Schönheitskönigin mit Köpfchen

Schönheitskönigin mit Köpfchen

28. Oktober 2003 - Das PDF-Format kann mehr als Dokumente originalgetreu anzeigen: Mit erweitertem XML-Support will Adobe der kommenden Microsoft-Formularumgebung Infopath Paroli bieten.
Artikel erschienen in IT Magazine 2003/19

Es gibt zwei De-facto-Standards für elektronisch erfasste Dokumente: das allgegenwärtige Microsoft-Word-Format und das PDF-Format von Adobe. Während Word-Dokumente sowohl für die aktuelle Bearbeitung als auch für Archivzwecke genutzt werden, dienen PDF-Dokumente zumindest auf den ersten Blick vor allem der langfristigen Speicherung von Inhalten. Laut Adobe sind allein im öffentlich zugänglichen Web heute über 20 Millionen PDF-Dateien verfügbar; firmeneigene Archive dürften ein Vielfaches davon beherbergen.


Papier ist immer noch Trumpf

Dutzende von Dokumenten-Management-Systemen und millionenschwere Anstrengungen von IT-Abteilungen haben es bisher in den wenigsten Fällen geschafft, unternehmensweit alle dokumentenzentrierten Prozesse mit elektronischer Unterstützung ablaufen zu lassen - kurz: Wir sind vom papierlosen Büro weiter entfernt denn je.



Und dies, obwohl eigentlich alles für die Abkehr von der zellstoffbasierten Dokumentenwirtschaft spricht - so hat zum Beispiel eine PWC-Studie festgestellt, dass zur Pflege von einem Dutzend Aktenschränken jeweils ein Mitarbeiter eingestellt werden muss. Ganz zu schweigen vom Umweltaspekt: Produktion und Transport des Papiers brauchen Energie und verschmutzen Luft und Gewässer.



Ein elektronisches Archiv braucht weniger Platz und bietet ein enormes Automatisierungs- und Rationalisierungspotential. Überdies sinken die Kosten für Speicherkapazität stetig - hohe Storage-Preise sind kein Grund, weiter auf Papier zu beharren.



Forrester Research nennt drei Gründe, wieso die IT-basierte Dokumentenverwaltung bisher trotzdem eine geringe Breitenwirkung hatte:




Mieser Output: Ausgerechnet die Systeme mit den wichtigsten unternehmenskritischen Informationen wie Fakturierung und Einkauf liefern die dürftigste Output-Qualität - Forrester spricht von "niedriger Auflösung und lobotomisierter Thin-Client-Funktionalität". Es sei schon fast ein Triumph, wenn Online-Berichte und -Formulare qualitativ dem Papier gleichkommen.




Insellösungen: Statt einer unternehmensweiten Document-Management-Strategie nachzukommen, pflegt jede Abteilung ihr eigenes Gärtchen. Das macht die übergreifende Automatisierung schwierig, und die Synergie, die ein elektronisches Archiv eigentlich bringen sollte, findet nicht statt.




Proprietäre Systeme: Selbst wenn eine Strategie für den Umgang mit Dokumenten vorliegt, harzt es mit der Umsetzung. Die Integration der beteiligten Legacy-Systeme mit proprietärer Technologie ist ein kostspieliges und zeitintensives Unterfangen und wird oft gar nicht erst versucht.



Ein vierter Grund für die nachhaltige Dominanz des Papiers: die Bequemlichkeit. Der Umgang mit elektronischen Dokumenten, die für einen bestimmten Arbeitsablauf zwischen verschiedenen Softwaresystemen hin- und herbewegt und dabei in unterschiedliche Formate mit entsprechendem Verlust der ursprünglichen Präsentationsqualität konvertiert werden müssen, ist ohne vollumfängliche Integration aller beteiligten Anwendungen viel zu kompliziert. Es ist zum Beispiel oft einfacher, ein Dokument rasch auszudrucken und ins Faxgerät zu legen, als es direkt aus einem elektronischen Archiv zu versenden.

 
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