Neue Chancen, alte Risiken

Neue Chancen, alte Risiken

5. September 2015 - von Kurt Bylang

KMU profitieren von der zunehmenden Relevanz von Cloud Computing. Während es das operative Geschäft wesentlich erleichtert, erhöht sich aber die Komplexität des Software-Lizenzmanagements und die damit verbundenen Compliance-Risiken. Um sich viel Ärger und unvorhergesehene Kosten zu ersparen, kommen darum heute auch KMU kaum mehr um ein professionelles Software Asset Management herum.
Artikel erschienen in IT Magazine 2015/09
Dass sich in vielen Unternehmen komplexe Softwarelandschaften entwickelt haben, ist grösstenteils auf zwei Entwicklungen zurückzuführen. Die erste hat ihren Ursprung in den Unternehmen selbst: Verschiedene Fachabteilungen nutzen spezielle Software, oft auch Legacy-Systeme, oder die Mitarbeiter laden sich beliebige Anwendungen, wie etwa Cloud-Storage-Services à la Dropbox, herunter, ohne die IT-Abteilung darüber in Kenntnis zu setzen. Solche «an der IT-Zentrale vorbei» beschaffte IT-Services können nicht nur die Sicherheit, sondern auch den Compliance-Status gefährden.
Die zweite Entwicklung ist auf Hersteller-Seite anzusiedeln: IT-Anbieter bringen regelmässig neue Softwareversionen auf den Markt, mit oftmals verschiedenen Varianten für den Server-, Desktop- oder Mobil-Bereich. Zudem verändern Hersteller häufig ihre Lizenzmetriken, entwickeln neue Produktstrategien oder stellen Supportleistungen schon nach relativ kurzer Zeit ein. Dies führt in weiterer Folge dazu, dass Bestandskunden sorgsam darauf achten müssen, rechtzeitig nachzulizenzieren beziehungsweise neue Lizenzen zu erwerben, wenn sie ihre IT-Compliance nicht gefährden wollen.
In Anbetracht dieser Umstände ist es nicht weiter verwunderlich, dass Kunden immer mehr dazu neigen, Cloud Computing als unkomplizierten Ausweg aus dieser Gemengelage zu sehen. Sie sind sich allerdings meist nicht bewusst, dass auch Cloud Computing an lizenzrechtliche Verträge gebunden ist und die Anbieter ihr Recht auf Audits entsprechend geltend machen. Egal ob Cloud, virtualisiertes Rechenzentrum oder On-Premise-Lösungen: Die Lizenzstruktur in Unternehmen nimmt zunehmend an Komplexität zu. Kein Wunder, dass viele Firmen den Überblick verlieren.

Compliance bleibt Risikofaktor

Aufgrund mangelnder Transparenz im Software-Management steigt natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass bei einem Hersteller-Audit Urheberrechtsverstösse festgestellt werden (mehr dazu ab Seite 42). Stellt ein Software-Anbieter bei einem Audit fest, dass ein Anwenderunternehmen unrechtmässig Software nutzt, wird über eine Nachlizenzierung verhandelt. Dabei gilt: Je höher die Diskrepanz, desto schlechter die Verhandlungsposition des Kunden. Um Compliance-Verstösse, die zu hohen Kosten und strafrechtlichen Konsequenzen führen, von vornherein zu vermeiden, sollten Anwenderunternehmen auf ein ganzheitliches Lizenzmanagement entlang des kompletten Software-Lifecycles setzen. So haben sie – unabhängig von angekündigten Audits – den Status jederzeit im Blick und können etwa im Falle einer Unterlizenzierung direkt auf den Hersteller zugehen.
Dies ist aber nicht immer Realität. Vielmehr verhält es sich so, dass Firmen angesichts eines drohenden Audits überstürzt und unüberlegt in Lizenzmanagement-Werkzeuge investieren. Hinzu kommt, dass der Markt für Software Asset Management (SAM), mittlerweile kaum noch überschaubar ist. Gerade KMU, deren Kerngeschäft nicht die IT ist, müssen hier die Mammut-Aufgabe bewältigen, aus einer Vielzahl an Lösungen die für sie effizienteste auszuwählen. Angenommen, sie überwinden diese Hürde, so gilt es immer noch, Mitarbeiter entsprechend zu schulen, Fachwissen aufzubauen und dieses natürlich auch up-to-date zu halten.
Anstatt sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können, müssen Unternehmen also viel Energie, Zeit und Kosten in das Software-Management investieren. Im schlimmsten Fall kann es passieren, dass dann trotz aller Mühe und Kosten am Ende kein zufriedenstellendes Ergebnis herauskommt. Dies liegt in den meisten Fällen schlichtweg am mangelnden Know-how der Mitarbeiter. Denn selbst, wenn erkannt wurde, dass eine Über- beziehungsweise Unterlizenzierung vorliegt, steht die Frage im Raum, wie damit umzugehen ist.
Eine Unterlizenzierung lässt sich nicht mit dem Kauf der nächstbesten Lizenz lösen. Entscheidend für die richtige Lizenz ist die technische Information. In solchen Fällen ist es unter Umständen ratsam, einen externen Berater, der über umfassende Fachexpertise verfügt, zurate zu ziehen. Externe Berater verfügen nämlich nicht nur über ein detailliertes Wissen zu den unterschiedlichen Produkten und den entsprechenden Lizenzmodellen sowie deren aktuell gültigen Nutzungsrechten und Services. Sie arbeiten auch eng mit Softwareherstellern zusammen und können daher bei Verhandlungen das Beste für ihre Kunden herausholen und ein individuelles Beschaffungsmodell für sie erstellen.
 
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