Ovis PDF-Office 2.1: Idee gut, Bedienung schwach

Das PDF-Formularerstellungstool aus deutschen Landen bietet umfassende Funktionen, überzeugt punkto Oberfläche aber überhaupt nicht.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2004/03

     

PDF-Formulare zum Online-Ausfüllen trifft man relativ selten an. Mit ein Grund dafür dürfte der hohe Preis der Acrobat-Vollausgabe sein, die man zum Erstellen PDF-basierter Formulare benötigt. Mit seinem Produkt Ovis PDF-Office will der deutsche Hersteller Universe Software diesem Missstand abhelfen: Das Programm ist im Online-Shop für weniger als hundert Euro zu haben.


Ein Tool für eine Funktion

PDF-Office erfüllt genau eine Aufgabe: die Gestaltung von Formularen mit Eingabefeldern, Texten und Bildern sowie den Export des erstellten Formulars im PDF-Format. Zum Betrachten und Ausfüllen der Formulare wird dagegen ein externer Viewer benötigt; im allgemeinen wird man den kostenlosen Adobe Reader (ehemals Acrobat Reader) bemühen.




Die Eingaben lassen sich darüber hinaus nur speichern, wenn im Hintergrund ein PDF-Formularserver arbeitet oder ein anderweitiges Server-Script die Eingaben entgegennimmt. Auch zu diesem Zweck bietet der Hersteller ein Produkt an: Der Ovis FormServer ist als Client Edition zum Speichern der Eingaben auf der lokalen Festplatte oder in der Server Edition fürs Intranet oder Internet erhältlich.


Vollständige Formularfunktionen

Am Funktionsumfang des Programms gibt es nichts zu kritisieren: PDF-Office stellt neben simplen Textfeldern alle weiteren Formularfeldtypen bereit. Möglich sind Optionsfelder, Checkboxen, mehrzeilige Textfelder, Dropdown-Menüs, Auswahllisten und Passwortfelder. Beim Einfügen von Optionsfeldern erstellt PDF-Office automatisch die zugehörige Gruppe. Auch das Aussehen der Felder lässt sich mit Optionen für Umrandung, Hintergrund- und Textfarbe sowie Schriftstil nach dem eigenen Geschmack festlegen.




Die Schaltflächen bieten flexible Optionen zur Weiterverarbeitung der Eingaben: Diese lassen sich wahlweise löschen, an den herstellereigenen FormServer übermitteln, an ein beliebiges Server-Script senden oder mit einem frei definierbaren JavaScript verarbeiten.


Bedienung gewöhnungsbedürftig

Auf den ersten Blick wirkt die Oberfläche von PDF-Office aufgeräumt und logisch in der Anordnung. Sobald man aber mit der Gestaltung eines Formulars beginnt, treten zahlreiche Inkonsistenzen zutage.

Man arbeitet entweder im Layout- oder im Seitenansicht-Modus. Im Layout-Modus plaziert man Formularfelder und Textboxen und gibt, so das Handbuch, "alle Informationen ein, die später für die Verwaltung der Felder oder die Datenbankanbindung relevant sind". Dazu gehören etwa der Datentyp für Eingabefelder (verschiedene Zahlenformate mit optionaler Validierung) und das Verhalten von Schaltflächen.




Alles andere wie beispielsweise Farben, Umrandungsstärken und Schriftattribute sowie der statische Inhalt von Textboxen wird im Modus "Seitenansicht" eingestellt, der somit nicht bloss ein Ansichts-, sondern ein separater Editiermodus ist. Obwohl der Hersteller die modale Trennung logisch begründet ("im Modus Seitenansicht werden alle Informationen eingegeben, die später für den Anwender sichtbar sein sollen"), treibt der ständige Wechsel den Formulargestalter bald einmal zum Wahnsinn. Kurioserweise klappt das Verschieben eines Elements (nur mit der Maus, keine Feinjustierung mit den Cursortasten möglich) ausschliesslich im Layout-Modus, obwohl man damit ja eigentlich das Erscheinungsbild und nicht die Grundstruktur des Formulars manipuliert.
Und es wird noch schlimmer: Elemente eines bestimmten Typs (Bilder, Textboxen, Formularfelder) lassen sich nur bearbeiten, wenn in der Toolbar das zugehörige Werkzeug aktiviert ist. Ein allgemeines Selektionstool, wie es in Grafikprogrammen gang und gäbe ist, gibt es nicht. Somit ist es unmöglich, ein Eingabefeld und sein Textlabel, das in Form einer Textbox definiert wird, gleichzeitig zu verschieben, zumal Befehle zur Gruppierung und Ausrichtung von Elementen fehlen. Eine zusätzliche Erschwernis: Beim Wechsel zwischen den Werkzeugen schaltet das Programm immer in die Seitenansicht, auch wenn man zuvor im Layout-Modus gearbeitet hat.



Ausserdem ist nie ganz klar, ob man ein bestehendes Element auswählt oder ein neues erstellt - zur Auswahl mehrerer Elemente gleichen Typs muss die Control-Taste gedrückt sein. Wenn man bloss mit der Maus ein Rechteck aufzieht, erstellt man oft ungewollt ein neues Element.


Output in Ordnung

Nach der mühsamen Erstellung konvertierte PDF-Office unser Beispielformular ohne Probleme ins PDF-Format. Wir haben das Erzeugnis mit verschiedenen PDF-Viewern auf Windows-, Mac- und Linux-Systemen begutachet und als einwandfrei befunden - sinnvoll benutzbar sind die Dokumente allerdings nur, wenn der Viewer PDF-Formulare wirklich unterstützt.



PDF-Office 2.1 zeichnet sich durch eine etwas umständliche Bedienung aus.

(ubi)


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