Wenn die Spesenabrechnung Freude bereitet

Organisationen aller Branchen profitieren von den Vorteilen der digitalen Transformation: Sie ermöglicht es Unternehmen, veraltete Prozesse zu modernisieren und effiziente Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Der dezentrale Arbeitsplatz ist Realität und Unternehmen haben erkannt, dass sie ihre Prozesse digitalisieren müssen, um eine papierlose Spesenabrechnung und Kostenfreigabe zu gewährleisten.

13. September 2022

Das Spesen Management verursacht in der Regel eine Menge Bürokratie. Neben Rechnungen, kleinen Quittungen und immer wieder neuen gesetzlichen Vorgaben, bedeutet das Handling von Spesen und Ausgaben eine Menge Papier. Quittungen zu sammeln, veraltete Excel-Tabellen auszufüllen und am Monatesende genau diese Quittungen wieder zu finden und dadurch erst noch in unnötigen Stress zu geraten, ist ein Szenario, dass so viele aus eigener Erfahrung kennen.
Alle Nachweise rund um das Spesen Management müssen geprüft werden, ob sie richtig kategorisiert wurden, - der Albtraum jeder Buchhaltungsabteilung. Die Spesenbelege müssen abgeheftet und verwahrt werden. Dieser Umstand kann in mittelständischen Unternehmen schnell dafür sorgen, dass der Platz im Archiv eng wird. Daher ist gerade hier grosses Potenzial vorhanden, um durch Digitalisierung die Effizienz und Zufriedenheit aller Beteiligten zu steigern.

Maximaler Aufwand für das Spesenmanagement. Das muss nicht sein.
Anstelle auf veraltete Tools oder Einzellösungen zu setzen, bietet es sich an, die Plattform von Microsoft Teams zu nutzen, welche während der Covid-Krise zu einem der meistgenutzten Kollaborationsplattformen eingeführt wurde. Monymo ist eine Software-Lösung entwickelt von uniQconsulting ag, welche genau diesen Plattformansatz verfolgt, um den Spesenprozess vollständig zu digitalisieren und automatisieren. So können Mitarbeitende Ihre Spesen direkt von unterwegs mit dem Mobiltelefon erfassen, kontieren und sich im Anschluss vom Papierbeleg zu verabschieden. Am Monatsende können die Spesen je nach Unternehmensrichtlinien von der entsprechenden Person geprüft, retourniert, visiert und freigeben werden bevor die Abrechnung in die Buchhaltung gelangt. Der Genehmigungsprozess ist dadurch vollständig digitalisiert und der Workflow nach Unternehmensrichtlinien automatisiert. Benötigt wird keine weitere Technologie, sondern Sie nutzen die bei den Mitarbeitenden breit akzeptierte Microsoft Teams Plattform, um Ihren Spesenprozess zu simplifizieren.

Monymo – ein nachhaltiger Spesenansatz
Nicht nur das Sie das Archiv eliminieren und auf eine bereits vorhandene Ressource setzen. Der Name Monymo ist eine Ableitung vom südamerikanischen «Monito del Monte». Das als lebendes Fossil bezeichnete Beuteltier, ist eine weitere vom Aussterben bedrohte Tierart aus der roten Liste der IUCN. Mit jeder verkauften Subscription spendet uniQconsulting ag 2% an eine Organisation, welche sich für den Tier- und Artenschutz einsetzt.

Autor:
Philipp Hagedorn
Head of Digital Business Transformation
uniQconsulting ag, Grindelstrasse 9, 8303 Bassersdorf
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Philipp Hagedorns Leidenschaften fokussieren sich auf Themen wie Digitale Transformation, Organisationsentwicklung und Continuous Service Improvement. Zahlreiche Aus- und Weiterbildungen und jahrelange Enterprise-Erfahrung bilden das Fundament, um Themen auch aus neuen Blickwinkeln zu betrachten.