Digitale Souveränität - fünf Handlungsempfehlungen

Neue Technologien verändern die Geschäftswelt massiv und rasant. Wie sollten Schweizer Unternehmen damit umgehen?
Künstliche Intelligenz und Cloud-Dienste bringen zweifellos einen umwälzenden Fortschritt, der auch KMU zugutekommt. Die Kunst, diese Technologien nutzbringend für das Unternehmen einzusetzen, liegt darin, sich souverän auf den neuen Feldern zu bewegen und sie sinnvoll ins eigene Geschäftsmodell zu integrieren. Der Kern des Erfolgs liegt für Schweizer KMU in ihren Innovationen und der in langjähriger Erfahrung aufgebauten Expertise – und dieses Wissen steckt oft in Dokumenten.

Sie beschäftigen sich seit 15 Jahren mit Dokumentenmanagement. Welche Bedeutung haben Dokumente für ein Unternehmen?
Dokumente sind Berührungspunkte mit dem Markt und den Kunden, sie bilden die Grundlage für Prozesse, Geschäfte, Transaktionen oder vertragstechnische Vereinbarungen. Sie speichern businessrelevante Informationen der Firma. Unsere Erfahrung zeigt, wie wichtig es ist, dass eine Firma Kontrolle und Hoheit über dieses Wissen hat.

Welche Risiken fallen an, wenn Firmen diese Kontrolle nicht aktiv ausüben?
Manche Firmen überlassen Ablage und Struktur ihres Wissens den einzelnen Mitarbeitenden oder dem Zufall. Oft entsteht so ein unkontrollierter Wildwuchs – eine schlecht strukturierte, verschachtelte Ablagestruktur, die kaum beherrschbar ist. Verlässt jemand das Unternehmen oder fällt ein Mitarbeiter auch nur temporär aus, gehen strategische Projekte, Produktentwicklungen und Fachwissen verloren oder müssen neu aufgebaut werden.

Was lässt sich dagegen unternehmen?
Ein professionelles DMS kann strategisches Wissen gezielt erfassen, strukturieren und unterstützt dabei, die Regeln einer Firma konsequent umzusetzen. Aber Vorsicht: Wer seine Dokumente mit einem DMS in proprietäre Formate und Strukturen überführt, kann sich nur noch schwer davon lösen. Bei der Wahl eines DMS ist deshalb entscheidend, dass es die firmeneigene Verzeichnisstruktur direkt nutzen kann, Dokumente als Dateien belässt und so Herstellerunabhängigkeit gewährleistet.

Viele nutzen OneDrive, Sharepoint, Google Drive und ähnliche Cloud-Dienste. Wie steht es dabei um die digitale Souveränität des Unternehmens?
Solche Public-Cloud-Angebote sind verlockend und einfach zu aktivieren – aber wer sie nutzt, gibt seine Datensouveränität teilweise auf. Man ist fremden Jurisdiktionen ausgesetzt. Daten werden ohne Wissen des Urhebers gespeichert, durchsucht oder KI-Systemen übergeben – inklusive Informationen zu Kundenbasis, strategischen Projekten und Interna. Die Cloud vergisst nicht. Einmal geleakte Daten sind zigfach gespeichert und können nicht mehr zurückgeholt werden. Und: Diese Dokumentenplattformen sind meist nicht in der Lage, die Regeln der Firma umzusetzen.

Was empfehlen Sie als Alternative?
Eine Möglichkeit sind kleinere Lösungen, die innerhalb der Firma oder in einem Schweizer Rechenzentrum betrieben werden. On-Premises- oder Private-Cloud-Lösungen sowie lokale KI-Modelle bieten echte Alternativen. Sie erfordern jedoch eine Anfangsinvestition und mehr Eigenverantwortung. Dafür weiss man, was drin ist, analog zu einem selbst gekochten Menü anstelle eines aufgewärmten Fertiggerichts. Souveränität kostet etwas, das hat es immer und wird es immer - was ist sie Ihnen denn wert?

Stichwort Cybersicherheit – welche Bedrohungen sehen Sie konkret im Zusammenhang mit Dokumenten?
Bei einem Cyberangriff ist eine Firma datenschutzrechtlich verpflichtet, alle betroffenen Personen zu informieren. Das betrifft sämtliche Personendaten, egal wo gespeichert, und ist mit enormem Aufwand verbunden. Aber Inhalte können mithilfe eines DMS per Content-Verschlüsselung geschützt werden – so entwendete Daten sind dann für Angreifer nutzlos. Dabei ist zu beachten: Aktuelle Verschlüsselungsmechanismen könnten in naher Zukunft durch Quantencomputer gebrochen werden. Wir empfehlen, zeitnah auf quantensichere Verschlüsselungstechnologien umzustellen.

Was empfehlen Sie Schweizer KMU grundsätzlich im Umgang mit Daten?
Wir haben fünf Empfehlungen. Erstens: Identifizieren Sie in Ihrer Firma die geschäftsrelevanten Dokumente sowie die risikoexponierten Daten. Zweitens: Legen Sie verbindliche Regeln fest, wo welche Daten gespeichert werden. Drittens: Identifizieren Sie alle Personendaten in Ihrer Firma und schützen Sie diese konsequent. Viertens: Lösen Sie sich von der Public-Cloud und investieren Sie in eine Private-Cloud- oder On-Premises-Lösung – es gibt in der Schweiz vertrauenswürdige Anbieter jeder Grösse. Und fünftens: Präferieren Sie ein DMS, das Ihnen Kontrolle über die strategischen Dokumente gibt und Unabhängigkeit bietet.

Neue Technologien verändern die Geschäftswelt massiv und rasant. Wie sollten Schweizer Unternehmen damit umgehen?
Künstliche Intelligenz und Cloud-Dienste bringen zweifellos einen umwälzenden Fortschritt, der auch KMU zugutekommt. Die Kunst, diese Technologien nutzbringend für das Unternehmen einzusetzen, liegt darin, sich souverän auf den neuen Feldern zu bewegen und sie sinnvoll ins eigene Geschäftsmodell zu integrieren. Der Kern des Erfolgs liegt für Schweizer KMU in ihren Innovationen und der in langjähriger Erfahrung aufgebauten Expertise – und dieses Wissen steckt oft in Dokumenten.

Sie beschäftigen sich seit 15 Jahren mit Dokumentenmanagement. Welche Bedeutung haben Dokumente für ein Unternehmen?
Dokumente sind Berührungspunkte mit dem Markt und den Kunden, sie bilden die Grundlage für Prozesse, Geschäfte, Transaktionen oder vertragstechnische Vereinbarungen. Sie speichern businessrelevante Informationen der Firma. Unsere Erfahrung zeigt, wie wichtig es ist, dass eine Firma Kontrolle und Hoheit über dieses Wissen hat.

Welche Risiken fallen an, wenn Firmen diese Kontrolle nicht aktiv ausüben?
Manche Firmen überlassen Ablage und Struktur ihres Wissens den einzelnen Mitarbeitenden oder dem Zufall. Oft entsteht so ein unkontrollierter Wildwuchs – eine schlecht strukturierte, verschachtelte Ablagestruktur, die kaum beherrschbar ist. Verlässt jemand das Unternehmen oder fällt ein Mitarbeiter auch nur temporär aus, gehen strategische Projekte, Produktentwicklungen und Fachwissen verloren oder müssen neu aufgebaut werden.

Was lässt sich dagegen unternehmen?
Ein professionelles DMS kann strategisches Wissen gezielt erfassen, strukturieren und unterstützt dabei, die Regeln einer Firma konsequent umzusetzen. Aber Vorsicht: Wer seine Dokumente mit einem DMS in proprietäre Formate und Strukturen überführt, kann sich nur noch schwer davon lösen. Bei der Wahl eines DMS ist deshalb entscheidend, dass es die firmeneigene Verzeichnisstruktur direkt nutzen kann, Dokumente als Dateien belässt und so Herstellerunabhängigkeit gewährleistet.

Viele nutzen OneDrive, Sharepoint, Google Drive und ähnliche Cloud-Dienste. Wie steht es dabei um die digitale Souveränität des Unternehmens?
Solche Public-Cloud-Angebote sind verlockend und einfach zu aktivieren – aber wer sie nutzt, gibt seine Datensouveränität teilweise auf. Man ist fremden Jurisdiktionen ausgesetzt. Daten werden ohne Wissen des Urhebers gespeichert, durchsucht oder KI-Systemen übergeben – inklusive Informationen zu Kundenbasis, strategischen Projekten und Interna. Die Cloud vergisst nicht. Einmal geleakte Daten sind zigfach gespeichert und können nicht mehr zurückgeholt werden. Und: Diese Dokumentenplattformen sind meist nicht in der Lage, die Regeln der Firma umzusetzen.

Was empfehlen Sie als Alternative?
Eine Möglichkeit sind kleinere Lösungen, die innerhalb der Firma oder in einem Schweizer Rechenzentrum betrieben werden. On-Premises- oder Private-Cloud-Lösungen sowie lokale KI-Modelle bieten echte Alternativen. Sie erfordern jedoch eine Anfangsinvestition und mehr Eigenverantwortung. Dafür weiss man, was drin ist, analog zu einem selbst gekochten Menü anstelle eines aufgewärmten Fertiggerichts. Souveränität kostet etwas, das hat es immer und wird es immer - was ist sie Ihnen denn wert?

Stichwort Cybersicherheit – welche Bedrohungen sehen Sie konkret im Zusammenhang mit Dokumenten?
Bei einem Cyberangriff ist eine Firma datenschutzrechtlich verpflichtet, alle betroffenen Personen zu informieren. Das betrifft sämtliche Personendaten, egal wo gespeichert, und ist mit enormem Aufwand verbunden. Aber Inhalte können mithilfe eines DMS per Content-Verschlüsselung geschützt werden – so entwendete Daten sind dann für Angreifer nutzlos. Dabei ist zu beachten: Aktuelle Verschlüsselungsmechanismen könnten in naher Zukunft durch Quantencomputer gebrochen werden. Wir empfehlen, zeitnah auf quantensichere Verschlüsselungstechnologien umzustellen.

Was empfehlen Sie Schweizer KMU grundsätzlich im Umgang mit Daten?
Wir haben fünf Empfehlungen. Erstens: Identifizieren Sie in Ihrer Firma die geschäftsrelevanten Dokumente sowie die risikoexponierten Daten. Zweitens: Legen Sie verbindliche Regeln fest, wo welche Daten gespeichert werden. Drittens: Identifizieren Sie alle Personendaten in Ihrer Firma und schützen Sie diese konsequent. Viertens: Lösen Sie sich von der Public-Cloud und investieren Sie in eine Private-Cloud- oder On-Premises-Lösung – es gibt in der Schweiz vertrauenswürdige Anbieter jeder Grösse. Und fünftens: Präferieren Sie ein DMS, das Ihnen Kontrolle über die strategischen Dokumente gibt und Unabhängigkeit bietet.