Schaltzentrale für den Umgang mit Dokumenten

Die Version 7 von Adobe Acrobat bringt auf unverändert hohem Preisniveau mehr Möglichkeiten und eine deutliche Performance-Steigerung.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2005/03

     

Vereinfachte Zusammenarbeit, bequemere Bedienung und mehr Speed – das sind die Verbesserungen, die Adobe der neuesten Version 7 seiner Acrobat-Software verpasst hat, die ihrerseits im Zentrum der «Intelligent Document Platform» steht.


Die Arbeit wird bequemer

Was früher eher behäbig daherkam, hat nun Feuer unterm Hintern: Schon beim Aufstarten des Programms und erst recht beim Öffnen von PDF-Dokumenten bekommt der Acrobat-7-Benutzer eine deutliche Leistungssteigerung zu spüren. Dies gilt nicht bloss für die hier vorgestellte Professional-Variante, sondern macht sich auch beim kostenlosen Reader bemerkbar, der interessanterweise nicht auf der Installations-CD enthalten ist, sondern selbst von Käufern der Vollversionen – es gibt mehrere Varianten – vom Internet heruntergeladen werden muss.
Übersicht schafft der neue Organizer. Er zeigt in einer Scroll-Liste alle kürzlich geöffneten PDF-Dateien samt Vorschaubild an und erlaubt die Zusammenstellung von sogenannten Sammlungen: Links zu mehreren PDF-Dokumenten, die auf unterschiedlichen lokalen oder Netzwerk-Volumen liegen können, sie lassen sich zu einer Position zusammenfassen und so auf einen Schlag öffnen oder drucken. Auch der E-Mail-Versand ist direkt aus dem Organizer heraus möglich, allerdings nur für einzelne Dokumente und nicht für ganze Sammlungen – die darin enthaltenen Files müssen entweder einzeln gemailt oder vorher in ein PDF-Paket umgewandelt werden. Auch dafür stellt die neue Version verbesserte Mechanismen bereit: Acrobat Professional 7 kann nicht nur zusätzliche Seiten in ein bestehendes PDF einfügen, sondern in einem Arbeitsgang Originale aus verschiedenen Anwendungen in ein einziges PDF-Dokument umwandeln.


Mehr Formate, mehr Sicherheit

Bequemer wird auch die Umwandlung von Dokumenten aus anderen Applikationen ins PDF-Format. Unter Windows werden neu auch AutoCAD und Visio direkt unterstützt, wobei Ebenen und Objektdaten erhalten bleiben. Auch Benutzer anderer Office-Anwendungen profitieren von der Version 7. So lässt sich in Outlook ein E-Mail mit einem einzigen Mausklick ins PDF-Format bringen, und in Internet Explorer können nicht wie bisher nur ganze Webseiten, sondern auch einzelne mit der Maus selektierte Abschnitte konvertiert werden.
Die Sicherheitsmöglichkeiten wurden ebenfalls überarbeitet. Verschlüsselungs- und Passwortschutzoptionen stellt man in einem einheitlichen Sicherheits-Dialog ein. Dabei lässt sich im Einzelnen festlegen, ob das entsprechende Dokument gedruckt und ob Textpassagen und Grafikelemente herauskopiert werden können. Acrobat 7 unterstützt auch die Übernahme von Regeln von einem zentralen Policy-Server der Adobe-Livecycle-Plattform.


Workflow leicht gemacht

Eine der Stärken von Acrobat ist schon seit einigen Versionen die Möglichkeit, Dokumente mit Textnotizen, Hinterlegungen, Grafikelementen, Audioanmerkungen und weiteren Annotationselementen zu kommentieren. Bisher mussten dazu nicht nur der Autor, sondern auch alle Korrektoren mit einer Acrobat-Vollversion ausgerüstet sein. Version 7 erleichtert den Dokumenten-Workflow punkto Budget und Zugänglichkeit drastisch: Kommentare lassen sich nun auch im kostenlosen Reader nach Herzenslust beifügen.





Dazu muss der Autor mit Hilfe der Professional-Version das Dokument für Korrekturen freigeben. Er kann dabei wahlweise nur die Text- oder auch die Grafikanmerkungswerkzeuge aktivieren. Das Dokument wird dann direkt aus Acrobat Professional als E-Mail-Attachment an die Korrektoren verschickt; den Mail-Text befüllt die Software automatisch mit Anweisungen zum Korrekturlauf samt einem Link zum Download des Readers.






Beim Öffnen eines zur Revision vorgesehenen PDF-Attachments blendet der Reader die Korrekturwerkzeuge ein, die bei gewöhnlichen PDF-Dokumenten verborgen bleiben. Nachdem alle Korrekturen und Anmerkungen erledigt sind, sendet der Korrektor das annotierte Dokument durch einen Mausklick an den Absender zurück. Mit einem Menübefehl werden die Kommentare ins Ursprungsdokument übernommen; die Anmerkungen verschiedener Korrektoren lassen sich dabei kombinieren und in Form einer Zusammenfassung Seite an Seite mit dem Original betrachten oder ausdrucken. Der gesamte Korrekturlauf ist kinderleicht aufzusetzen und funktionierte im plattformübergreifenden Test auf Anhieb (Autor mit Professional-Version auf Mac, Korrektoren mit Reader auf Windows-Systemen). Alternativ lässt sich das zu korrigierende Original auch in einem WebDAV-fähigen Netzwerkverzeichnis speichern und via Browser bearbeiten.


Eine Version, mehrere Varianten

Acrobat 7 gibt es in vier verschiedenen Ausgaben – Professional, Standard, Elements und Reader. Nur die Professional-Variante bietet alle Features. Acrobat 7 Standard erlaubt zwar das Zusammenführen verschiedener Dokumente zu einem einzigen PDF; auf die Freischaltmöglichkeit für die Korrektur-Tools im Reader muss der Standard-User jedoch ebenso verzichten wie auf die direkte Datenübernahme aus Visio- und AutoCAD. Beide Vollvarianten sind ziemlich teuer: Acrobat Professional kostet über 900 Franken, die Standard-Ausgabe zirka 565 Franken.






Für Anwender mit geringeren Bedürfnissen, die in erster Linie simple PDFs aus Office-Anwendungen erstellen, betrachten und drucken wollen, gäbe es noch Acrobat Elements – aber diese Einstiegsvariante läuft erstens nur unter Windows und ist zweitens ausschliesslich für Grosskunden im Rahmen eines Lizenzprogramms erhältlich.
Etwas stiefmütterlich behandelt Acrobat auch die Macintosh-Anwender, von der nach wie vor nicht existierenden Version für Linux ganz zu schweigen: Der Adobe LiveCycle Designer, ein bequemer Editor für PDF-Formulare mit XML-Datenaustausch, läuft nur unter Windows-Betriebssystemen. Bisher war dieses Programm nur separat zu haben; in Version 7 ist es Teil der Professional-Variante – das Mac-Paket, in dem der Designer nicht enthalten ist, kostet notabene gleich viel.

(ubi)


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