Office 11 mit CRM für Einsteiger

Noch trägt Microsofts Flaggschiff-Produkt den Arbeitstitel Office 11. Laut Hersteller wird die Bürosuite, die diese Woche an die Betatester ausgeliefert wird, in der Finalversion definitiv Office 2003 heissen. Microsoft-Entwickler gewährten einer auserlesenen Schar von Journalisten in New York Einblick in die Beta 2, bei der es sich Spekulationen zufolge bereits um den Final Build handelt.

Microsoft will mit Office 2003 eine neue Philosophie einläuten, bei der die Teamfähigkeit im Business-Einsatz im Vordergrund steht. Symbolisiert wird dies auch durch ein neues Produktlogo, das Offenheit und Dynamik neu definieren soll.

Nach der ersten Beta (InfoWeek berichtete in IW 41/2002) sind einige interessante Tools und Features dazugekommen. Die beeindruckendsten Neuerungen sind die Office-Erweiterungen InfoPath und OneNote sowie der Business Contact Manager für Outlook 2003.

Outlook mit CRM für KMU

Um dem Spam-Ärger einen Riegel zu schieben, wurde Outlook mit
einem Junk-Mail-Filter ausgestattet. Dabei wird der Inhalt eingehender E-Mails untersucht und verdächtiger Spam in einem speziellen Ordner abgelegt. Anwender können dabei die Regeln selbst festlegen und beispielsweise auch Junk-Mails automatisch löschen lassen.
Weit interessanter ist aber der neue Business Contact Manager für Outlook 2003 (Codename "Iris"). Dabei handelt es sich um eine Art abgespecktes CRM-Tool (Customer Relationship Management), mit dem sich die Kontakte in Outlook organisieren lassen. Es eignet sich hauptsächlich für kleinere Unternehmen mit bis zu 25 Angestellten.

Jeder Adresseintrag lässt sich mit Kontakt-relevanten Informationen verknüpfen wie zum Beispiel E-Mails, Office-Dokumenten oder auch beigefügte Faxen und eingescannten Vorlagen. Ausserdem lassen sich Produkt- und Verkaufsinformationen einbinden und in sogenannten Histories übersichtlich darstellen. Dadurch soll die Kollaboration insbesondere innerhalb der Verkaufsteams gefördert werden.

Tools fürs Dokumentenmanagement

Neu in der Beta 2 ist auch InfoPath, das unter dem Codenamen "XDocs" entwickelt wurde. Dabei handelt es sich um eine Applikation, mit der sich Formulare individuell kreieren und verwalten lassen. Die Office-Erweiterung ist von Grund auf XML-basiert und soll Unternehmen die Dokumentenverwaltung erleichtern. Die Benutzeroberfläche kommt im gewohnten Office-Look&Feel. Auch Anwender ohne XML-Kenntnisse können problemlos Formulare bearbeiten. Für Programmierer, die ihre eigenen Scripts erstellen wollen, stehen unter anderem ein integrierter Script-Editor, Editierhilfen oder ein Clear-Text-XML-File für verschiedene Formate zur Verfügung.

Ursprünglich unter dem Codenamen "Scribbler" entwickelt, ist OneNote eine Art digitaler Notizblock. Eingesetzt mit einem Bildschirm mit Handschrifterkennung können Notizen auch per Stift eingegeben werden. Interessant ist auch die Möglichkeit, dass Notizen an jeder Stelle des Formulars eingefügt werden können. Man fährt einfach mit der Maus an die gewünschte Stelle und fügt dort den Text ein.

Die erstellten Seiten lassen sich zur Unterteilung und Kategorisierung mit Reitern am Dokumentenrand kennzeichnen. Mit einem Scrollbar und Viewing-Funktion lässt es sich wie durch einen richtigen Notizblock blättern. Ausserdem ist eine Art Mini-Recorder vorhanden, womit sich Kommentare aufnehmen und mit einer bestimmten Textstelle verknüpfen lassen. Die aufgezeichneten Audiosequenzen lassen sich so später einfach wiederfinden. Das Einfügen von Bildern, Grafiken und Texten aus anderen Anwendungen oder PowerPoint-Folien ist ebenso möglich. Als Add-on gibt es noch ein Mini-OneNote, das den Namen Quicknote trägt. Dabei handelt es sich um ein kleines Fenster, wo sich bei Besprechungen oder Telefonaten kurze Notizen schnell abspeichern lassen, ohne dass dafür eine Worddatei erstellt werden muss. OneNote speichert die erfassten Daten ausserdem automatisch ab. Die Notizen lassen sich - ähnlich einer Stichwortsuche - wiederfinden, ohne dass der Anwender wissen muss, in welchem Ordner diese abgelegt sind.

Obwohl die älteren Office-Versionen eigentlich mit allem ausgestattet sind, was das Herz begehrt, kommt der neueste Wurf aus Redmond mit durchaus spannenden Erweiterungen. Es darf allerdings angezweifelt werden, ob sich die Umsatzmühle in gewohnt hohem Masse drehen wird, nicht zuletzt deshalb, weil Office 2003 nur auf Systemen mit Windows 2000 mit Service Pack 3 und XP lauffähig ist.

Neusten Informationen zufolge plant Microsoft, die Finalversion seines jüngsten Goldesels Mitte Jahr auf den Markt zu bringen. Unklar ist noch, welche Tools im Standardpaket enthalten sind. Auch über das Pricing war noch nichts zu erfahren.