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Fünf Schritte zur virtuellen Telefonanlage

Fünf Schritte zur virtuellen Telefonanlage

3. Oktober 2020 - Ayrix ist eine Schweizer Software, mit der Benutzer über einen Voice-over-IP-­Anbieter intern und extern telefonieren können. Aktuell als kostenlose Beta verfügbar, soll Ayrix es auch Laien ermöglichen, eine komplexe Telefonanlage selbst in Betrieb zu nehmen und zu verwalten.
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/10

Extensions & Ringgruppen

Somit ist die grundlegende Funktionalität der Telefonanlage beinahe sichergestellt. Was es noch braucht, ist sogenannte Extensions anzumelden. Dabei handelt es sich im Grunde genommen um die einzelnen Telefone respektive Endgeräte. Diesen wird neben einer ID (äquivalent zum Benutzernamen) auch ein Passwort zugewiesen, wobei beides benötigt wird, um sich auf einem Endgerät – also in de Regel einem Telefon – anzumelden. Ausgenommen sind hierbei alle Notrufnummern, wie etwa 117, 118 und so weiter. Auch festgelegt werden kann, welche CID (Caller ID) einer Extension zugewiesen werden soll, also welche Nummer dem Empfänger eines Anrufs angezeigt wird. Diese kann sich von der DID-Nummer unterscheiden, wenn man etwa nicht will, dass externe die Direktnummer angezeigt bekommen.

Hat man diese Einstellungen vorgenommen, läuft die Telefonanlage. Ayrix bietet aber eine Vielzahl weiterer Funktionen an, mit der sich das Telefonsystem wie erwähnt individuell konfigurieren lässt. Ein Beispiel hier ist etwa die Möglichkeit, sogenannte Ringgruppen zu installieren. Diese besitzen jeweils ihre eigene Extension und dienen dazu, dass wenn auf einer bestimmten Nummer ein Anruf eingeht, mehrere Telefone läuten – etwa alle Geräte der Empfangs-Mitarbeiter. Die Konfiguration von Ringgruppen ist dabei simpel. Dank der grafischen Oberfläche von Ayrix lassen sich schnell verschiedenste Konfiguration erstellen.

Ein weiteres spannendes Feature ist die Möglichkeit, IVR (Interactive Voice Response)-Callflows zu kreieren. Dazu besitzt Ayrix ein optisch ansprechendes und aufgeräumtes grafisches Tool, mit dem sich auch komplexe Abläufe programmieren lassen, ohne dass man tatsächlich programmieren muss. So kann etwa der klassische Fall modelliert werden, bei dem ein Anrufer, der die Hauptnummer des Unternehmens anruft, zunächst in einer Schleife landet und abgefragt wird, an wen genau der Anruf geroutet werden soll. Nützlich hierbei ist, dass direkt im IWR-Tool Aufnahmen gemacht oder hochgeladen werden können, die den Anrufer zum Beispiel dazu auffordern, die Taste 1 für Sales, die Taste 2 für den Support oder die Taste 3 für andere Anfragen zu drücken, wonach der Anruf entsprechend weitergeleitet wird.

Queues

Diesen Vorgang treibt Ayrix mit Call­flow-Queues auf die Spitze. Mittels Queues lassen sich nämlich Weiterverbindungsmöglichkeiten wie «Verbinde diesen Anrufer mit derselben Person wie beim letzten Anruf», «Verbinde nur halb so viele Anrufe mit Auszubildenden» oder ähnliche Vorgaben konfigurieren.

Ebenfalls möglich ist etwa die Ansage der voraussichtlichen Wartezeit eines Anrufers, das Abspielen von Musik oder auch individuelle Durchsagen, abgestimmt auf den Anrufer, die Zeit des Anrufs und verschiedenste weitere mögliche Kriterien. Die Konfiguration solcher Queues ist dank dem UI der Software denkbar einfach, womit sich so doch relativ komplexe Abhängigkeiten und Call­flows generieren lassen.
Doch mit Ayrix verfolgt der Hersteller auch Aspirationen im Bereich Unified Communication. So sind aktuell etwa bereits Telefonkonferenzen möglich, die Einführung von Video-Anrufen ist zudem bereits in Planung. Des Weiteren beinhaltet Ayrix eine Kalenderfunktion, mittels der die persönlichen Verfügbarkeiten respektive Anwesenheitszeiten angeben werden können, an welche sich die Telefonanlage automatisch anpasst.

Hierzu kommt die Funktion Time Condition, mit der sich für jeden Benutzer individuelle Regeln erstellen lassen, beispielsweise wann dieser erreichbar ist, wann nicht und was bei einem Anruf jeweils genau geschehen soll. Dazu kommen weitere UCC-Features, die sich noch in Entwicklung befinden.

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