Clevere Investition Dokumentenscanner?

In vielen Büroumgebungen sind Multifunktionsdrucker (MFP) im Einsatz, um gleichzeitig Dokumente zu drucken, kopieren und scannen zu können. Fallen täglich nur wenige Papierdokumente an, die gescannt werden müssen, ergibt das durchaus Sinn. Doch wann stossen MFPs an ihre Grenzen und ab wann rechnet sich eine Investition in einen Dokumentenscanner? Kodak Alaris nennt für diese Entscheidung drei Faktoren.

1. Dezember 2021

Faktor 1: Bildqualität und -grösse
MFPs wurden vorrangig zum Drucken entwickelt und bieten daher nur sehr rudimentäre Funktionen zur Bildverarbeitung. Gerade beim Scannen von schwierigen Originalvorlagen, wie verblasste Kassenzettel oder mehrfarbige Formulare, werden die Defizite schonungslos aufgezeigt. Dokumentenscanner spielen hier hingegen ihre Stärke aus, denn sie verfügen über Bildverarbeitungstechnologien mit einer Vielzahl an Optimierungsfunktionen. Bei Kodak Scannern ist beispielsweise die eigene Lösung Perfect Page integriert, die selbst schwierigste Dokumente perfekt, vollständig und mit allen inhaltlichen Details darstellt sowie automatisch ausrichtet. Gerade bei Lieferschienen und Rechnungen ist es immens wichtig, dass Zahlen korrekt wiedergegeben werden. Darüber hinaus bietet Perfect Page die Möglichkeit der Binarisierung von Dokumenten. Dabei werden bunte Vorlagen in schwarzweisse umgewandelt, was die OCR-Rate wesentlich verbessert, wodurch Anschlusssysteme präziser mit den Daten arbeiten können.

MFPs erzeugen, aufgrund nicht bereinigter Hintergründe, relativ grosse Bilder. So kann ein Schwarzweissbild mit 200 dpi Auflösung bis zu 500 KB gross sein. Kodak Perfect Page hingegen, bereinigt den Hintergrund lückenlos und komprimiert die Daten, sodass beim genannten Beispiel die Datei nur zwischen 20-70 KB gross ist. Dank dieser Komprimierung ist wesentlich weniger Speicherkapazität nötig und die Digitalisate lassen sich schneller abrufen.

Faktor 2: Produktivität
Dokumentenscanner verarbeiten Stapel mit verschiedenen Papierformaten und -stärken problemlos. So können problemlos kleine Kassenzettel zusammen mit Rechnungen gescannt werden. Darüber hinaus ist die Duplex-Erfassung in einem Durchgang möglich, ohne dass die Vorlage physisch gedreht werden muss.

Faktor 3: Mehr Sicherheit
Gerade bei der Stapelverarbeitung ist ein intelligenter Dokumentenschutz unabdingbar. Bei Kodak Scannern erkennt die Ultraschalltechnologie einen Fehl- oder Mehrfacheinzug sowie Papierstaus und stoppt sofort den Papiertransport. Darüber hinaus sollte auch die Scanlösung zu den Anforderungen der IT-Sicherheit passen. Demnach sollten gescannte Daten verschlüsselt an den Zielort übertragen und danach restlos vom internen Speicher der Scanner – spätestens beim Ausschalten - gelöscht werden.

Aktuell kommt kein Unternehmen, egal welcher Grössenordnung, am Thema Digitalisierung vorbei. Doch neben dem Digitalisierungsgrad nimmt auch das Scanvolumen zu. Aus diesem Grund ist eine genauere Betrachtung der Scanprozesse mehr als sinnvoll. In diesem Zuge bietet es sich an, auch über eine Erfassungslösung nachzudenken. Intelligente Funktionen wie die Indizierung sowie Extrahierung von Informationen und die direkte Integration in den digitalen Workflow sorgen für echten Mehrwert.

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