Printing im hybriden Arbeitsumfeld
Printing im hybriden Arbeitsumfeld
4. März 2023 -
Die Anforderungen an eine moderne Printing-Infrastruktur sind hoch und vielfältig zugleich. Firmen sollten deshalb genau prüfen, was überhaupt noch benötigt wird und wie die Bedürfnisse der Mitarbeitenden aussehen.
Artikel erschienen in IT Magazine 2023/03
Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Digitalisierung ist dank der Pandemie schneller vorangeschritten als ursprünglich erwartet. Dies hatte und hat auch Auswirkungen auf das Druckverhalten der Mitarbeitenden und entsprechende Printing-Infrastrukturen, die modernisiert werden müssen.
Die erste Frage, die man sich stellen sollte, wenn es darum geht, das Thema Drucken angesichts des geänderten Arbeitsumfeldes in Unternehmen neu zu gestalten, lautet: «Was ist der aktuelle Bedarf an Printing-Infrastruktur und wie wird sich dieser in den nächsten Jahren entwickeln?». In den letzten Jahren konnte ein Rückgang beim Druckvolumen beobachtet werden. Dieses hat sich zwar im weiteren Verlauf etwas erholt, jedoch ohne das vorherige Niveau zu erreichen. Das liegt zum einen an einer breiten Akzeptanz von Home-Office-Ansätzen und zum anderen an einer gestiegenen Nachfrage nach Digitalisierungslösungen.
Wichtig ist, sich als Unternehmen ausserdem darüber klar zu werden, welche Prozesse in Zukunft noch durch Printing-Funktionalitäten unterstützt werden müssen, um ein effizientes Arbeiten im hybriden digitalen Arbeitsumfeld zu ermöglichen. Was bedeutet aber ein hybrides Arbeitsumfeld in diesem Zusammenhang? Ein zentraler Punkt ist, dass Mitarbeitende von überall her und zu jeder Zeit Zugriff auf ihre Dokumente haben müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie im Büro oder im Home Office arbeiten. Für die Ausarbeitung einer modernen Printing-Infrastruktur gilt es somit zwei unterschiedliche Ebenen zu berücksichtigen: die Infrastruktur am Remote-Arbeitsplatz, also zum Beispiel im Home Office, sowie die Infrastruktur im zentralen Büro.
Die erste Frage, die man sich stellen sollte, wenn es darum geht, das Thema Drucken angesichts des geänderten Arbeitsumfeldes in Unternehmen neu zu gestalten, lautet: «Was ist der aktuelle Bedarf an Printing-Infrastruktur und wie wird sich dieser in den nächsten Jahren entwickeln?». In den letzten Jahren konnte ein Rückgang beim Druckvolumen beobachtet werden. Dieses hat sich zwar im weiteren Verlauf etwas erholt, jedoch ohne das vorherige Niveau zu erreichen. Das liegt zum einen an einer breiten Akzeptanz von Home-Office-Ansätzen und zum anderen an einer gestiegenen Nachfrage nach Digitalisierungslösungen.
Wichtig ist, sich als Unternehmen ausserdem darüber klar zu werden, welche Prozesse in Zukunft noch durch Printing-Funktionalitäten unterstützt werden müssen, um ein effizientes Arbeiten im hybriden digitalen Arbeitsumfeld zu ermöglichen. Was bedeutet aber ein hybrides Arbeitsumfeld in diesem Zusammenhang? Ein zentraler Punkt ist, dass Mitarbeitende von überall her und zu jeder Zeit Zugriff auf ihre Dokumente haben müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie im Büro oder im Home Office arbeiten. Für die Ausarbeitung einer modernen Printing-Infrastruktur gilt es somit zwei unterschiedliche Ebenen zu berücksichtigen: die Infrastruktur am Remote-Arbeitsplatz, also zum Beispiel im Home Office, sowie die Infrastruktur im zentralen Büro.
Drucken am Remote-Arbeitsplatz zulassen?
Printing am Remote-Arbeitsplatz bedeutet in vielen Fällen, dass Dokumente unkontrolliert ausgedruckt und möglicherweise liegen gelassen werden. Dies ist aus einer Sicherheitsperspektive bedenklich, da je nach Wohnsituation vertrauliche Dokumente Mitbewohnern oder Besuchern in die Hände fallen. Darum müssen sich Firmen zum einen fragen, ob sie das zulassen wollen und zum anderen, wo der Sinn darin besteht, Dokumente im Home Office auszudrucken. Was passiert mit den ausgedruckten Dokumenten? Wieso kann der Mitarbeitende sie nicht digital nutzen?
Gedruckte Dokumente können nach der Bearbeitung auch nicht mehr einfach mit anderen geteilt werden. Somit sollten sich Firmen gut überlegen, ob es im dezentralen Remote-Office wirklich noch Printer braucht oder ob es nicht sinnvoller wäre, stattdessen in eine Software für das Dokumentenmanagement zu investieren. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen digital verschickt werden. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen und die Arbeitsabläufe lassen sich schneller und effizienter gestalten. Durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten regelt das Dokumentenmanagementsystem ausserdem, wer Informationen einsehen, bearbeiten und weitergeben darf. So wird dem Sicherheitsaspekt Rechnung getragen.
Gedruckte Dokumente können nach der Bearbeitung auch nicht mehr einfach mit anderen geteilt werden. Somit sollten sich Firmen gut überlegen, ob es im dezentralen Remote-Office wirklich noch Printer braucht oder ob es nicht sinnvoller wäre, stattdessen in eine Software für das Dokumentenmanagement zu investieren. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen digital verschickt werden. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen und die Arbeitsabläufe lassen sich schneller und effizienter gestalten. Durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten regelt das Dokumentenmanagementsystem ausserdem, wer Informationen einsehen, bearbeiten und weitergeben darf. So wird dem Sicherheitsaspekt Rechnung getragen.