Kein Content ohne Management
Umfangreiche Anforderungsliste
Damit aber noch nicht genug: Wer bei der CMS-Auswahl die optimale Lösung evaluieren möchte, muss noch verschiedene weitere Kriterien berücksichtigen. Dazu gehört zunächst die vorhandene Plattform mitsamt Betriebssystemen, Webserver und Datenbanken. Während kleinere Anpassungen durchaus vorgesehen werden müssen, macht es wenig Sinn, wenn für ein Content-Management-System die komplette Infrastrukur umgekrempelt werden muss.
Auch das vorhandene Know-how sollte in die Evaluation einbezogen werden. Da die Geschwindigkeit neben der Qualität eines der wichtigsten Kriterien bei einem Webauftritt ist, sollte möglichst verhindert werden, dass durch lange Lernphasen und Schulungen Verzögerungen eintreten.
Nicht zuletzt sollte man auch den Hersteller seines Wunsch-CMS genau unter die Lupe nehmen. Hier gilt es, die Marktposition des Anbieters zu beurteilen, aus der sich eventuell Aussagen zur Zukunftssicherheit einer Lösung machen lassen. Weitere Kriterien sind die Anzahl und Häufigkeit von Updates sowie deren Kosten. Auch Supportleistungen und die Erreichbarkeit des Herstellers sind wichtige Aspekte.
Kernkomponenten eines CMS
Entsprechend den vielfältigen Anforderungen, die an ein Content-Management-System gestellt werden, weisen alle CMS in etwa die gleichen Kernkomponenten auf, die die wichtigsten Funktionalitäten zur Verfügung stellen: Asset-Management, Workflow-Management, Benutzer- und Zugriffsverwaltung sowie Import- und Export-Schnittstellen.
Das zentrale Modul jedes CMS ist das Asset-Management respektive die Dokumentenverwaltung. Diese Komponente ist meist auf einer Datenbank, in seltenen Fällen auch auf einem Dateisystem aufgebaut und fungiert als Ablage für die Inhalte, seien es Texte, Bilder oder multimediale Objekte. Wichtige Aspekte des Asset-Managements sind unter anderem die Möglichkeiten zur Erstellung und Versionierung der Inhalte und in diesem Zusammenhang die (integrierten oder unterstützten externen) Editoren für Inhalts- und Template-Entwicklung und -Bearbeitung. Darüber hinaus dient die Dokumentenverwaltung auch als zentrale Schnittstelle für die weiteren Komponenten.
Mit dem Workflow-Management dagegen werden die Arbeitsabläufe innerhalb eines Teams gesteuert. Zum Zug kommt dieses Modul insbesondere bei der Qualitätssicherung, also bei der Kontrolle der Inhalte und deren Freigabe. Zusätzlich ist es aber auch für To-do-Listen, Reports und die wichtige Benachrichtigungsfunktion zuständig.
Damit die Teamarbeit an einer Site überhaupt sinnvoll möglich ist, muss klar definiert sein, wer welche Rechte hat, worauf ein Mitarbeiter zugreifen, und was er bearbeiten darf. Die meisten CMS verfügen dafür über eine eigene Benutzer- und Rechteverwaltung, in der die Zugangs- und Bearbeitungsrechte für einzelne Anwender, Teams oder ganze Abteilungen detailliert abgelegt sind.
Ein wichtiges Grundmodul ist schliesslich die Import-/Exportfunktion, die dafür sorgt, dass einerseits Inhalte aus den unterschiedlichsten Quellen in den Kreationsprozess integriert werden können, andererseits die Daten nach Ablauf ihrer Lebensdauer richtig archiviert werden respektive weiterbearbeitet werden können, indem sie etwa als XML- oder Word-Dokumente ausgegeben werden.
Mit diesen grundlegenden Komponenten werden natürlich nur die wichtigsten Anforderungen abgedeckt - es fehlen beispielsweise die Möglichkeiten der Personalisierung, der Internationalisierung oder des Multi-Channeling. Die meisten CMS auf dem Markt sind deshalb modular aufgebaut und können bei wachsenden Anforderungen zwar meist nicht billig, aber doch relativ problemlos erweitert werden.