Der passende Anzug für die IT-Beschaffung

Der Trend, Dinge zu nutzen, statt zu erwerben, ist aus vielen Lebensbereichen bekannt. Ob Im­mo­bilie, Musik-Streaming oder Fahrzeug-Leasing – Services dieser Art gehören zum Alltag. Warum nicht auch bei der Beschaffung der IT-Infrastruktur?

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2020/10

     

Dinge zu mieten, anstatt zu kaufen, ist nichts Neues. Aber ein massgeschneidertes Device-as-a-Service-Modell ist weit mehr als nur das Mieten eines Produkts. Es ist eine auf Kundenwunsch zugeschnittene Komplettlösung, bestehend aus Hardwareprodukten, Software, Services und Dienstleistungen – mit ­einem fixen Preis pro Monat, Quartal oder Jahr sowie pro Gerät oder definiertem Arbeitsplatz. Unabhängig von Branche und Unternehmensgrösse hat sich die vertragsbasierte Nutzung von Druckerinventar über Managed Print Services bereits breit etabliert. Im klassischen PC/Notebook-Umfeld hingegen zeigen sich KMU, Institutionen und Bildungseinrichtungen neuen Nutzungsmodellen gegenüber noch etwas reserviert. Warum ist das so? Betrachten wir zunächst die wesentlichen Merkmale der unterschiedlichen Strategien.

Kaufen und nutzen – solange es geht

Die klassische Beschaffung der IT-Ausstattung beruht auf dem Kauf. Der Kunde bezahlt einen Preis für die Anschaffung – typischerweise sind das Endgeräte wie PC, Laptop oder Tablet sowie Monitor und Peripheriegeräte. Mit dem Zeitpunkt des Kaufs geht die Hardware in das Eigentum des Unternehmens über. Hinzu kommen die Lizenzierung und Bereitstellung der benötigten Office- und Anwendungs-Software. Dabei ist das Ziel, alle Workplace-Komponenten so lange wie möglich einzusetzen und damit die Wertschöpfung des Unternehmens maximal zu unterstützen. Eine Anschlussnutzung nach Ablauf des durchschnittlichen technischen Lebenszyklus und der steuerlichen Abschreibung des Geräts erhöht dabei den Nutzen der Investition. Nicht selten kommt es deshalb vor, dass Geräte von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, auch abteilungsübergreifend, weitergegeben werden, bevor Budget für die Anschaffung von neuen Geräten mit der neuesten Technologie gesprochen wird.


Im Eigentümermodell betriebene IT-Ausstattung erfordert eine Inventarisierung und Verwaltung im eigenen Haus, darunter fallen dann Aspekte wie Wartungsverträge, Garantievereinbarungen, Lizenzmanagement, Versicherungen oder Asset Management. Um den technischen Systemadministrationsaufwand, insbesondere bei knapper Personalausstattung im IT-Bereich, überschaubar zu halten, ist ausserdem eine möglichst homogene Hardware-Ausstattung von Vorteil. Je nach Lebenszyklus der in den Abteilungen eingesetzten Hardware und Software variiert diese Homogenität – und damit der zu kalkulierende Betreuungsaufwand. Unternehmen müssen bereits bei der Beschaffung die unterschiedlichen Einsatzszenarien und deren Veränderungen auf lange Frist abschätzen – eine sehr anspruchsvolle Aufgabe. Dabei schwingt immer das Risiko mit, am Bedarf von morgen oder übermorgen vorbei zu investieren. Zumal IT im Vergleich zu anderen Betriebsmitteln erheblichen Veränderungssprüngen unterliegt.

IT unter Veränderungsdruck – Tendenz steigend

Keine andere Branche der Wirtschaft ist so schnelllebig wie die Informationstechnologie. Die immer kürzer werdenden Lebenszyklen der Produkte stellen Businessanwender zunehmend vor grosse Herausforderungen. Die IT-Infrastruktur bestehend aus Notebooks, Computern, Smartphones, Servern und Netzwerk muss regelmässig erneuert werden, damit Unternehmen von neuen Technologien und Innovationen profitieren können. Damit ist nicht nur die Ergonomie – Stichworte: kleiner, leichter, effizienter – gemeint, sondern auch die Anschlussfähigkeit an neue, zunehmend mobile Arbeitsformen sowie der Einsatz effizienzsteigernder Tools. Vor Covid-19 haben viele Unternehmen sehr langsam und spärlich das digitale Zeitalter eingeläutet. Plötzlich musste man von heute auf morgen ins Home Office wechseln. Dieses Szenario zwingt Unternehmen, ihre IT-Infrastruktur anzupassen und flexibel zu gestalten. Im privaten Bereich zeigten die Mindestanforderungen der Covid-19-App an die Mobiles, wie schnell das Thema Kompatibilität auf das Tableau kommen kann.


Neue Geräte per Kauf anzuschaffen, bedeutet aber auch, dass die Liquidität belastet wird und die Integration der neu angeschafften Hardware ins Firmennetzwerk Ressourcen in der IT-Abteilung bindet. Durch die rasante Entwicklung der Technologie kann ein Gerät, welches vor drei Monate gekauft wurde, nach kurzer Zeit bereits veraltet sein. Zudem beeinträchtigen veraltete Geräte die Attraktivität des Unternehmens im Wettbewerb um junge Talente wie auch um erfahrene Fachkräfte. Es sind tatsächlich nicht nur die oft genannten Millennials, die einer modernen (mobilen) IT-Ausstattung einen hohen Stellenwert einräumen. Laut einer IDG-Studie von 2018 ist heute das wichtigste Entscheidungskriterium hinsichtlich der Arbeitgeberattraktivität, dass flexible Arbeitszeiten eine positive Work-Life-Balance möglich machen. Auf Platz zwei und drei folgen bereits «exzellente IT mit mobilen Endgeräten und schneller Netzanbindung» sowie «ortsunabhängiges Arbeiten und weniger Präsenzpflicht im Büro». Im Umkehrschluss bedeutet das: Mittelmässige oder gar schlechte Ausstattung schreckt Kandidaten ab und macht die vorhandenen Mitarbeiter unzufrieden. Wer qualifizierte Fachkräfte gewinnen und dauerhaft binden will, hat also gar keine andere Wahl, als auf dem neuesten Stand zu sein.

Alternativen as a Service

Genau hier können Device-as-a-Service (DaaS)-Modelle die erforderlichen Spielräume eröffnen. Ergänzend zu den alternativen Beschaffungsmodellen Miete – der Erwerb des Nutzungsrechts gegen Entrichtung laufender Gebühren – sowie Leasing, also die Nutzung der IT-Geräte mit Option eines Kaufs nach Ablauf der Leasingphase, bietet DaaS einen vollumfänglichen Service, der KMU von der Beschaffung bis hin zum Recycling der Geräte unterstützt. Grundlegend bei der Beschaffung der Arbeitsplatz-IT ist hier die Definition, welcher Mitarbeiter welche Geräte und welches Zubehör erhalten soll. Das ist dann feinjustierbar bis hin zum Service Level für Wartung oder den Austausch der Hardware. Hier arbeiten Anbieter oft mit sogenannten Personas, das sind idealtypische Nutzerprofile, die die Unternehmensabteilungen des Kunden repräsentieren. Wichtig: Die Ausgestaltung bleibt über die ganze Vertragsdauer flexibel. Das heisst, bei Ressourcen­engpässen kann der Kunde zeitnah zusätzliche Geräte dazubuchen und muss sie nicht anderweitig beschaffen. Ein erkenntnisbasiertes Management unterstützt zudem die IT-Abteilung bei der Verwaltung der Geräte und erkennt Probleme proaktiv. Solche Analysen schützen die personellen Ressourcen im Unternehmen, damit sich die IT-Mitarbeiter auf strategisch wichtige Projekte wie die digitale Unterstützung des eigenen Geschäftsmodells konzentrieren können. Warum also nicht eine vorausschauende Service-Erfahrung im Business nutzen, wie wir sie zum Beispiel privat aus der Wartung unserer Autos kennen- und schätzen gelernt haben?


Mit Device as a Service zahlen Unternehmen nicht mehr, als sie nutzen. Konfiguration, Wartung und Nutzungsdauer der Geräte können so gestaltet werden, dass sie zu den technischen wie auch zu den finanziellen Anforderungen passen. Nebst dem Aspekt, dass die Raten als Betriebsausgaben deklariert und sofort von den Steuern abgesetzt werden können, bietet Device as a Service vor allem transparente, planbare und kalkulierbare Kosten. KMU können so zusätzlich zu einer klassischen Finanzierung die richtigen Managed Services in Anspruch nehmen – und zwar aus einer Hand und in einem Betrag zusammengefasst. Dieses Modell eignet sich nicht nur für Unternehmen, welche mit einem sehr knappen Budget auskommen müssen, sondern auch für alle, die die Produktivität und die Motivation ihrer Mitarbeiter steigern möchten. Ein kürzerer Lifecycle der Produkte hat viele positive Effekte. Die Geräte werden von Serie zu Serie leistungsfähiger und schneller. Der Mitarbeiter muss sich somit nicht ständig ärgern, bis die gewünschte Applikation endlich gestartet ist oder ein grosses File geöffnet wird. Die IT wird entlastet, denn umso älter die IT-Infrastruktur wird, umso mehr muss sie gepflegt und gewartet werden. Insbesondere in puncto IT-Security sind Unternehmen bei kürzerer Einsatzdauer der Geräte auf der sicheren Seite und schützen sich somit vor unbefugtem Zugriff auf sensible Daten.

Vorteile von Device as a Service

Zusammengefasst kristallisieren sich drei deutliche Vorteile von Device as a Service heraus:

- Flexibilität: Anstatt die IT-Ausstattung zu kaufen, mietet man sie und bestellt die passenden Services gleich dazu. Damit stellen die Firmen sicher, dass Hardware und Software laufend auf dem aktuellen Stand der Technik sind und sie die neuesten Technologien im Einsatz haben. Kunden können flexibler und schneller auf Veränderungen reagieren als bei der Beschaffung durch Kauf der IT-Ausstattung.


- Kostenkontrolle: Unabhängig davon, wie oft und in welchen zeitlichen Abständen sich die Technologien verändern, bleibt die zu bezahlende Gebühr während der gesamten Laufzeit die Gleiche. Unternehmen haben somit vollständige Kostenkontrolle.

- Sicherheit: Um einen hohen Sicherheitsstandard gewährleisten zu können, ist es unumgänglich, die IT-Infrastruktur auf dem aktuellsten Stand zu halten und die neuesten Technologien einzusetzen. Neue Hardware bietet eine höhere Sicherheit, da diese gegenüber älterer Hardware öfters und besser supportet. Zudem sind in den neuen Geräten Security Chips der neusten Generationen integriert. Besonders kleinen und mittelständischen Unternehmen bietet IT Security als Managed Service die Möglichkeit, einen hohen Sicherheitsstandard zu erreichen, den sie weder personell noch finanziell selbst gewährleisten könnten.

Ausblick

Wie Unternehmen ihre IT-Infrastruktur beschaffen, ist eine Frage der Finanzierungs- wie auch der Betriebsstrategie. Obwohl Miete oder Leasing uns im täglichen Leben bereits seit vielen Jahren und immer häufiger begleiten, steckt die alternative Beschaffung der IT-Infrastruktur noch in den Kinderschuhen, und KMU stehen dieser Thematik skeptisch gegenüber. Eine Antwort liegt sicher im hohen Veränderungsdruck, dem Unternehmen derzeit generell unterliegen. Die Bedeutung der IT-Infrastruktur als Stellhebel für mehr Anpassungsfähigkeit steht häufig noch nicht im Vordergrund. Dabei offerieren zahlreiche Anbieter seriöse und professionelle Lösungen, um IT-Infrastruktur als Managed Service zu beschaffen. Bei der Auswahl des passenden Anzugs für die IT-Beschaffung ist heute weit mehr als nur von der Stange möglich – das Outfit verändert sich, wenn gewünscht, sogar mit dem Träger.

Der Autor

Silvio Defuns ist Sales Consultant für Device as a Service im Bereich Business Solutions bei ARP Schweiz mit Sitz in Rotkreuz. Er startete seine IT-Laufbahn vor 20 Jahren und ist seit 2010 bei ARP. Als Spezialist für Hardwarestrategien begleitet er Schweizer Unternehmen aller Branchen bei der Entwicklung passgenauer Beschaffungskonzepte.



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