Mit Office XP hat Microsoft vor zwei Wochen eines der - nach eigener Sprachregelung - wichtigsten Updates der Firmengeschichte auf den Markt gebracht. Mit der neuen Version soll, der Name verrät es, insbesondere die Erfahrung, das Erlebnis des Anwenders beim Arbeiten verbessert werden, und das geht naturgemäss am besten über die Oberfläche.
In einem intensiven Test haben wir für Sie überprüft, welche neuen Features Microsoft in seinen Goldesel eingebaut hat, wo bestehende Funktionen verbessert wurden und ob wenigstens einige der altbekannten Fehler und Probleme in Word und Konsorten ausgemerzt worden sind. Und natürlich verraten wir, ob sich die vielbeschworene neue User-Experience einstellt und unter welchen Umständen sich das Update lohnt.
Im Vergleich zu den zahlreichen Beta-Versionen und Release-Kandidaten präsentiert sich Office XP allerdings schon ziemlich abgespeckt. Die lange erwartete und versprochene Spracherkennung beispielsweise ist in der deutschen Version ebensowenig enthalten wie die Handschriftenerkennung. Diese Features sind bloss in den amerikanischen und einigen asiatischen Versionen integriert. Möglicherweise war für Microsoft die deutsche Sprache im Vergleich zu Chinesisch und Japanisch doch zu komplex.
Ebenfalls dem Rotstift zum Opfer gefallen ist der sogenannte Office-Designer, eine Applikation, mit deren Hilfe Office-Anwender selbständig Workgroup-Lösungen auf Basis von Exchange 2000, SharePoint Portal Server und Outlook hätten entwickeln sollen.
Keine wesentlichen Veränderungen gibt es beim Setup zu verzeichnen. Wie bereits bei Office 2000 können die Applikationen in ihrer Gesamtheit oder aber sehr fein gegliedert in Einzelteilen installiert werden - zur Auswahl stehen für die meisten Komponenten die direkte Installation auf Festplatte, die Installation beim ersten Aufruf sowie die Ausführung ab CD. Zusätzlich können einzelne Komponenten auch als nicht verfügbar deklariert werden, was bedeutet, dass sie auch in keinem Menü zu finden sind.
Falls sich bereits Office 97 oder 2000 auf der Festplatte befinden, bietet das Setup-Programm von sich aus an, die vorhandenen Versionen zu entfernen. Sinnvollerweise verschiebt man seine eigenen Dokumentvorlagen vor dieser Prozedur auf einen sicheren Datenträger.
Alternativ dazu lassen sich die älteren Office-Versionen auch parallel mit XP betreiben, einzig Outlook wird in jedem Fall ersetzt.
Voraussetzung für eine Installation von Office XP sind einmal mehr erhöhte Hardwareressourcen. Microsoft bezeichnet als absolutes Minimum einen Pentium 133 mit (betriebssystemabhängig) mindestens 24 bis 64 MB RAM sowie zusätzlich 8 MB pro gleichzeitig geöffnete Anwendung. Sinnvolle Arbeit ist allerdings erst mit einem über 300 MHz schnellen Prozessor und mindestens 128 MB RAM möglich, darüber hinaus sollte man über mehr als 400 MB freien Speicherplatz verfügen. Eine Vollinstallation von Office XP Professional schlägt sogar mit rund 700 MB Speicherplatz zu Buche.
Unter Windows Me und 2000 installiert sich Office XP übrigens ohne das übliche Begehren, den PC nach der Installation neu zu booten; mit Windows 98 oder NT als Systemumgebung ist ein Neustart zwingend notwendig. Windows 95 wird mit der neuen Office-Version schon gar nicht mehr unterstützt.
Ist das für Anhänger von benutzerdefinierten Setups nach wie vor ziemlich umständliche Installationsprozedere überstanden, lassen sich die Applikationen starten - und zwar ohne die erforderliche Aktivierung (siehe Kasten Seite 21) genau fünfzig Mal.
Bereits beim Programmstart werden zwei Features augenfällig, die für Microsoft die gesteigerte Benutzer-Experience ausmachen: Zum einen kommen die Anwendungen nun nicht mehr im altbekannten 3D-Look, sondern in einem eleganten, flachen Design. 3D-Effekte gibt es erst, wenn man mit der Maus über die einzelnen Buttons in den Symbolleisten fährt. Zum anderen präsentiert sich sofort nach Programmstart der neue Aufgabenbereich (Task Pane), der häufig genutzte, aber mitunter tief in den Menüs versteckte Befehle zusammenfasst und sofort per Mausklick verfügbar macht. Der Aufgabenbereich wird normalerweise am rechten Fensterrand angezeigt, lässt sich aber auch frei plazieren.
Über den Aufgabenbereich lassen sich etwa die Zwischenablage steuern oder Formatierungen anzeigen und auf andere Dokumentteile übertragen. Ebenfalls im Aufgabenbereich untergebracht sind die Optionen für den Text-Suchdialog, die Clipart-Gallerie, der Wizard für die Erstellung von Serienbriefen sowie verschiedene Möglichkeiten für die Kreation von neuen Dokumenten.
Eine Neuerung in der Neuerung ist sozusagen die Übersetzungsfunktion. Dieses Feature ist hilfreich, wenn es darum geht, beim Schreiben von Dokumenten in Englisch den eigenen Wortschatz ein wenig aufzumotzen. Gute Kenntnisse in der verwendeten Sprache ersetzt die Funktion aber nicht, kann sie doch bloss einzelne Wörter, nicht aber komplette Sätze übersetzen. Der Nutzen wird ebenfalls durch die derzeit minimale Sprachunterstützung eingeschränkt - Deutsch lässt sich nur nach Englisch und zurück übersetzen, daneben sind Translations-Möglichkeiten von Englisch nach Französisch und Italienisch sowie umgekehrt implementiert. Erweiterungen der Wörterbücher durch den User sind nicht vorgesehen, ausserdem ist die Funktion nur in Word implementiert.
Nützlich sind die Task Panes insbesondere für ungeübte Office-Anwender. Dem fortgeschrittenen User bieten sie neben zusätzlichem Komfort vor allem einen einfachen Zugriff auf die Übersetzungsfunktion sowie die neue Zwischenablage mit ihren bis zu 24 Einträgen, die der Aufgabenbereich mitsamt Vorschau anzeigt.
Allerdings sind die Aufgabenbereiche in den verschiedenen Anwendungen unterschiedlich implementiert: Bietet PowerPoint nicht weniger als neun verschiedene Task Panes, schrumpft die Zahl der Optionen über Word (8) und Excel (4) bis hin zu Access (3). Outlook schliesslich bietet als einzigen Aufgabenbereich die Office-Zwischenablage.
Ein weiteres, in der Werbung für Office XP intensiv genutztes und im Alltag recht praktisches Feature sind die SmartTags. Dabei handelt es sich um eine auf XML basierende Technologie, die bestimmte Daten erkennen soll und "intelligente" Kontextmenüs zur Verfügung stellt. SmartTags werden etwa angezeigt, wenn Word per AutoKorrektur eine Eingabe verändert - über das Kontextmenü lassen sich in diesem Fall die Änderungen rückgängig machen oder gar die AutoKorrektur komplett ausschalten. Einige dieser Funktionen waren zuvor tief in den Menüs versteckt. Auch lässt sich per SmartTag nach einer Copy&Paste-Aktion die Formatierung des Originals erhalten oder die Dokumentformatierung übernehmen.
Eine andere SmartTag-Anwendung verknüpft Outlook und Word miteinander: Tippt man in Word den Namen eines Mail-Empfängers ein, erscheint ein SmartTag mit Funktionen zum Versand einer weiteren Mail oder zum Einfügen der zugehörigen Adresse.
In Excel werden per SmartTag fehlerhafte Eingaben und Formeln kenntlich gemacht und mögliche Lösungen angeboten. Ausserdem sollte man Kürzel von amerikanischen Aktien eingeben können, deren Kurse darauf per Internet bei MSN MoneyCentral abgefragt werden.
SmartTags stehen derzeit nur in Word und Excel sowie rudimentär in PowerPoint zur Verfügung. Ausserdem ist ihre Funktionsweise in der deutschen Office-Version eingeschränkt: Namen etwa werden nur dann als solche erkannt, wenn die Dokumentsprache auf US-Englisch eingestellt ist, der Börsenkurs-SmartTag von Excel scheint überhaupt nicht zu funktionieren. Immerhin haben Anwender die Möglichkeit, mit Hilfe des kostenlos verfügbaren SmartTag Development Kits zusätzliche SmartTags zu entwickeln und einzubinden.
Eine sehr nützliche Erweiterung der Office-Suite hat Microsoft mit der sogenannten Dokumentwiederherstellung in Word, Excel, PowerPoint und Access eingebaut, die Datenverluste weitestgehend minimieren soll. Im Fall eines Programmcrashs erlaubt diese Funktion, die noch geöffneten Dokumente abzuspeichern; nach einem Stromausfall oder ähnlichen Ereignissen listet die Dokumentwiederherstellung in einer Task Pane die letzten Versionen eines Dokuments auf und erlaubt so die manuelle Speicherung der korrekten Variante.
Die in Word seit langem eingebaute AutoWiederherstellen-Funktion, die Dateien in frei definierbaren Intervallen automatisch speichert, ist jetzt auch in Excel und PowerPoint integriert. Korrupte Dateien schliesslich versuchen die Anwendungen bei einem Neustart automatisch zu reparieren. In unseren Tests haben diese Sicherheits-Features problemlos funktioniert.
Nicht zuletzt hat Microsoft seiner Office-Suite auch eine neue Hilfefunktion spendiert - bei den überaus zahlreichen Features und Funktionen der einzelnen Applikationen ein für die User-Experience nicht zu unterschätzendes Feature. Der bekannte Office-Assistent hat nun ausgedient und wird standardmässig nicht mehr installiert (für Fans ist er aber noch immer auf der CD vorhanden). Statt dessen wurde in jeder Anwendung im Bereich der Symbolleisten ein Eingabefeld integriert, in dem sich Fragen in natürlicher Sprache eingeben lassen. In einem Drop-Down-Menü werden darauf mögliche Fundstellen in der Online-Hilfe angezeigt. Unsere Testfragen stellten für diese Funktion keine grossen Probleme dar.
Abgesehen von diesen applikationsübergreifenden Neuerungen bieten die einzelnen Anwendungen vor allem Verbesserungen im Detail sowie diverse kleine Erweiterungen, welche wir im folgenden beleuchten.
Die Neuerungen in Word 2002 dienen vor allem der leichteren Bedienbarkeit und der besseren Übersicht. Eines der hervorragendsten Features ist die überarbeitete Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen in Dokumenten, die vor allem bei Teamarbeit zum Einsatz kommen dürfte. Korrekturen im Text werden nun im Sprechblasen-Layout am rechten Seitenrand angezeigt - farblich codiert nach den verschiedenen Überarbeitern. Dadurch wird das Layout des Originaldokuments nicht beeinträchtigt und es bleibt problemlos lesbar, was mit der bisherigen Implementation der Funktion selten der Fall war. Mit Hilfe der neuen Überarbeiten-Symbolleiste lassen sich die Änderungen und Kommentare auch filtern.
Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, ein Dokument an einen Mail-Empfänger zur Bearbeitung zu versenden. Beim Empfänger wird automatisch der Überarbeitungsmodus aktiviert. Per Mausklick lässt sich das korrigierte Dokument darauf an den ursprünglichen Absender zurückschicken, die Eingabe der Adresse entfällt.
Verbessert wurden schliesslich die Möglichkeiten zum Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten. Neu lassen sich auch die Korrekturen mehrerer Bearbeiter gleichzeitig ins Originaldokument übernehmen, in dem der Autor einzelne oder alle Änderungen annehmen oder ablehnen kann.
Hilfreich im täglichen Einsatz ist die neue Symbolleiste Wörter zählen. Die Leiste besteht aus einem Anzeigefeld und einem einzigen Button und ermöglicht auf die Schnelle, die Anzahl Zeilen, Wörter oder Zeichen in einem Dokument zu zählen - der Umweg übers Extras-Menü entfällt. Allerdings hat Word mit der Anzahl Zeichen und Wörter seine Probleme: Die Zählung lässt sich nämlich nicht nur über die Symbolleiste, sondern auch über die Lesbarkeitsstatistik der Rechtschreibprüfung vornehmen. Interessanterweise differieren die Resultate in manchen Fällen beträchtlich.
Eine lange erwartete Funktion hat Microsoft mit der Mehrfachauswahl von Text eingebaut. Mit gleichzeitigem Drücken der <CTRL>-Taste lassen sich per Mausklick beliebige Textstellen, die nicht zusammenhängen müssen, auswählen und dann beispielsweise fett formatieren. Über mehrere Seiten hinweg funktioniert das allerdings nur, wenn von Hand mit dem Scrollbalken oder per Mausrad gescrollt wird; benutzt man die <Page Down>-Taste oder den Seitenwechseldoppelpfeil beim Scrollbalken, geht die ursprüngliche Markierung verloren. Dieses Verhalten war bereits bei früheren Word-Versionen feststellbar.
In Dokumenten, die mehrere Listen oder Tabellen beinhalteten, war es bisher meist recht umständlich, ein gleichbleibendes Format für alle derartigen Elemente zu erstellen und einzusetzen. In der neuen 2002er Version bietet Word jetzt endlich die Möglichkeit, für solche Fälle auf einfache Weise Formatvorlagen zu kreieren, die über den Aufgabenbereich Formatvorlagen und Formatierung beliebig angewandt werden können.
Mit dem Befehl zum Einfügen von schematischen Darstellungen lassen sich nun sechs verschiedene Diagrammformen, darunter Organigramm und Zyklus-Diagramm, per Mausklick in ein Dokument einfügen. Leider können die Diagramme bloss rudimentär bearbeitet werden; so ist es etwa nicht möglich, Beschriftungen umzuplazieren, um mehr Platz für Beschriftungstext zu erhalten. Ebenfalls neu ist die Möglichkeit, den Dokumenthintergrund mit Wasserzeichen wie etwa einem Logo zu verschönern.
Allerdings beinhaltet Word nicht nur einige praktische neue Funktionen, sondern auch alte Bugs. Beispielsweise bereitet die Textverarbeitung unter Umständen noch immer Probleme mit sehr umfangreichen Dokumenten, beim Plazieren von Grafiken, die teils willkürlich verschoben werden, oder beim Einsatz von Fussnoten.
Auch in Excel stehen die einfachere Bedienung und die verbesserte Übersicht im Vordergrund. Dazu hat Microsoft das Programm unter anderem mit denselben Funktionen für die Überarbeitung von Arbeitsblättern ausgestattet, wie sie auch in Word zu finden sind. Auch die SmartTags, Aufgabenbereiche und Recovery-Funktionen haben natürlich ihren Weg in Excel gefunden.
Eine praktische Neuerung ist das Überwachungsfenster, in dem Ergebnisse aus mehreren Zellen problemlos mitverfolgt werden können, während man andere Tabellenblätter bearbeitet oder sich sogar in anderen Arbeitsmappen befindet. Dadurch entfällt das bisher notwendige Hin- und Herblättern oder -scrollen, wenn die Resultate von veränderten Eingaben überprüft werden sollten.
Die Eingabe von Formeln erleichtert Excel künftig mit Tool-Tips: Während die Formel noch eingeben wird, zeigt Excel die erwarteten Argumente an. Ausserdem ermöglicht diese QuickInfo genannte Funktion den direkten Zugriff auf die Hilfefunktion, indem darin auf die Funktion oder ein Argument geklickt wird.
Dem Verständnis von komplexen Formeln ebenso wie dem Auffinden von versteckten Fehlern kann die neue Formelauswertungsfunktion dienen. Mit Hilfe dieses Features hat der Anwender die Möglichkeit, eine Formel Schritt für Schritt durchzugehen und live zu beobachten, wie Excel das Ergebnis berechnet. Zu finden ist die Formelauswertung ebenso wie das Überwachungsfenster in der neuen Symbolleiste Formelüberwachung, die auch Möglichkeiten bietet, um etwa auf einen Klick sämtliche Formeln in einem Tabellenblatt anzuzeigen.
Im Web veröffentlichte Excel-Dateien können nun nach Änderungen automatisch aktualisiert werden, indem die entsprechende Option aktiviert wird. Das ist insbesondere von Nutzen, weil etwa in digitalen Dashboards geöffnete Excel-Sheets sofort die neuen Daten erhalten.
Zahlreiche kleine Verbesserungen erleichtern den Alltag mit Excel. So wurde beispielsweise die Suchen&Ersetzen-Funktion überarbeitet; sie führt Aktionen nun über mehrere Tabellenblätter aus, findet auch Formatierungen und speichert alte Suchvorgänge. Die Register von Tabellenblättern innerhalb einer Arbeitsmappe lassen sich in Excel 2002 farbig gestalten, was die Übersicht verbessern kann. Und nicht zuletzt lassen sich Rahmenlinien für Zellbereiche mit Hilfe eines virtuellen Stifts nun beliebig ins Tabellenblatt zeichnen.
Neben diesen nützlichen Features hat auch Excel einige Schattenseiten. So fehlt beispielsweise ohne ersichtlichen Grund ein Aufgabenbereich für Formatierungen, wie er in Word zu finden ist. Darüber hinaus ist Excel in manchen Fällen nicht in der Lage, das Format von importierten Zahlen zu erkennen, was nach grösseren Importen unter Umständen eine mühselige Bearbeitungsphase nach sich ziehen kann.
Eine der wichtigsten Neuerungen in Outlook ist sicherlich die Unterstützung für DAV-kompatible Web-Mailkonten wie Hotmail, die nun direkt in den PIM integriert werden können. Der Zugriff auf verschiedene Mailkonten wird dadurch wesentlich vereinfacht. Ergänzt wird dieses neue Feature durch flankierende Massnahmen beim Mailversand, die es dem Anwender jetzt ermöglichen, das gewünschte Versandkonto ad hoc auszuwählen. Die bisherige Unterscheidung zwischen interner und Web-Mail entfällt gänzlich.
Kommunikationssüchtige User werden sich über die Integration von MSN-Messenger-Funktionen in Outlook 2002 freuen. Ist das Utility installiert, wird beispielsweise beim Öffnen eines Kontakts oder einer Mail sofort angezeigt, ob die betreffende Person derzeit online ist. Direkt in Outlook lassen sich darauf Messenger-Sitzungen starten.
Dem schnelleren Versand von Mail-Nachrichten dient die automatische Vervollständigung von Empfängeradressen. Outlook versucht beim Tippen von Anschriften selbständig, den gewünschten Empfänger zu erraten, und füllt die entsprechenden Daten ins passende Feld. In unserem Test hat das tadellos funktioniert.
Einen guten Eindruck hat auch der überarbeitete Kalender mit seiner Farbunterstützung und den neuen Teamfunktionen gemacht. Dank der Farbcodierung steigt die Übersicht über eingetragene Termine deutlich, private und geschäftliche Meetings lassen sich sofort unterscheiden. Regeln können die Codierung weiter vereinfachen. Zu den Teamfunktionen gehören die Gruppenterminpläne. Outlook speichert auf Wunsch mehrere Gruppenkalender und ermöglicht so einen schnellen und einfachen Überblick über Frei/Gebucht-Informationen von anderen Teammitgliedern oder Konferenzräumen. Gleichzeitig können innerhalb derselben Benutzeroberfläche Mails an die Gruppe versandt oder Termine für das ganze Team festgelegt werden. Neu ist die Funktionalität teilweise auch per Internet nutzbar und nicht mehr zwingend von einem Exchange Server abhängig.
Praktisch ist das neue Erinnerungsfenster, das nun sämtliche Erinnerungen unter einer Oberfläche anzeigt und zusätzliche Reaktionsmöglichkeiten bereitstellt.
Nur für Anwender interessant, die Outlook in Zusammenarbeit mit Exchange Server benutzen, ist die neue Dialogbox zum Aufräumen des Postfachs, die sich im Menü Extras findet. Zwar wird hier bei fehlendem Exchange Server auch die Grösse der einzelnen Ordner innerhalb einer PST-Datei angezeigt, aber Aufräumen lassen sich effektiv nur Exchange-Postfächer. Aufgeräumt und verkleinert werden PST-Files erst mit der Komprimierung - zu finden im Datei-Menü unter dem Befehl Datendateiverwaltung. Ein Link von Postfach aufräumen auf dieses Dienstprogramm fehlt unverständlicherweise.
Nicht ganz neu, aber für viele Anwender nach wie vor ärgerlich, ist der verschärfte Virenschutz, den Microsoft in Outlook 2002 eingebaut hat. Diese Funktion verhindert den programmgesteuerten Zugriff auf das Adressbuch und blockiert Mail-Attachments, die potentiell unsicher sind, darunter etwa exe-, vbs- oder Hilfedateien. Der Anwender hat keine Möglichkeit, auf entsprechende Attachments zuzugreifen, geschweige denn, sie zu speichern. Während die erste Massnahme durchaus vernünftig ist, greift letztere ziemlich weit in die Nutzungshoheit eines Users ein, insbesondere, weil eine Anpassung dieser Funktion durch den Anwender nicht vorgesehen ist. Immerhin lässt sich das Feature vom Administrator an bestimmte Bedürfnisse anpassen, und mit einem Registry-Hack lässt es sich umgehen.
Eher enttäuschend ist auch, dass Outlook nach wie vor über keinen integrierten Reader für Newsgroups verfügt. Zwar deklariert sich das per Gehe zu - News geöffnete neue Programmfenster als Microsoft Outlook Newsreader, dahinter verbirgt sich aber nach wie vor nichts anderes als Outlook Express 5, wie ein Blick ins Info-Fenster zeigt.
Viele der Neuerungen in PowerPoint sind mit Hilfe der Aufgabenbereiche gelöst. Diese zeigen nun eine Vorschau auf die verfügbaren Foliendesigns und Animationsschemas und ermöglichen die Kreation von benutzerdefinierten Animationen. So ist es nun möglich, beispielsweise mehrere Objekte gleichzeitig zu verschieben, Pfad-Animationen zu erstellen oder sämtliche Effekte auf einer Folie zu sequenzieren.
Mitunter praktisch ist die neue Möglichkeit, innerhalb einer Datei mehrere Folien- oder Titelmaster anzulegen. Auf diese Weise können mehrere Präsentationen in einem einzigen File gespeichert oder Präsentationen mit separaten Abschnitten erstellt werden.
Werden bei der Präsentation mehrere Monitore eingesetzt, lassen sich die neuen Präsentationstools nutzen. Diese Funktion erstellt mehrere Ansichten der Präsentation, die auf unterschiedlichen Displays angezeigt werden - neben der normalen Vorführung erhält der Präsentator eine spezielle Ansicht mit Informationen über Gliederung, Sprechernotizen und ähnlichem mehr.
Die Druckfunktion wurde endlich um eine Seitenansicht ergänzt, die eine Vorschau auf die Präsentation in gedruckter Form erlaubt. In dieser Ansicht lassen sich auch Druckoptionen ändern, beispielsweise hat man die Wahl zwischen Notizen, Folien und Handzetteln.
Verschiedene Neuerungen betreffen den Umgang mit Grafiken in PowerPoint. So hat der User jetzt die Möglichkeit, vordefinierte Diagramme einzufügen, Bilder zu drehen und zu kippen und Grafiken aufgrund eines sichtbaren Rasters zu erstellen, was die Kreation deutlich erleichtert. Zusätzlich bietet PowerPoint nun die Option, Bilder zu komprimieren. Dabei kann definiert werden, für welchen Verwendungszweck die Präsentation genutzt werden soll, worauf automatisch die bestmögliche Komprimierung eingesetzt wird, ohne die visuelle Qualität des Bildes zu verändern. Dieses Feature steht auch in Word und Excel zur Verfügung.
Der einfacheren Navigation durch umfangreiche Präsentationen dient schliesslich die optionale Anzeige von Miniaturansichten der Folien bereits in der Normalansicht.
Natürlich werden auch in PowerPoint die applikationsübergreifenden neuen Funktionen für die Dokumentwiederherstellung oder das Überarbeiten unterstützt.
Leider ist auch PowerPoint nicht vor Bugs gefeit. Probleme gibt es etwa, wenn Tabellen aus Word übernommen werden sollen - PowerPoint liest nur den Text ein, Rahmen und andere Formatierungen verschwinden. Excel-Daten dagegen können problemlos per Copy&Paste überführt werden. Eine Sicherheitsabfrage für Macros, wie man sie aus Word, Excel und Outlook kennt, fehlt in PowerPoint leider nach wie vor.
Access-Entwicklern stellt sich bei einem neuen Release stets dieselbe Frage: Ist das Datenbank-Format rückwärtskompatibel, und kann bestehender Code ohne Änderung übernommen werden? Die Antwort ist für einmal kein uneingeschränktes Ja.
Erstmals präsentiert uns die Gates-Company eine Access-Ausführung, mit der sich Datenbanken, die mit Access 2000 angelegt wurden, nicht nur öffnen, sondern auch im Design bearbeiten lassen. Erst wenn die Konvertierung ins neue 2002er Format durchgeführt wird, ist Schluss mit der Rückwärtskompatibilität.
2000er MDB-Files werden zuerst als solche geöffnet; die bei früheren Versionen standardmässige Konvertierungsaufforderung bleibt aus. Die Umwandlung ins neue Format wird statt dessen über das Menü ausgelöst. Der Dialog erscheint dafür beim Öffnen von Access-97-Dateien, die dann allerdings nicht direkt ins 2002er, sondern zuerst ins 2000er Format konvertiert werden.
Bei der Konvertierung älterer Datenbank-Versionen trifft man auf eine weitere Neuerung: Access protokolliert allfällige Konvertierungsfehler und legt hierfür eine Tabelle an. Allerdings mussten wir beim Umwandeln einer 97er Datenbank feststellen, dass auf veraltete Verweise, etwa auf die DAO 2.5/3.51 Compatibility Library, lediglich mit einer Fehlermeldung aufmerksam gemacht wurde. Weder wurde der Verweis als Konvertierungsfehler protokolliert, noch erfährt der weniger versierte User, wie sich der Verweis aktualisieren lässt.
Nichtsdestotrotz bietet die Möglichkeit, 2000er Datenbanken zu bearbeiten, gerade im Unternehmenseinsatz mit verschiedenen Office-Versionen starke Vorteile.
Werden Datenbanken allerdings im 2000er Format belassen, profitiert man weder vom deutlich schnelleren Datenzugriff noch von der kompletten XML-Funktionalität, auf die weiter unten eingegangen wird.
Was bei Access 2000 mit der SQL-Server-Anbindung begonnen wurde, hat Microsoft in der jüngsten Version konsequent fortgesetzt. Mittlerweile wird auch das Zusammenspiel mit SQL Server 2000 ermöglicht, wobei den Kompatibilitätsanforderungen weitgehend Rechnung getragen wurde. Stored Procedures lassen sich nun mit einem dem bekannten Abfrage-Editor ähnlichen Tool bearbeiten, und die Portierung von Access nach SQL Server wird stark vereinfacht.
Erwähnenswert sind auch die Neuerungen bei den Datenzugriffsseiten, mit denen sich sowohl SQL-Server-Daten wie auch Access-Datenbestände für die Bearbeitung im Internet Explorer aufbereiten lassen; der Netscape-Browser wird hier allerdings nach wie vor nicht unterstützt. Neu ist hier ein Designer dazu gekommen, mit dem sich die Zugriffsseiten bequem und deutlich schneller erstellen lassen. Verbesserungen finden sich insbesondere beim Festlegen von Bezeichnungseigenschaften oder beim Handling von Hyperlinks.
Was bei Office 2000 bereits in den anderen Office-Applikationen zu finden war, hält in der XP-Version nun auch bei Access Einzug: XML-Daten lassen sich problemlos direkt aus der Datenbank generieren, und auch umgekehrt können XML-basierte Informationen in Formulare und Berichte eingebunden werden.
Beim Export von Formularen oder Tabellen werden dabei nicht nur die Daten ins XML-Format umgewandelt, sondern es wird in einem Aufwasch auch gleich das dazugehörende beschreibende XSL Style Sheet generiert.
Damit werden der Zugriff auf ERP-Systeme wie SAP/R3 oder die Zusammenarbeit mit XML-Servern wie Tamino von der Software AG massiv erleichtert.
Zu den wesentlichsten Neuerungen zählen die neuen Pivot-Tabellen. Excel-Anwender kennen diese konsolidierende Darstellung von Tabellenmaterial bereits seit längerem. Umfangreiche Datenbestände lassen sich damit recht übersichtlich darstellen.
Klickt man in der Tabellenansicht auf den betreffenden Menüpunkt, wird automatisch eine neue Pivot-Tabelle angelegt, und der Access-User hat die Möglichkeit, die gewünschten Felder per Drag&Drop auf der Seite zu positionieren. Das ganze geht recht intuitiv von der Hand, und schon nach wenigen Sekunden lassen sich ansehnliche Ergebnisse zusammenklicken.
Wer nicht mit der kompletten Office-Suite und nur mit der Datenbank arbeitet, wird diese Neuerung zu schätzen wissen. Wem aber auch Excel zur Verfügung steht, wird - gerade bei komplexem Zahlenmaterial - die Auswertung in vielen Fällen in der Tabellenkalkulation erledigen, zumal hier das komplette mathematische Instrumentarium zur Verfügung steht.
Ein Feature, auf das Access-Anwender bis anhin schmerzhaft verzichten mussten, ist die Undo-Funktion. Doch damit ist jetzt Schluss. Die 2002-Ausführung erlaubt es, Arbeitsschritte nicht nur einmal, sondern gleich mehrmals rückgängig zu machen. Allerdings - und jetzt kommt der grosse Pferdefuss - funktioniert dies nur in der Entwurfsansicht. Was sich etwa beim Formulardesign als äusserst nützlich erweist, funktioniert beispielsweise bei der Tabellenbearbeitung überhaupt nicht; nach wie vor lässt sich nur gerade ein einziger Schritt ungeschehen machen.
Was das Formular-Design betrifft, hat Access 2002 ein weiteres Highlight zu bieten: Endlich müssen Unterformulare nicht mehr separat in der Entwurfsansicht geöffnet werden, sondern lassen sich direkt im Stammformular gestalten, was die Gestaltung stark erleichert. Darüber hinaus lässt sich die Feldleiste jetzt per <F8>-Taste ein- und ausblenden, und Datenbankfelder in der Feldleiste können via <Enter>-Taste ins Formular übernommen werden.
Weitere neue Tastaturkürzel betreffen das rasche Wechseln zwischen Stamm- und Unterformular per <Ctrl> + <Tab> oder die Erweiterung des Zoombereichs in der Seitenansicht um die Stufen 500% und 1000%.
Unter dem Strich bietet Access 2002 verschiedene Highlights, die das Herz des Datenbank-Entwicklers höher schlagen lassen. Wer aber weder mit XML noch mit der SQL-Server-Connectivity etwas am Hut hat und mit der 2000er Version arbeitet, für den drängt sich ein Umstieg nicht unbedingt auf.
Anders verhält es sich bei Besitzern von Access 97. Hier lohnt es sich auf jeden Fall, direkt den Schritt auf Access 2002 zu wagen.
Zum Schluss stellt sich die gewohnte Frage: Ist die neue Version das Geld und die Zeit für den Update wert? Diese Frage lässt sich wie immer nicht ganz einfach beantworten. Rekapitulieren wir deshalb einige der wichtigsten Neuerungen:
• Aufgabenbereich (Task Pane): Die meisten Task Panes beinhalten keine neuen Funktionen, sondern fungieren als Sammelbecken für bestehende Features, die dadurch leichter erreichbar und komfortabler bedienbar werden. Sehr nützlich sind insbesondere die Aufgabenbereiche für die Zwischenablage, den Suchdialog und die Formatvorlagen, über die mehrere Instanzen mit derselben Formatierung auf einmal ausgewählt und geändert werden können.
• SmartTags: Die SmartTags können das Rückgängigmachen von AutoKorrekturen und -Formatierungen wesentlich vereinfachen. Insbesondere lassen sich oft lästige Standardverhalten mit diesen Funktionen auf einfachste Weise und sofort beseitigen. Möglich wäre das aber auch wie gehabt über die Menüs. Nützliche SmartTags, die Anwendungen beispielsweise bei Namen oder für die Echtzeit-Einbindung von Börsendaten in Excel-Sheets verknüpfen, lassen sich in der deutschen Version allerdings nur beschränkt oder gar nicht nutzen. Namen etwa werden bloss erkannt, wenn die Dokument-Sprache auf US-Amerikanisch eingestellt ist. Damit wird die Nutzung umständlich und das SmartTag-Konzept verliert seinen Sinn.
Diesen neuen, teils wirklich brauchbaren Features stehen in Office XP verschiedene Bugs gegenüber. Insbesondere mangelt es nicht an von früheren Versionen übernommenen Fehlern, darunter die altbekannten Probleme im Umgang mit grossen Dokumenten in Word oder die Unfähigkeit von Excel, importierte Zahlenformate automatisch zu erkennen. Natürlich ist es nahezu unmöglich, ein Software-Projekt in den Ausmassen einer Office-Suite ohne Bugs zu entwickeln. Andererseits sollte man als Anwender doch erwarten dürfen, dass sich Microsoft wenigstens den seit vielen Versionen bekannten Problemen zuwendet.
Vor einigen Wochen hat David Coursey in einer InfoWeek-Kolumne folgendes geschrieben: "Die hauen lieber eine Menge zusätzlicher neuer Features in ihre Produkte, bevor sie die alten Funktionen richtig implementieren." Office XP zeigt, dass er mit dieser Einschätzung nicht komplett falsch liegt.
Insgesamt ist Office XP vor allem für die Anwender von Office 97 sowie Mitarbeiter in Teams ein lohnendes Update. Wer allerdings bereits Office 2000 im Einsatz hat, muss sich genau überlegen, ob er die neuen Features und verbesserten Funktionen wirklich benötigt.
Ausser bei Volumenlizenzprogrammen bei Grosskunden muss in allen Versionen von Office XP - egal ob Box- oder OEM-Variante - vor der Benutzung die Aktivierung durchgeführt werden. Beim ersten Start eines beliebigen Office-Programms erscheint ein Wizard, der auf diesen Zwang aufmerksam macht und durch das Prozedere führt. Wird die Aktivierung nicht durchgeführt, ist nach dem fünfzigsten Start Schluss - die Office-Applikationen funktionieren dann nur noch als simple Dateiviewer. |