Was vor einigen Jahren noch undenkbar gewesen wäre, ist mittlerweile etabliert – die Verwendung des Browsers als Mail-Client. Domino hat schon früh mit iNotes begonnen, eine solche Lösung zu realisieren. Microsoft und Novell haben für ihre Messaging-Systeme Exchange und GroupWise mittlerweile ebenfalls leistungsfähige Web-Access-Schnittstellen realisiert.
Auf diese Clients konzentriert sich auch dieser Artikel. Es geht also um Web-Zugriffe auf gängige
E-Mail-Systeme und nicht um die Mail-Lösungen, wie sie etwa von Hotmail, Yahoo oder anderen angeboten werden.
Zielrichtung der Web-Access-Lösungen von Microsoft, Novell und Lotus sind zwei Gruppen von Anwendern. Zum einen benötigen mobile Anwender die Möglichkeit, auch über einen Browser auf ihre
E-Mails zugreifen zu können. Zum anderen gibt es auch Benutzergruppen in Unternehmen, die keinen eigenen PC haben und über Kiosk-Systeme dennoch Mail-Zugang haben sollen. Zudem sind die Web-Access-Lösungen oft die Basis für die Integration von Messaging-Lösungen mit Portalen.
Interessant ist der Reifegrad, den die Lösungen mittlerweile erreicht haben. Web Access bei Exchange, Notes oder GroupWise ist keine Strafe mehr, sondern eine durchaus sinnvoll nutzbare Technologie, mit der auch Benutzer arbeiten können, für die E-Mail eines der zwei oder drei wichtigsten Programme ist. Auch die Optik ist, vor allem bei Outlook Web Access, teilweise sehr nahe an der des «richtigen» E-Mail-Clients, so dass auch der regelmässige Wechsel kein Thema mehr ist. Dennoch ist keine der Lösungen ein vollwertiger Ersatz, selbst wenn beispielsweise Microsoft sagt, dass Outlook Web Access 90 Prozent der Funktionalität von Outlook 2003 bietet. Wenn man die Feature-Listen durchgeht, muss man wohl eher von 90 Prozent der häufig benötigten Funktionen sprechen – tatsächlich kann ein Outlook 2003 immer noch viel mehr als Outlook Web Access und ein Notes-Client deutlich mehr als ein Domino Web Access. Aber – und das ist der entscheidende Punkt – man kann heute nicht nur Mails, sondern auch Kalender und andere Funktionen der Clients über den Browser nutzen.
Bis vor nicht allzu langer Zeit hiess Domino Web Access noch iNotes. Da sich IBM Lotus aber so langsam von der Bezeichnung Notes verabschiedet und vielleicht auch, weil alle direkten Konkurrenten von Web Access sprechen, hat Lotus sich für die neue Bezeichnung entschieden. Im Vergleich mit anderen Lösungen gibt es bei Domino Web Access zwei Besonderheiten. Zum einen unterstützt das System auch den Mozilla-Browser ab der Version 1.3.1 auf Linux und nicht nur den Microsoft Internet Explorer. Zum anderen lassen sich Daten auch offline nutzen. Dafür verantwortlich sind die DOLS (Domino Offline Services). Dahinter verbirgt sich eine Basisversion von Lotus Notes, die Daten mit dem Domino-Server replizieren kann. Diese Option muss explizit aktiviert werden, wobei dann die erforderlichen Softwarekomponenten auf dem lokalen System eingerichtet werden.
Seit der ersten Version hat Lotus viele Verbesserungen bei Domino Web Access vorgenommen. Grössere Anpassungen gab es mit der Version 6.0.2. Seitdem gibt es die Navigationsstruktur auf der linken Seite, Drag & Drop wird unterstützt, und Informationen lassen sich leichter als bisher editieren. Insbesondere lassen sich auch Rich-Text-Elemente mit Tabellen, Seitenumbrüchen und horizontalen Linien nutzen. Dafür hat Lotus die Rich-Text-Unterstützung beim Domino Server erweitert, was sich auch auf andere Bereiche von Notes positiv auswirkt. Auf dem Server werden mehrere Sprachversionen unterstützt, und Domino Web Access lässt sich auch als Standard-E-Mail-Client konfigurieren, was beispielsweise bei Rechnern im Home Office wichtig sein kann. Ausserdem gibt es seit der Version 6.0.2 auch Regeln, mit denen Mails beispielsweise automatisch in Ordnern abgelegt werden können.
Seit der Version 6.5.1 gibt es auch eine Integration mit den Instant-Messaging-Funktionen von Lotus, also dem früher als Sametime bezeichneten Produkt. Auch die schon erwähnte DOLS-Unterstützung und der Support für den Mozilla-Client sind mit diesem Release eingeführt worden. Am wichtigsten ist aber, dass erstmals auch verschlüsselte Mails gesendet und empfangen werden können – allerdings nur, wenn mit der Notes-Verschlüsselung gearbeitet wird. Die S/MIME-Verschlüsselung soll ab der Version 7.0 nutzbar sein. Reizvoll sind auch die Kompressionsfunktionen für Mails, die insbesondere bei niedrigeren Bandbreiten wichtig sind.
Die Konfiguration ist relativ einfach, wenn man mit Lotus Domino einigermassen vertraut ist. Zuerst muss für die Benutzer das richtige Mail-Template (inotes6.ntf) definiert werden. Im Konfigurationsdokument können dann eine Reihe von Grundeinstellungen vorgenommen werden. Dazu gehören beispielsweise Vorgaben für die Verschlüsselung und Bandbreitenbeschränkungen.
Der Client selbst hat ein etwas anderes Layout als der Notes-Client, ist aber sowohl für regelmässige Nutzer von Notes als auch für neue Anwender intuitiv bedienbar. Es lassen sich eine Reihe von Präferenzen einstellen, bis hin zu Abwesenheitsregeln. Funktional gibt es Mails, Kalender, Aufgabenlisten, Kontakte und Notizen – also alle wichtigen Funktionen eines solchen Clients. Insgesamt kann Domino Web Access überzeugen und zeigt, dass Browser-basierende Clients heute keine «Strafe» für die Nutzer mehr sind, sondern durchaus ausgereifte Ergänzungen zu den Standard-Clients.
Dieses Urteil kann man auch über Outlook Web Access fällen. Diesen gibt es in zwei als Basic und Premium bezeichneten Varianten. Auf der Server-Seite muss der Exchange Server 2003 eingesetzt werden. Als Browser können theoretisch zwar beliebige Browser genutzt werden. Die volle Funktionalität des Premium-Clients, die relativ nahe an Outlook 2003 ist, steht aber nur mit dem Internet Explorer 6 zur Verfügung. Wenn nicht mit dem Internet Explorer gearbeitet wird, kann nur eine Minimal-Funktionalität genutzt werden – aber immerhin.
Während Lotus für Domino Web Access grössere Änderungen immer wieder mal in einer Zwischenversion des Domino Server geliefert hat, stimmen die Release-Zyklen des Exchange Server mit denen von Outlook Web Access überein. Nach der ersten Version mit dem Exchange Server 5.5 sind grössere Änderungen also mit dem Exchange Server 2000 und dann wieder dem Exchange Server 2003 durchgeführt worden.
Bei der aktuellen Version von Outlook Web Access sind vor allem die Optik und die Möglichkeiten zur Editierung von Mails, aber auch zum Umgang mit Dateianhängen wesentlich ausgebaut worden. Neu sind aber auch die Unterstützung der Rechtschreibprüfung, die Unterstützung von Signaturen für Mails und Benachrichtigungen über neu eingegangene Mails. Die sicherlich wichtigste Neuerung ist aber, dass auch mit S/MIME gearbeitet werden kann. Damit können Mails signiert und verschlüsselt werden. Ausserdem kann eine Authentifizierung auch über NTLM und damit transparent für bereits an einer Domäne angemeldete Benutzer erfolgen. Diese Funktion kann innerhalb des lokalen Netzwerks und bei RAS-Verbindungen genutzt werden, nicht aber beim reinen Zugriff über HTTP.
Outlook Web Access wird automatisch bei der Installation des Exchange Server 2003 eingerichtet, kann aber optional auch deaktiviert werden. Je nach Exchange-Infrastruktur kann auch mit sogenannten Front-end-Servern gearbeitet werden, auf denen die Anforderungen von Outlook-
Web-Access-Benutzern im Zusammenspiel mit den Exchange-Back-end-Servern bearbeitet werden. Das ist sowohl für die Lastverteilung als auch unter dem Aspekt der Sicherheit interessant, weil die Funktionen von HTTP-Servern und den produktiven Exchange-Systemen getrennt werden können.
Der Client selbst ist weitgehend intuitiv nutzbar und hat in der Tat einige Ähnlichkeit mit Microsoft Outlook. Auch hier finden sich die Funktionen Mail, Kalender, Aufgaben, Notizen und Kontakte. Ausserdem kann auf Informationen in öffentlichen Ordnern des Exchange Server zugegriffen werden. Was fehlt, ist die Replikation von Informationen auf das lokale System für den Offline-Betrieb. Wie bei Domino Web Access gibt es aber auch hier eine Fülle von Optionen für die Konfiguration des Clients bis hin zu Regeln für die Verarbeitung eingehender Mails und zu Abwesenheitsbenachrichtigungen.
GroupWise Web Access fällt durch seine vergleichsweise einfache Optik zunächst etwas aus dem Rahmen. Das zeigt sich dann auch bei der Funktionalität. Eine Kontaktliste fehlt ebenso wie Notizen. Die wichtigsten Punkte, nämlich Mail, Kalender und eine Taskliste sind aber zu finden. Und für das Management von Kontakten verfolgt Novell ohnehin einen anderen Ansatz, der stärker mit dem eDirectory integriert ist als bei den anderen Systemen und wo es mit dem eGuide auch eine leistungsfähige Anwendung gibt. Zudem gibt es eine breite Unterstützung für unterschiedliche Adressbuchvarianten bis hin zu den häufig genutzten Kontakten, so dass das kein wirklicher Kritikpunkt ist. Diverse andere Funktionen wie die Rechtschreibprüfung und Regeln für eingehende Mails finden sich aber auch bei GroupWise Web Access.
Bei der Installation war GroupWise Web Access insgesamt am komplexesten, was auch an dem einen oder anderen kleinen Bug lag. Dafür unterstützt kein anderes System so viele unterschiedliche Clients. Mozilla ab der Version 1.4, ältere Internet-Explorer-Versionen auch unter UNIX und dem Macintosh, ältere Netscape-Browser auf UNIX – alles funktioniert mit GroupWise Web Access. Und wie bei den anderen Clients gilt auch hier, dass die Nutzung nicht schwierig ist – wer mit einem Web-Access-Client zurechtkommt, wird auch mit den anderen keine Probleme haben.
Während Outlook Web Access über die IIS (Internet Information Services) und Domino Web Access über den HTTP-Stack von Domino oder die IIS bereitgestellt werden, kann bei GroupWise Web Access mit den IIS, mit Apache oder auch mit dem Netscape Enterprise Server gearbeitet werden. Hier kommt Novells Strategie, möglichst heterogene Infrastrukturen zu unterstützen, zum Tragen. Dass der Preis dafür ein etwas weniger anspruchsvolles Aussehen und insgesamt auch etwas weniger Funktionalität ist, wird man in solchen heterogenen Infrastrukturen verschmerzen können.
Ein wichtiges Thema beim Zugriff mit dem Browser auf Mails ist die Sicherheit. Dabei gibt es zwei Ansätze. Zum einen unterstützen alle Systeme SSL für die Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Browser und Mail-Server. Zumindest beim Zugriff von Benutzern ausserhalb des Unternehmens sollte die Verschlüsselung auf jeden Fall aktiviert werden. Zum anderen gibt es S/MIME sowie als Sonderfall die Notes-Verschlüsselung. Diese sichert die Mails nicht nur zwischen dem Browser und dem jeweiligen Mail-Server, sondern über die gesamte Kommunikation hinweg. Hier sind die Unterschiede zwischen den verschiedenen Systemen doch beträchtlich. GroupWise Web Access kann übrigens auch nicht mit S/MIME arbeiten.
Da die Kommunikation zwischen Client und Server – zumindest solange keine spezifischen Funktionen beispielsweise für die Authentifizierung genutzt werden – nur über HTTP erfolgt, ist die Konfiguration der Firewalls und die Sicherung der Server vergleichsweise einfach. Solange mit SSL gearbeitet wird, muss man sich auch bezüglich der Authentifizierung keine Sorgen machen, weil man in diesem Fall mit einer verschlüsselten Übertragung von Benutzername und Kennwort arbeitet. Insofern ist diese Form des Zugriffs bei richtiger Konfiguration kein Sicherheitsrisiko im Vergleich zu POP3- oder IMAP-Zugriffen mit einem Outlook-, Notes- oder GroupWise-Client, der auf dem Notebook eingesetzt wird.
Welches der beste Web-Client bei den führenden E-Mail-Systemen ist, lässt sich nur schwer sagen. Die Auswahl wird ohnehin kaum einmal über die Client-Funktionen, sondern in einer Gesamtbetrachtung aus Server-Funktionalität, Windows-basierenden Clients, Web-Clients und der Unterstützung von mobilen Endgeräten erfolgen. Dennoch kann man festhalten, dass Domino Web Access und Outlook Web Access insgesamt den moderneren Eindruck machen als GroupWise Web Access, wobei auch dieser Client von seiner Funktionalität durchaus überzeugen kann. Während Outlook Web Access mit S/MIME glänzen kann, ist bei Domino Web Access die Offline-Fähigkeit hervorzuheben – und GroupWise ist die beste Lösung für ein heterogenes Umfeld. Wichtiger ist das Fazit, dass jedes der Systeme mittlerweile einen hohen Reifegrad erreicht hat, der es zu einer sinnvollen Ergänzung zu den «Fat Clients» werden lässt.
Das Prädikat des Testsiegers darf sich Domino Web Access auf die Fahne schreiben. Zwar zeichnen sich alle drei Produkte durch einen hohen Reifegrad aus. Auch zeigen sie deutlich die positive Entwicklung, die Browser-basierende Clients bei den führenden E-Mail-Plattformen genommen haben. Domino Web Access und Outlook Web Access gefallen insgesamt etwas besser als GroupWise Web Access. Beide haben spezifische Stärken, aber Domino Web Access glänzt durch den grösseren Funktionsumfang. Beispielsweise lassen sich Daten auch offline nutzen. Ausserdem unterstützt das System auch den Mozilla-Browser ab der Version 1.3.1 auf Linux und nicht nur den Microsoft Internet Explorer.
Letztlich können sich alle Herteller als Sieger fühlen, weil sie durch die Bank überzeugen können und manches Vorurteil gegenüber Browser-basierenden Anwendungen vergessen lassen.
Lotus hat in seinem Portfolio neben Domino Web Access noch zwei weitere Ansätze für den Web-Zugriff auf
E-Mails. Zum einen gibt es bei Notes
die einfache WebMail, eine erste Implementierung für den Zugriff auf Notes-Mail mit dem Browser. Diese wird alternativ zu Domino Web Access unterstützt, bietet aber keinen auch nur annähernd vergleichbaren Funktionsumfang. Allerdings erfordert die volle Funktion von Domino Web Access den Schritt zu Domino 6.5 auf dem Server, was ein Grund dafür sein kann, entweder mit früheren Versionen von Domino Web Access zu arbeiten oder eben WebMail zu nutzen.
Das zweite Produkt ist das IBM Lotus Workplace Messaging. Dieser Mail-Client ist eine völlig eigenständige Lösung, die unabhängig von einem Domino-Server arbeitet. Lotus hat vor geraumer Zeit die Verantwortung für den WebSphere Portal Server von der WebSphere-Division übernommen. Der IBM Lotus Workplace ist nichts anderes als dieses Portal, für das zunehmend spezifische Anwendungslösungen auf den Markt kommen. Eine solche Lösung ist das Workplace Messaging, ein relativ einfacher Mail-Client, der im Bereich von Kalenderfunktionen oder Kontakten nicht an Domino Web Access heranreicht. Der Zielmarkt für diese Lösung sind vor allem solche Anwender, die sonst kein E-Mail-System nutzen und deshalb nur eine einfache Lösung benötigen.
Die Auswahl beschränkt sich natürlich nicht auf die Produkte von Microsoft, Lotus und Novell, wenn ein Mail-System gesucht wird, auf das auch mit dem Browser zugegriffen werden kann. Wer mit den Stichworten «Mail Server Web» oder ähnlichen Begriffen bei Google sucht, findet etliche Mail-Systeme, auf die über POP3, IMAP und Web Mail zugegriffen werden kann. Auswahl gibt es genug. Letztlich ist es eine Frage von Unternehmensgrösse, erforderlicher Funktionalität, Wartung und so weiter, welches System gewählt wird. Die Entscheidung für die drei näher betrachteten Systeme fiel ausschliesslich aufgrund ihrer Verbreitung in Unternehmen.
Skeptischer sollte man gegenüber Lösungen wie Hotmail, Yahoo und anderen sein. Mal ganz abgesehen von der Frage, ob man geschäftliche Informationen auf externen Servern speichern möchte, hat man an dieser Stelle einerseits eben nur die reine Mail-Funktionalität und andererseits ein Integrationsproblem, wenn man im Office dann mit den internen Mail-Anwendungen wie eben Outlook, Notes oder GroupWise arbeiten möchte und extern ein solches System nutzt. Man hat dann zwei doch weitgehend separate Lösungen, was auf Dauer schlicht unpraktisch ist. Wenn der gesamte Mail-Verkehr über den Firmenserver abgewickelt wird und man optional mit einer Web-Access-Lösung und einem Windows-basierenden Client auf die exakt gleichen Informationen zugreifen kann, ist das einfach die komfortablere Lösung für den Anwender. Keine aufwendige Synchronisation, keine zwei gleichzeitig zu pflegenden Mail-Boxen, keine unterschiedlichen Benutzerschnittstellen – das spricht für die Verwendung der Web-Access-Komponenten der internen
E-Mail-Systeme.
Die wichtigsten Browser-basierenden Web Clients im Überblick
