Die Suche nach dem goldenen Ei

Wer weiss eigentlich in Ihrer Firma, wo überall auf Ihren Systemen Dokumente und andere wichtige Inhalte abgelegt sind? Und selbst wenn alle wüssten, wo man überall suchen könnte, hätten doch die wenigsten eine Ahnung, welche Information wo am ehesten gefunden wird. Ausser sie haben den Inhalt selber erstellt und es ist noch nicht zu lange her. Einen Vorwurf kann man trotzdem niemandem machen. In der Tat ist eine regelrechte Explosion zu beobachten, was die Vielfalt an Systemen betrifft, in denen wichtige Inhalte abgelegt werden. Wer soll da noch den Überblick behalten?
Drängt sich die Frage auf, weshalb ich im Internet meist innert Sekunden genau das finde, was ich suche, und bei meinem eigenen Arbeitgeber, den ich doch viel besser kennen sollte, nichts. Das sollten sich die Manager vielleicht auch mal fragen. Denn je mehr Zeit ihre Mitarbeiter mit Suchen von Informationen verbringen, desto teurer wird es für sie. Noch viel teurer wird es aber, wenn Informationen, die eigentlich schon im Unternehmen vorhanden wären, mangels Auffindbarkeit neu erstellt werden.
Doch Hilfe naht. Es ist, als hätten alle grossen Softwarehersteller gleichzeitig den Kopf gedreht und den verzweifelten Suchenden zugerufen: «Ihr braucht Enterprise Search!» Und gleich hinterher: «Wir haben die beste Lösung!» Da können wir ja beruhigt sein. Gleich ein Dutzend beste Lösungen. Wenn man dann etwas genauer hinschaut, entpuppen sich die Retter aber oft als untaugliche Moloche, die viel Geld in einer unendlichen Konzeptphase verschlingen und nie zum Fliegen kommen.
Zum besseren Gelingen habe ich deshalb drei wichtige Fragen formuliert, die Sie dem Enterprise-Search-Verkäufer stellen sollten:

1. Speichert sein Produkt Berechtigungen auf Dokumenten und anderen Inhalten im Index ab? Sie wollen ja schliesslich nicht, dass jemand die noch geheime Information über die bevorstehende Standortverlegung nach Asien im Suchresultat sieht.

2. Verfügt das Produkt über ein unabhängiges, relationales Metadatenmodell und kann es auch zum Ablegen der Information verwendet werden? Damit etwas gefunden werden kann, muss es entsprechend abgelegt sein. Ein Metadatenmodell erleichtert dies erheblich und verhindert, dass in jedem System eigene Metadaten verwaltet werden müssen.

3. Findet man, was man sucht? Meist geben Suchmaschinen zu viele Resultate zurück und es ist schwierig, das Gesuchte einzukreisen. Eine gute Suchmaschine lässt den Benutzer seine Suche ausgehend von einem Begriff in mehreren Schritten verfeinern. Eine schlechte lässt ihn durch komplizierte Regeln und mehrfache Rückkehr auf Feld 1 immer wieder neu beginnen.
Natürlich sind auch noch andere Faktoren wichtig: Zu welchen Systemen bietet das Produkt Standard-Schnittstellen? Wie aufwendig ist die Einbindung weiterer Schnittstellen? Wie skalierbar ist die Lösung? Doch sollte man sich erst damit befassen, wenn klar ist, dass der Benutzer finden wird, was er sucht. Und dazu müssen meine Fragen alle mit «Ja» beantwortet werden können. Viel Glück bei der Suche nach der ultimativen Suchlösung!