Mehr Effizienz mittels MDS

Mehr Effizienz mittels MDS

3. Juni 2012 - von Adrian Schwizer

Viele Unternehmen kennen die Kosten ihrer Dokumentenmanagement-Strategie nicht – sofern es überhaupt eine gibt. Dabei könnte hier Geld gespart werden.
Artikel erschienen in IT Magazine 2012/06
Mit einer optimierten Dokumentenmanagement-Umgebung können Unternehmen jeder Grösse eine klare Effizienzsteigerung erzielen. (Quelle: RICOH)
Auch im Jahr 2012 steht das Senken der Betriebskosten bei vielen Unternehmen weit oben auf der Prioritätenliste. Umso erstaunlicher scheint es deshalb, dass ein Posten, bei dem grosse Einsparungen ohne wirklichen Verzicht möglich sind, bei zahlreichen Firmen noch immer nicht unter die Lupe genommen wird: das Dokumentenmanagement. Prinzipiell sollten sich alle Unternehmen mit ihrer Dokumentenmanagement-Umgebung befassen, sind doch Dokumenten-basierte Prozesse wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – treten regelmässig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern aus. Die Effizienz des geschäftskritischen Dokumentenmanagements ist somit für jedes Unternehmen ein wesentlicher Faktor, wenn es um die eigene Zukunfts- oder Wettbewerbsfähigkeit geht.


Umfassender Ansatz mit MDS

Angesichts der hohen Kosten des Dokumentenmanagements im Vergleich zum Jahresumsatz lohnen sich Managed Document Services (MDS) bereits für Unternehmen mit mehr als zehn Dokumenten-Output-Geräten (MFPs). Anbieter von MDS setzen dabei auf einen umfassenderen Ansatz als nur die bereits seit längerem bekannten MPS (Managed Print Services).
Bei einem MDS-Konzept steht nicht ausschliesslich die Optimierung des Druckvolumens im Mittelpunkt, sondern auch die Optimierung der Dokumentenprozesse. Will heissen: Neben der Optimierung der Druckinfrastruktur als Teil der Dokumentenprozesse werden den Kunden massgeschneiderte Lösungen zur Digitalisierung und Weiterverarbeitung von Dokumenten, Archivierungslösungen oder Lösungen für die Verbesserung der Informationssicherheit angeboten.
Das Ziel jeder MDS-Lösung ist dabei eine klare Effizienzsteigerung, in deren Zentrum die drei Faktoren Reduktion der Total Cost of Ownership (TCO), Verminderung der CO2-Emissionen sowie die Verbesserung der Kopier- und Druckleistung stehen. Hinzu kommt, dass durch den Einsatz energieeffizienter Bürokommunikationssysteme in Kombination mit einer individuell auf die Bedürfnisse zugeschnittenen Lösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement die Umwelt messbar entlastet werden kann.
 
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