„Verträge zählen zu den sensibelsten Dokumenten eines Unternehmens; entsprechend hoch sind die Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Datenschutz“, sagt Pascal Habegger, Geschäftsführer der Fabasoft Schweiz AG, Schweizer Vertriebspartner der europäischen Contract Management-Software Fabasoft Contracts. „Mit KI lassen sich wichtige Prozesse automatisieren – ohne Abstriche bei Sicherheit oder Compliance.“ Schweizer Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, gesetzliche und regulatorische Anforderungen lückenlos zu erfüllen – vom neuen Datenschutzgesetz (revDSG) über spezifische Branchenvorgaben bis hin zu EU-Verordnungen wie DORA, die auch Schweizer Finanzdienstleister mit EU-Bezug betrifft. „Besonders bei regulatorischen Änderungen ist KI ein wertvolles Werkzeug, um Ressourcen zu schonen und Risiken frühzeitig zu erkennen“, so Habegger. KI-gestützte Prüfkataloge analysieren wahlweise einzelne Verträge oder den gesamten Vertragsbestand auf verschiedenste Aspekte hin, etwa auf bestimmte Klauseln oder K.-o.-Kriterien, die von der Rechtsabteilung definiert wurden. Die Ergebnisse werden strukturiert aufbereitet; eine manuelle Durchsicht der Unterlagen ist nicht länger nötig.
Schnell an Informationen gelangen
Nicht nur die Vertragsprüfung, auch die Informationsgewinnung auf manuellem Weg kostet Zeit, vor allem bei umfangreichen Vertragsakten. Mittels integrierter Chat-Funktion können die Verantwortlichen die KI zu ihren Vereinbarungen befragen und damit ihren Arbeitsaufwand spürbar reduzieren. Die KI liefert dank Large Language Modell (LLM) in wenigen Sekunden die passende Antwort aus den Vertragsinhalten, inklusive Quellenangabe. „Viele Entscheider:innen brauchen im Tagesgeschäft schnell Klarheit – ohne sich durch seitenlange Vertragsdokumente arbeiten zu müssen“, so Habegger. „Die KI hilft, Entscheidungen effizienter zu treffen und erhöht gleichzeitig die Qualität der Arbeit.“
Auch Genehmigungs- und Zeichnungsprozesse lassen sich vollständig digital abbilden – inklusive rechtsgültiger Signatur. Fabasoft Contracts bietet dafür sowohl eine systemeigene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ als auch eine integrierte „qualifizierte elektronische Signatur“ gemäss dem Schweizer Bundesgesetz über die elektronische Signatur ZertES oder der eIDAS-Verordnung der EU.
Datenschutz made in Switzerland
KI-Systeme gibt es mittlerweile viele – doch der Schutz sensibler Daten muss im Vertragsmanagement immer an oberster Stelle stehen. Versteckte Abhängigkeiten, unklare Datenflüsse oder unbefugte Zugriffe durch Dritte gilt es strikt zu vermeiden. Für Schweizer Unternehmen ist es daher essenziell, auf europäische Anbieter zu setzen, die ihre Daten sicher und rechtskonform innerhalb von Europa speichern und verarbeiten. Die europäische Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts bietet hierfür eine eigene Datenlokation in der Schweiz an – kombiniert mit höchsten europäischen Sicherheitsstandards wie ISO 27001, BSI C5, oder EU Cloud Code of Conduct (Level 3).
Über Fabasoft Schweiz AG
Die 2003 von Dr. Pascal Habegger, einem Experten für Cloud- und E-Government-Anwendungen, mitgegründete 4teamwork AG mit Sitz in Bern hat sich als eines der wichtigsten IT-Dienstleistungsunternehmen für die öffentliche Verwaltung von Kantonen, Städten und Gemeinden in der Schweiz etabliert. 4teamwork ist seit 2022 als Fabasoft Schweiz AG Teil der Fabasoft Gruppe. Die neue Generation von Fabasoft OneGov, die Software für digitale Geschäftsverwaltung, und Fabasoft Boards für digitales Sitzungsmanagement entstanden als Solutions der strategischen Partnerschaft im digitalen Fabasoft Ökosystem – der Fabasphere. Die Produkte der Fabasphere digitalisieren, vereinfachen und beschleunigen geschäftliche Abläufe – unterstützt durch den gezielten Einsatz Künstlicher Intelligenz, die Informationen kontextbasiert verarbeitet und Workflows automatisiert steuert. Als Vertriebspartner der Vertragsmanagement-Software Fabasoft Contracts verfügt Fabasoft Schweiz über umfassende Expertise im Contract Management.
