürfen. Des Weiteren lässt sich für jede Ressource festlegen, wann sie grundsätzlich verfügbar ist, stundenweise von Montag bis Sonntag. Dies alles ist optional. Man kann die Verfügbarkeiten, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen so einfach oder so komplex einrichten, wie man es braucht – ein Grundzug, der sich durch die ganze Software zieht: Es steht eine Unmenge von Möglichkeiten zur Verfügung, die man ganz nach Gusto nutzen kann oder eben nicht.

Eine besondere Art von Ressourcen sind Videokonferenzen mit Zoom, Teams, Gotomeeting und weiteren Diensten. Dazu müssen die Angaben, zum Beispiel für den entsprechenden Zoom-Kanal, einmal erfasst und dann zu einem Termin hinzugefügt werden. Ist dies erfolgreich geschehen, können sich interne und externe Teilnehmer per Mausklick in die Konferenz einwählen.

Teamkalender für Termine, Projekte und Todos

Der Teamkalender zeigt die eigenen Termine und Todos sowie diejenigen der freigegebenen Kalender der Kollegen an. Termine lassen sich durch Doppelklick anlegen oder bearbeiten.
(Quelle: Computerworks)
Mit dem Modul Teamkalender haben die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes ihre Termine, Aufgaben und die benötigten Ressourcen im Griff. Termine werden im Kalender durch Doppelklick auf den gewünschten Tag oder Zeitraum angelegt. Dazu blendet Multical ein Pop-up ein, in dem Name, Ort und Zeit des Termins, beteiligte Mitarbeitende und externe Teilnehmer (via E-Mail-Adresse) sowie genutzte Ressourcen eingetragen werden. Zusätzlich lassen sich einem Termin Dokumente und Notizen zuordnen. Und jedem Termin lässt sich eine Aktivität hinzufügen, die im Kalender durch eine Farbe symbolisiert wird. Neben vordefinierten Aktivitäten wie Helpdesk, Home Office oder Meeting, die sich leider nicht ändern oder löschen lassen, können Administratoren weitere Aktivitäten definieren, die dann bei der Terminerfassung wählbar sind. In unserem Testbeispiel haben wir die Aktivität Produktion so hinzugefügt.

Der Termineintrag funktioniert intuitiv, allerdings nicht an allen Stellen. So wird zwar automatisch der Kundenname eingetragen, wenn man die Kundennummer eingibt, bei der Eingabe eines Kundennamens – ganz oder teilweise – findet die Software den passenden Kunden jedoch nicht. Und das Feld Aufgabe erweist sich im Test als störrisch beziehungsweise funktionslos – es lässt sich dort nichts eintragen. Eine weitere Merkwürdigkeit: Bei den Firmenstammdaten, den Arbeitszeiten der Mitarbeiter und den in der Kalenderansicht angezeigten Terminen erscheinen die Zeiten im 24-Stunden-Format. Bei der Erfassung eines Termins dagegen muss beispielsweise 16:30 als 4:30 PM angegeben werden, wozu das Eingabefeld zu klein ist. Dies war zumindest auf unserem Testsystem, einem Mac mit Safari, der Fall.

Seine wahren Stärken entfaltet der Teamkalender in Verbindung mit der Ressourcen-Funktionalität und der Ferienverwaltung. Trägt man einen Termin ein, weist Multical automatisch darauf hin, wenn ein erfasster Mitarbeiter zur Zeit des Termins nicht verfügbar ist, sei es, weil er gerade einen anderen Termin hat oder in den Ferien oder krankgemeldet ist. Analoges gilt für Ressourcen, der Teamkalender weist auf bereits besetzte Sitzungszimmer, anderweitig genutzte Geräte und Fahrzeuge hin. Doppelbuchungen kommen damit nicht mehr vor. In heutigen Zeiten topaktuell und ganz einfach einzutragen sind Home-Office-Zeiten. Dafür muss nur ein Termin angelegt und statt als Termin oder Todo erfasst auf die Kategorie «Homeoffice» gesetzt werden.

Eine einfache Projektverwaltung ist ebenfalls Bestandteil des Teamkalenders. Jeder Nutzer kann im Nutzermenü unter «Meine Projekte» eigene Projekte und damit verbundene Aufgaben definieren und diese sich selbst und Kollegen zuteilen. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol in der Aufgabenliste lässt sich aus einer Aufgabe ein Termin oder ein Todo erstellen, zu dem die der Aufgabe zugeordneten Mitarbeiter automatisch eingeladen werden. Termine und Todos sowie Absenzen und Krankheitstage können überdies aus Multical heraus mit iCal, Outlook oder via Open Sync mit dem Android-Kalender synchronisiert werden.

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