Fallbeispiel: Finanzbuchhaltung digitalisiert und ausgelagert

Fallbeispiel: Finanzbuchhaltung digitalisiert und ausgelagert

Artikel erschienen in IT Magazine 2021/05

Der Kunde als Daten-Provider

«Dass wir von Sage 50 weggingen hängt damit zusammen, dass Sage nicht die Digitalisierungsmöglichkeiten bieten konnte, die wir uns vorgestellt haben.» Das beginne bereits bei der Spesen­erfassung via Smartphone oder bei der Zeiterfassung, wo Sage zumindest damals keine adäquate Lösung bieten konnte. «Wir haben unserem Treuhänder aber keine Vorgabe gemacht, was den neuen Hersteller angeht.» Dass die Wahl auf Abacus fiel, sei der Entscheid des Treuhandunternehmens gewesen. «Für uns war einzig entscheidend, dass die Lösung preislich kompetitiv ist und die Schweizer Eigenheiten in der Finanzbuchhaltung berücksichtigt werden», so Mühlemann.

Durch das Full Outsourcing beschränken sich die Fibu-­Aufgaben bei Project Competence heute auf die Dateneingabe sowie die Auswertung dieser Daten. «Wir fungieren quasi als Daten-Provider, erfassen unsere Kundendaten, Angebote, Verträge, unsere Leistungen oder die aufgewendete Zeit. Anhand dieser Daten erledigt der Treuhänder den Rechnungsversand und die Daten mit den elektronischen Belegen werden automatisch in die Buchhaltung überführt, unsere Arbeit ist somit erledigt – und sämtliche manuelle Zwischenschritte von früher existieren nicht länger», so Mühlemann.

Full Outsourcing ist nicht gleich Full Outsourcing

Angesprochen auf die grösste Herausforderung im Fibu-Digitalisierungsprojekt erklärt Markus Mühlemann, dass es zum Start schwierig war, mit dem Treuhänder ein gemeinsames Verständnis dafür zu entwickeln, was überhaupt gesucht ist. «Was uns vorschwebte ist nicht marktüblich. Und ein Outsourcing rund um Finanz-, Betriebs- und Lohnbuchhaltung wirklich konsequent umzusetzen, ist nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint. Das beginnt bereits bei den Lizenzmodellen der Hersteller, die ein solches Modell vielfach gar nicht zulassen würden.» Ausserdem würden Anbieter zwar rasch einmal ein Full Outsourcing anbieten, wenn man aber konsequent alle Management-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozesse aufzeichne, die man auslagern will, stosse man rasch auf Widerstände, weil der Outsourcer eben doch nicht alle Aufgaben übernehmen kann. «Einen Teil weiter inhouse zu erledigen, war für uns aber keine Option, denn mit allem, was keine Wertschöpfung bringt, wollen wir nichts zu tun haben. Unser Ansatz bedingt aber auch, dass man wirklich alle anstehenden Prozesse sauber erfasst hat, um sich darüber klar zu werden, was alles ausgelagert werden soll und was nicht. Zuerst muss man selbst die Hausaufgaben erledigen – das gilt übrigens nicht nur für die Prozesse rund um Finanzen, sondern in jedem Outsourcing», weiss Markus Mühlemann.

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