Das Projekt: ERP-Integration bei Cabana

Cabana ist ein Spezialist für Bodenbeläge aller Art aus dem appenzellischen Herisau. Das Unternehmen mit Gründungsjahr 1928 beschäftigt 65 Mitarbeiter mit etwa 50 lokalen PC-Arbeitsplätzen und je einem Tablet und Laptop für die 15 Aussendienstler. Vom Management des Lagers über die Dokumentationen und Kundendaten der Aussendienstmitarbeitenden bis hin zum Rechnungswesen ist das Unternehmen auf saubere Prozesse und damit ein stabiles ERP-System angewiesen. Dieser Zustand ist heute erreicht, auch wenn der Weg dahin nicht immer leicht war. Und so holt der Verantwortliche Dieter Sandmeier, Delegierter und Geschäftsführer bei Cabana, bei der Frage nach der Herausforderung für sein neues ERP-System erst einmal tief Luft und kommentiert: «Die Geschichte der Herausforderung alleine ist ja schon recht spannend.»

Und das ist sie tatsächlich: Bei Cabana lief bis 2015 noch ein altes IBM AS/400-System, «also eine alte, stabile ERP-Lösung und zusätzlich ein relativ bescheiden eingebundenes CRM-System für den Vertrieb, bei denen nur sehr wenige Daten über Schnittstellen ausgetauscht wurden», so Sandmeier. Die Zeit zeigte, dass das in die Jahre gekommene IBM-System gewisse Prozesse und Aufgaben nicht mehr abbilden konnte. Damit war klar: Es muss ein neues, modernes ERP-System her. Die Anforderungen von Cabana entsprechen einem Schweizer KMU, welches seine internen Prozesse gerne in der eigenen Hand hält: Lager-Management, CRM, Aussendienstrapporte, Prozesse, Webshop, Qualitätsmanagement und vieles mehr. Die Buchhaltung wird bis heute mit Abacus gelöst und musste daher nicht ersetzt werden, aber zwingend mit dem neuen System kompatibel sein.

Cabana startete 2014 eine Evaluierung eines neuen ERP-Systems und engagierte dafür einen Berater. Im Trichterverfahren engte man die Auswahl zuerst auf zehn, später dann auf vier und schliesslich auf zwei Anbieter ein, die ihre Lösungen vor Ort präsentieren durften. Der Gewinner der Ausschreibung implementierte im Anschluss sein an dieser Stelle nicht namentlich genanntes System bei Cabana. «Man hatte uns viel versprochen», erinnert sich Sandmeier an die damalige Begeisterung, «alles sei integriert – CRM, Shop, Qualitätsmanagement und ERP.»

Cabana startete also mit dem frisch implementierten System und stellte recht bald fest, dass das nicht der Weisheit letzter Schluss gewesen sein konnte. Dieter Sandmeier: «Im Laufe des Betriebes merkten wir etwa, dass die Informationen im Auswertungs­bereich fehlten, weiter war der Pflegeaufwand viel zu gross und bei jedem unserer Extrawünsche gab es vom Hersteller ein buchdickes Dokument mit den entsprechenden Anforderungen und Kosten für die Spezialentwicklung.» Die Kernprozesse wie Lieferungen, Rechnungswesen und Bestellungen funktionierten zwar einwandfrei, aber befriedigend war die Arbeit mit dem System nicht, wie sich der Verantwortliche erinnert. Und obendrein war der frisch engagierte Projektleiter mit dem neuen System und dem Projekt überfordert, was wiederum mehr Arbeit auf Dieter Sandmeier abwälzte. Keine zufriedenstellende Situation.

Nach etwa einem Jahr Betrieb trennte man sich vom Projektleiter und stellte eine neue Projektleiterin an, die sich des unbeliebten ERP-Systems motiviert annahm. Sie erfasste die Probleme mit dem System systematisch und konfrontierte den Hersteller mit den Wünschen der Cabana-Mitarbeiter und -Geschäftsleitung. «Der Hersteller hat uns versichert, dass das alles kein Problem sei. Und uns dann mit einer Offerte konfrontiert, die nochmals etwa halb so hoch war wie bereits die initiale Integration des Systems. Wir traten an den Verwaltungsrat, gaben zu, dass wir einen Fehlentscheid getroffen hatten und erfragten eine neue Evaluierung.» Das letztendlich gescheiterte System lief rund zwei Jahre lang bei Cabana. Der Verwaltungsrat schluckte die bittere Pille und gab grünes Licht für den Neustart.

Aus dem ersten Projekt hatte Cabana bereits eine Auswahl der vier – respektive nun noch drei – passendsten Anbieter und entschied sich Anfangs 2016 erneut für zwei Favoriten, einer davon Opacc. Die Anforderungen ans System waren im Rahmen dieser zweiten Evaluierung deutlicher, denn viele Beteiligte hatten gerade knapp zwei Jahre Erfahrung mit einem suboptimalen System gesammelt, was die wirklichen Bedürfnisse verstärkt zu Tage gefördert hatte. Die Key User wurden dabei im Speziellen berücksichtigt, wie Sandmeier erklärt: «Sowohl die Projektleiterin wie auch ich waren der Meinung, dass die andere Lösung passender gewesen wäre. Opacc überzeugte aber insbesondere unsere Key User in den Präsentationen. Da muss man als Chef zurückstehen können und den Nutzern, die damit arbeiten müssen und die Anforderungen und Schwachstellen aus der ersten Implementierung gut kennen, den Vortritt lassen.»

Überzeugen konnten dabei insbesondere die offenen Schnittstellen und die Tatsache, dass das Opacc-System nicht auf individuelle Spezialentwicklungen setzte, mit denen man zuvor so schlechte Erfahrungen gemacht hatte. Vonseiten der User gab es gute Noten für die Bedienungsfreundlichkeit im Tagesgeschäft und von den Verantwortlichen hinsichtlich der einfachen Stammdatenverwaltung ohne Redundanzen.

Sandmeier resümiert: «Es ist immer schwer, zu Fehlern zu stehen. Heute sage ich: Zum Glück haben wir damals die Notbremse gezogen.»