Kostentransparenz dank Umstieg auf MPS

Kostentransparenz dank Umstieg auf MPS

4. September 2011 - Lipo Einrichtungsmärkte hat im vergangenen November seinen heterogenen Druckerpark durch 110 neue Drucker ersetzt und baut jetzt auf Managed Print Services.
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/09
Insbesondere auf den Verkaufsflächen ist für Lipo entscheidend, dass die gedruckten Dokumente schnell ausgespuckt werden, so dass der Kunde nicht lange auf den Auftrag warten muss. (Quelle: Lipo)
So wie sich die Printer-Situation bis im November letzten Jahres bei Lipo präsentierte, so dürfte es auch heute noch in vielen Schweizer Unternehmen aussehen: «Wir hatten eine ziemlich heterogene Druckerlandschaft. Bei Bedarf wurden neue Drucker hinzugekauft, und dabei hat man sich nicht auf ein Modell festgelegt, sondern geschaut, was preis-/leistungsmässig gerade aktuell war. So hatten wir Printer von HP im Einsatz, von Oki, von Kyocera – viele davon Consumer-Produkte. Irgendwann sind wir an den Punkt gekommen, wo sich das Ganze nicht mehr managen liess, zum einen aufgrund der unterschiedlichen Druckertreiber, zum anderen wegen des Unterhalts der Geräte», berichtet Carsten Pebler, IT-Leiter beim Schweizer Einrichtungsmarkt. Pebler betreibt mit seinem relativ kleinen IT-Team die Informatik für den Hauptsitz von Lipo Einrichtungsmärkte in Rei­nach sowie für 13 Filialen. Alles in allem mussten 110 Drucker verschiedener Hersteller unterhalten werden. Nebst dem Aufwand für den Unterhalt waren die Kosten ein Thema. Eine Managed-Print-Services-Lösung (MPS) versprach, diese zu senken. «Wir haben die Situation durchgerechnet und schnell gemerkt, dass wir Kosten einsparen könnten, auch wenn dies schwierig in einem Geldbetrag auszu­drücken ist», erklärt Pebler. Bei der Kalkulation sei man davon ausgegangen, dass die Kosten mit MPS um rund 20 Prozent gesenkt werden können.

Transparente Kosten

Budgetsicherheit sei dabei aber nicht im Vordergrund gestanden, vielmehr habe der Wechsel auf Managed Print Services zu Tage gebracht, was der Druckerpark bei Lipo überhaupt koste. «Zuvor waren diese Kosten gar nicht greifbar, zudem hat der Wechsel im Unternehmen auch das Bewusstsein dafür geschärft, ob denn wirklich jede Seite unbedingt ausgedruckt werden muss. Heute wissen wir, was uns jede gedruckte Seite kostet», erläutert Pebler. Zum Vorgehen beim Wechsel auf MPS erklärt Pebler, dass man auf eine Ausschreibung des Auftrags verzichtet hat. Dies aus mehreren Gründen: «Zum einen hat uns die Firma Bechtle, mit der wir im Bereich des Server-Betriebs zusammenarbeiten, geraten, es mit dem Hersteller Oki zu versuchen. Zudem hatten wir selbst mit Oki schon früher gute Erfahrungen gemacht. Und nicht zuletzt unterstützt unser verhältnismässig altes Warenwirtschaftssystem nicht viele Druckerhersteller, Oki aber schon.» So habe man sich mit dem Projektverantwortlichen von Oki zusammengesetzt, und hier habe die Chemie sofort gestimmt – sowohl auf persönlicher Ebene wie auch bei den Leistungen. «Wir haben ein rundes Paket offeriert bekommen, das für uns gepasst hat», erklärt Pebler. Ausserdem sei es in der Lipo-IT häufig so, dass Projekte ohne grosse Ausschreibung über die Bühne gehen. Bei anderen grösseren Projekten hole man teilweise Gegenofferten ein, doch im Falle Managed Print Services habe man sich stark auf den Tipp von Bechtle sowie das gute Gefühl im Zusammenhang mit Oki verlassen.
 
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