IT kostet Geld. Allerdings ist in vielen Unternehmen nicht immer klar, wofür es genau ausgegeben wird. Welche Hardware ist vorhanden, welche Software, welche Lizenzen, was kostet ein Projekt, ein Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister? Ist tatsächlich alles Relevante zur Rubrik IT erfasst? Um diese Fragen zu beantworten, kommen häufig verschiedene Excel-Listen und weitere Systeme zum Einsatz – je nach IT-Durchdringung und Unternehmensgrösse sind es zahlreiche Tools, die mal mehr oder weniger gut gepflegt sind. Fakt ist: Die Daten sind oft dezentral abgelegt, tendenziell unvollständig und für die Business-Seite meist nur schwer verständlich.
Das dies auch besser geht, weiss Patrick Ruckstuhl, Mitgründer des Chamer Start-ups Doku: «Ich habe viele Jahre Erfahrung als IT-Dienstleister. Meine Erkenntnis ist, dass die Entscheidungsträger in Unternehmen oft nur begrenzt verstehen, wie sich IT-Kosten zusammensetzen». Basierend auf dieser Einsicht und viel praktischer Erfahrung begann das Doku-Team 2021, an einer Lösung für diese Problematik zu arbeiten. 2023 ging die erste Lösung an den Start. «Bei der Entwicklung haben wir stets darauf geachtet, es möglichst einfach zu halten. Lieber eine gute App als ein komplexes ERP. Das war der Rahmen», so Ruckstuhl. Als Referenz wählt er Lösungen aus dem Alltag vieler Menschen wie Versicherungsportale, E-Banking oder auch etablierte Webshops. «Hier wurden komplexe Sachverhalte in verständliche Webapps übersetzt – das war auch unser Ziel».
Via Doku Webapp erhält ein Unternehmen ein Portal, in dem sich alle relevanten Positionen zur IT einfach erfassen und auslesen lassen – Hardware, Software, Lizenzen, Verträge und Personen. «Wir räumen auf. Am Ende hat das Unternehmen einen zentralen Überblick über Bestand und Kosten.» Vorausblickend hilft die akkurate Bestandsaufnahme dabei, Optimierungen vorzunehmen und Betriebskosten zu senken – zum Beispiel bei der Architektur. Gibt es ungenutzte Lizenzen, müssen Wartungsverträge frühzeitig gekündigt werden und so weiter? Darüber hinaus kann das Unternehmen auf einfache Weise Projektvarianten anlegen und so zukünftige Auswirkungen auf die Kosten besser abschätzen.
Ein- und Austritte
Doku setzt vollständig auf Webtechnologie, kann also unkompliziert vom eigenen Geschäft (IT, HR, GL) sowie den relevanten externen Dienstleistern verwendet werden. «So bleibt alles auch bei einem Teil-Outsourcing übersichtlich», erklärt Patrick Ruckstuhl.
Der mit Doku geschaffene gute Dokumentationsstand ist auch relevant bei Personalmutationen wie bei Ein- und Austritten. «Human Ressources kann per Knopfdruck einen neuen Mitarbeiter anlegen, ihm die Rolle einer ausgeschiedenen Person zuweisen und die IT weiss sofort, was sie ihm zur Verfügung stellen muss».
Aber auch der umgekehrte Vorgang ist angelegt: «Austritte sind häufig nicht so gut gemanagt. Beim Eintritt fällt auf, wenn die Person nicht arbeiten kann. Beim Austritt entstehen oft lose Enden, die mitunter Jahre bestehen können. Unsere Lösung adressiert diesen Missstand», erklärt Ruckstuhl.
Ganz grundsätzlich ist eine zentrale IT-Dokumentation für ein Unternehmen von grosser Bedeutung. Dies wird beispielsweise beim Wechsel von Dienstleistern sichtbar. Ohne Übersicht muss die Systemlandschaft sonst orientierungslos erhoben werden. Das wiederum bedeutet arbeits- und kostenintensive Übergabeprozesse und kann viel Frust verursachen. Darum vergleicht Ruckstuhl den Effekt mit dem Fahrzeugausweis und Serviceheft fürs Auto. «Das gehört ganz einfach ins Handschuhfach.»
Compliance
Mit Doku wird auch die Transparenz gefördert. «Um Qualität und Umfang einiger Dienstleistungsverträge zu prüfen, beauftragte ein Kunde einen externen Auditor. Dieser brauchte lediglich Zugriff aufs Portal, um mit der Arbeit beginnen zu können. So konnte sich der Auditor schnell ein Bild machen und Feedback geben.»
Ähnlich sieht es beim Thema Compliance aus. Patrick Ruckstuhl: «Damit man eine Cyberversicherung abschliessen kann, muss man auf dem Versicherungsbogen angeben können, was eigentlich versichert werden soll.» Versicherungen fordern, dass eine Dokumentation der IT vorliegt. Fehlt diese, wird die Hilfestellung für IT-Spezialisten im Cybervorfall unter Umständen sehr aufwändig oder die Versicherung zahlt im Schadensfall nicht.
Doku intern
Zurzeit ist Doku ein Vier-Personen-Team, das klar auf den Deutschschweizer Markt fokussiert ist. Binnen zwei Jahren konnten über das Partnernetzwerk über 100 Organisationen auf die Plattform gebracht werden. Dabei liegt der Fokus klar auf Schweizer KMU bis 250 Mitarbeitern – mittelständischen Unternehmen also und ihren Dienstleistern. «Die Nähe zum Kunden ist uns daher wichtig. Ich will mit dem Auto in einer Stunde vor Ort sein können», so Ruckstuhl.
Doku ist eigenfinanziert und kann die Weiterentwicklung mittlerweile aus den Bestandskunden finanzieren. So lautet Ruckstuhls Ausblick in die Zukunft: «Wir machen das hier vor Ort zusammen mit unseren Partnern und Kunden – Made in Switzerland».
