Mobile Printing sicher und unkompliziert

Mobile Printing sicher und unkompliziert

Artikel erschienen in IT Magazine 2014/03

Drahtlos direkt drucken


Das Drucken sollte dabei ohne Tricks und Umwege möglich sein. Bisher war es üblich, ein Dokument vom Smartphone zuerst als E-Mail-Anhang an die eigene Adresse zu senden, um es später vom Bürorechner auszudrucken. Das ist kompliziert, unsicher und zeitraubend. Ausserdem liegt der Ausdruck so erst mit Verspätung vor, und nicht einmal dort, wo man ihn eigentlich braucht. Für Dokumente, die sofort vor Ort benötigt werden, wie etwa im Aussendienst, eignet sich dieses Verfahren nicht.
Daher haben verschiedene Hersteller Mobile Printing Apps entwickelt, um den Druckprozess vom mobilen Endgerät auf einen Drucker zu vereinfachen. Die Printing Apps senden die Druckdaten via WLAN, Bluetooth oder NFC vom Mobilgerät direkt an den Printer. Die Apps erkennen dabei die kompatiblen Drucker im Netzwerk, der Anwender braucht lediglich das gewünschte Ausgabe- gerät auszuwählen und den Druckbefehl zu geben. Die herstellereigenen Mobile Printing Apps funktionieren aber bisher jeweils nur mit bestimmten Printer- und MFP-Modellen des jeweiligen Anbieters.
Diesen Umstand möchte Mopria ändern, eine Indu- strieallianz, die von verschiedenen Druckerherstellern gegründet wurde. Der Mopria-Standard soll die Kommunikation zwischen Apps und Wireless-Druckern vereinheitlichen. So soll der mobile Direktdruck in Zukunft herstellerunabhängig von allen zertifizierten Apps auf alle Mopria-konformen Drucker möglich werden. Der Mopria-Standard steht allerdings noch in den Anfängen. Es existieren derzeit zwar einige Mopria-konforme Apps, Drucker mit Mopria-Label stehen erst vor der Einführung.

Authentifizierung in der App und am Drucker


Während sich das drahtlose Drucken direkt von Mobilgerät auf einen Arbeitsplatzdrucker bestens für den privaten Einsatz oder im Home Office eignet, erfordern Unternehmensumgebungen, wo heute vor allem abteilungsweit genutzte Drucker eingesetzt werden, zusätzliche Sicherheitsmassnahmen. Unkontrolliertes Drucken ist nicht erwünscht, denn wenn der Druckjob keinem bestimmten Anwender zugeordnet ist, können vertrauliche Informationen in falsche Hände geraten: Das Dokument wird sofort gedruckt und liegt im Ausgabefach, wo es auch Unbefugte einsehen können, bevor es vom berechtigten Empfänger abgeholt wird. Auch ein korrektes Accounting ist mit «wilden» Druckjobs nicht möglich.
Solche Sicherheits- und Accounting-Probleme beim Drucken lassen sich durch eine klare Zuordnung zwischen Druckjob und Mitarbeitenden weitgehend eliminieren. Deshalb bieten verschiedene Hersteller in Zusammenarbeit mit Partnern Mobile-Printing-Lösungen an, die vor der Ausgabe eines Dokuments die Authentifizierung der Mitarbeitenden verlangen.
Zunächst ist beim Absenden des Druckjobs an ein Ausgabegerät im Unternehmensnetzwerk – egal ob in einer Mobile Printing App auf dem Mobilgerät oder beim konventionellen Drucken mit dem Büro-PC – die Angabe von Benutzererkennung und Passwort erforderlich. Damit ist garantiert, dass nur Druckjobs von berechtigten Anwendern ins Netzwerk geraten. Die Vertraulichkeit lässt sich durch sogenanntes Pull-Printing mit einer zweiten Authentifizierung gewährleisten: Damit das Dokument auch wirklich ausgedruckt wird, müssen sich die Mitarbeitenden zusätzlich direkt am Drucker oder Multifunktions-Kopierer durch Eingabe eines PIN-Code, mit einer NFC-fähigen Badge-Karte oder per Windows-Logon anmelden. Erst dann wird gedruckt. Das Ausgabegerät muss dazu Pull-Printing unterstützen, was im Allgemeinen durch eine spezielle Embedded-Software ermöglicht wird.
Jeder Druckjob ist somit einem bestimmten Benutzer zugeordnet – eine Anforderung, die in grösseren Unternehmen erfüllt sein muss und auch im KMU immer wichtiger wird. Solche Lösungen sind mit wenig Aufwand einzurichten, es braucht nur ein kompatibles Ausgabegerät sowie eine Mobile Printing App mit Unterstützung für die Authentifizierung, wie sie für Android, iOS und Windows Phone erhältlich sind.

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