Statt Papierkram: DMS und digitale Archivierung

Statt Papierkram: DMS und digitale Archivierung

6. November 2021 - Das komplett papierlose Büro? Nicht realistisch, aber erstrebenswert. Unternehmen, die auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem umstellen, arbeiten effizienter, sparen wertvolle Ressourcen – und gewinnen dank mehr Transparenz Wettbewerbsvorteile.
Artikel erschienen in IT Magazine 2021/11
Unternehmen, die einen gros­sen Schritt in Richtung Digitalisierung machen wollen, kommen nicht umhin, ein Enterprise Content Management (ECM) mit einem darin enthaltenen Dokumentenmanagementsystem (DMS) einzuführen. Im ECM können sämtliche strukturierten Inhalte wie Rechnungen, Verträge, Dokumente, aber auch E-Mails, Fachartikel oder Notizen erfasst, gespeichert, verwaltet und bereitgestellt werden. Mit einem integrierten DMS als Teil des ECM werden Inhalte nur noch digital statt in Papierform verwaltet. Die Einführung eines DMS ist deshalb ein wichtiger Schritt zum digitalisierten ­Unternehmen.

Die primäre Aufgabe eines Dokumentenmanagementsystems ist die digitale Archivierung aller elektronischen Dokumente. Ein professionelles DMS hilft dabei, Unternehmensprozesse schneller und zuverlässig zu gestalten, und schafft gleichzeitig die Rahmenbedingungen und Grundlage für eine effiziente Digitalisierung.

Weniger Suchaufwand – mehr Zeit fürs Kerngeschäft

DMS-Lösungen bieten einen sicheren, zeit- und – in der Cloud – ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente. Viele Punkte sprechen für die Einführung: DMS sorgen für mehr Effizienz, verbessern die Zusammenarbeit und helfen dabei, Platz und Kosten zu sparen. Denn gut organisierte digitale Dokumente haben gegenüber unstrukturierten digitalen Ablagen viele Vorteile: Im DMS werden Informationen innert kürzester Zeit erfasst, gespeichert, verwaltet, bereitgestellt und rechtskonform archiviert. Konkret heisst das:

- Dokumente sind jederzeit auffindbar: Dokumente aller Art werden zentral gespeichert – unabhängig von Format und Datenquelle. Mitarbeitende können geschäftsrelevante Dokumente schnell und standortunabhängig finden, bearbeiten und koordinieren. Informationen sind transparent und bleiben sicher erhalten – auch wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen.

- Zeit- und Platzersparnis: Riesige physische Archive gehören der Vergangenheit an, denn Aktenordner, Papierstapel und Registerschränke werden in elektronische Dokumente überführt. Anstelle von zeitraubenden Recherchen hilft nun das rasche digitale Durchsuchen und Finden von Dokumenten – ganz ohne manuelle Verschlagwortung. Das spart Platz und Zeit.

- Verbesserte Zusammenarbeit: Verwaltungsfunktionen und auch kollaborative Features wie interne Messenger oder die gemeinsame Arbeit direkt an Dokumenten vereinfachen die Zusammenarbeit. So können etwa Kommentare im Dokument für alle berechtigten Benutzer zugänglich gemacht werden – und zwar ohne dass ein doppelter Datenbestand aufgebaut wird. Das sorgt für einen schnellen, einfachen Austausch in und zwischen Teams innerhalb des Betriebs und an externen Standorten. Zudem sind Änderungen an Dokumenten jederzeit nachvollziehbar.

- Arbeitsqualität steigt: Ein effizienter Dokumenten-Workflow wirkt sich positiv auf die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit aus, aber auch auf die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Denn kompliziertes manuelles Dokumenten-Handling sowie ständiges Informieren der Kollegen über Bearbeitungsstände entfallen.
 
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