Der passende Anzug für die IT-Beschaffung

Der passende Anzug für die IT-Beschaffung

3. Oktober 2020 - Der Trend, Dinge zu nutzen, statt zu erwerben, ist aus vielen Lebensbereichen bekannt. Ob Im­mo­bilie, Musik-Streaming oder Fahrzeug-Leasing – Services dieser Art gehören zum Alltag. Warum nicht auch bei der Beschaffung der IT-Infrastruktur?
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/10
Dinge zu mieten, anstatt zu kaufen, ist nichts Neues. Aber ein massgeschneidertes Device-as-a-Service-Modell ist weit mehr als nur das Mieten eines Produkts. Es ist eine auf Kundenwunsch zugeschnittene Komplettlösung, bestehend aus Hardwareprodukten, Software, Services und Dienstleistungen – mit ­einem fixen Preis pro Monat, Quartal oder Jahr sowie pro Gerät oder definiertem Arbeitsplatz. Unabhängig von Branche und Unternehmensgrösse hat sich die vertragsbasierte Nutzung von Druckerinventar über Managed Print Services bereits breit etabliert. Im klassischen PC/Notebook-Umfeld hingegen zeigen sich KMU, Institutionen und Bildungseinrichtungen neuen Nutzungsmodellen gegenüber noch etwas reserviert. Warum ist das so? Betrachten wir zunächst die wesentlichen Merkmale der unterschiedlichen Strategien.

Kaufen und nutzen – solange es geht

Die klassische Beschaffung der IT-Ausstattung beruht auf dem Kauf. Der Kunde bezahlt einen Preis für die Anschaffung – typischerweise sind das Endgeräte wie PC, Laptop oder Tablet sowie Monitor und Peripheriegeräte. Mit dem Zeitpunkt des Kaufs geht die Hardware in das Eigentum des Unternehmens über. Hinzu kommen die Lizenzierung und Bereitstellung der benötigten Office- und Anwendungs-Software. Dabei ist das Ziel, alle Workplace-Komponenten so lange wie möglich einzusetzen und damit die Wertschöpfung des Unternehmens maximal zu unterstützen. Eine Anschlussnutzung nach Ablauf des durchschnittlichen technischen Lebenszyklus und der steuerlichen Abschreibung des Geräts erhöht dabei den Nutzen der Investition. Nicht selten kommt es deshalb vor, dass Geräte von Mitarbeiter zu Mitarbeiter, auch abteilungsübergreifend, weitergegeben werden, bevor Budget für die Anschaffung von neuen Geräten mit der neuesten Technologie gesprochen wird.

Im Eigentümermodell betriebene IT-Ausstattung erfordert eine Inventarisierung und Verwaltung im eigenen Haus, darunter fallen dann Aspekte wie Wartungsverträge, Garantievereinbarungen, Lizenzmanagement, Versicherungen oder Asset Management. Um den technischen Systemadministrationsaufwand, insbesondere bei knapper Personalausstattung im IT-Bereich, überschaubar zu halten, ist ausserdem eine möglichst homogene Hardware-Ausstattung von Vorteil. Je nach Lebenszyklus der in den Abteilungen eingesetzten Hardware und Software variiert diese Homogenität – und damit der zu kalkulierende Betreuungsaufwand. Unternehmen müssen bereits bei der Beschaffung die unterschiedlichen Einsatzszenarien und deren Veränderungen auf lange Frist abschätzen – eine sehr anspruchsvolle Aufgabe. Dabei schwingt immer das Risiko mit, am Bedarf von morgen oder übermorgen vorbei zu investieren. Zumal IT im Vergleich zu anderen Betriebsmitteln erheblichen Veränderungssprüngen unterliegt.
 
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