Achtung, fertig, Webkonferenz

Unternehmen, die Webkonferenzen abhalten wollen, brauchen heute dank SaaS-Lösungen ausser PC, Kamera, Mikrofon und Internetanschluss so gut wie nichts mehr.

Artikel erschienen in Swiss IT Magazine 2009/12

     

Webkonferenzlösungen werden von Herstellern und Marktanalysten schon seit einiger Zeit als grosser Trend angekündigt. Damit sollen Unternehmen im Gegensatz zu herkömmlichen Meetings und Konferenzen, die mit viel Zeitaufwand und Reisekosten verbunden sind, einiges an Geld sparen können. Wer nach einer passenden Lösung sucht, der wird schnell feststellen, dass es sowohl an Hardware wie auch an Software ein grosses Angebot gibt. Die Auswahl fällt nicht leicht. Was ist das richtige für kleine und mittlere Unternehmen?


Im Rahmen dieser Marktübersicht wollen wir uns mit den scheinbar günstigsten und einfachsten aller Möglichkeiten fürs Web-Conferencing, nämlich Software-as-a-Service-Lösungen, befassen. Sie sollen laut den Herstellern geradezu optimal auf die von uns angesprochene Zielgruppe passen, die nur gelegentlich Online-Konferenzen abhält und keine aufwändigen Lösungen vor Ort mit eigener Server-Infrastruktur etc. will.




Online-Webkonferenzen im Nu, wenn ...

Fast jedes Notebook ist heute mit einer Webcam und einem Mikrofon ausgestattet, und dank WLAN- oder HSPA-Anschluss schnell im Internet. Damit sind schon fast alle Anforderungen erfüllt, um eine Webkonferenz durchzuführen oder daran teilzunehmen. Möglich machen das Produkte wie die sieben von uns in dieser Marktübersicht vorgestellten Lösungen Adobe Acrobat Connect Pro, Cisco Webex Enterprise Edition, Citrix Go To Meeting, Microsoft Office Live Meeting, Netviewer Meet, Spreed Web Meetings und Teamviewer. Sie können alle direkt aus dem Web bezogen werden, für einen möglichst reibungslosen Betrieb sorgen die Anbieter.


Wie erwähnt sind mit einem Notebook und Internet-Anschluss aber noch nicht ganz alle Voraussetzungen erfüllt, um mit einer Online-Konferenz loslegen zu können. Es gibt Einschränkungen bei den Betriebssystemen und Browsern. Die Hürden sind allerdings relativ klein: Wer mit einem PC ab Windows XP SP2 und Internet Explorer 6 aufwärts ausgestattet ist, kann jede der von uns vorgestellten Lösungen nutzen, vorausgesetzt er hat auch das Flash-Plug-in installiert. Auch Mac-User können sich freuen: Alle sieben Tools unterstützen den Safari-Browser und ausser der Office Live Meeting können auch alle mit Mac OS X ab Version 10.4 «Tiger» umgehen. Die Angebote von Adobe, Cisco und Spreed laufen ausserdem noch auf weiteren Systemen, beispielsweise Linux oder Solaris. Browser-seitig wird natürlich auch Firefox unterstützt, und zwar ab Version 2.0.


Erfüllt man diese Systemvoraussetzungen, so kann man nun also direkt beginnen? Fast, für die Teilnehmer stimmt das. Mit allen vorgestellten Lösungen muss keiner von ihnen irgendwelche Software installieren, um an einem Meeting teilzunehmen. Um an einer Konferenz teilzunehmen, muss man nur einem Link ins Web folgen.


Wie sieht es beim Moderator aus, also der Person, die das Online-Meeting einberuft? Mit Ausnahme von Teamviewer und Microsoft muss nicht einmal er eine Software auf seinen Rechner laden. So richtig und direkt loslegen kann man allerdings nur mit Cisco. Der Grund liegt im Registrierungs- und Lizenzmodell: Mit Cisco Webex Enterprise brauchen sich weder Moderator noch Teilnehmende vorgängig zu registrieren. Möglich macht das das Abrechnungsmodell: Man kann pro Nutzung beziehungsweise pro Event bezahlen.


Bleiben wir gleich beim Preis: Alle Lösungen gibt es mit einer in der Regel monatlichen oder jährlichen Flatrate, die zum unbegrenzten «konferenzen» berechtigt. Je nach Lösung können damit Meetings mit 25 bis über 4000 Teilnehmern abgehalten werden. Preislich gibt es eine grosse Kluft zwischen den günstigen, vermutlich mehr auf den Home-Bereich fokussierten Lösungen wie Microsoft Office Live Meeting, Teamviewer oder Spreed. Sie kosten monatlich umgerechnet zirka 10 Franken. Für die teureren Produkte Cisco Webex Enterprise, Adobe Connect Pro, Netviewer Meet oder Citrix Go To Meeting muss man so um die 50 Franken monatlich berappen. Letztere Lösungen haben im Vergleich zu den anderen aber den deutlich grösseren Funktionsumfang, mit einer Ausnahme: Die total Flash-basierte Lösung Spreed kann trotz ihrem günstigen Preis gut mithalten. Über die Qualität der Software kann anhand der Marktübersicht keine Aussage gemacht werden. Vorgängige Tests werden sehr empfohlen.



Werden sensible Informationen auch sicher übertragen?

Bei der Grundausstattung unterscheiden sich die sieben vorgestellten Web-Conferencing-Lösungen nur punktuell, je nachdem kann das aber von Bedeutung sein. Neben Multi-User-Videokonferenzen sind mit fast allen Services auch Telefonkonferenzen, Chats, ein Desktop- und Applikations-Sharing, Umfragen, Meeting-Aufzeichnungen etc. möglich. Einige unterstützen sogar einen asynchronen Dateitransfer, also gleichzeitiges Up- und Download, und verfügen über Reporting-Funktionalitäten. Alle weiteren Details dazu sind der Tabelle zu entnehmen.


Einige Unterschiede gibt es bei den Integrationsfähigkeiten der Produkte. Teamviewer lässt sich überhaupt nirgends, alle anderen Lösungen vor allem in die Office-Suite von Microsoft und in Outlook integrieren. Besonders integrationsfreudig zeigen sich die Lösungen von Cisco, Citrix und Netviewer, die sich auch mit Skype, Lotus Notes und einigen weiteren Programmen kombinieren lassen.


Weil es sich um Software für die Übertragung von Geschäftskonferenzen mit in den meisten Fällen vertraulichen Informationen handelt, lohnt sich auch noch ein Blick auf die Sicherheits-Features der Lösungen. Die Unterschiede sind teilweise markant. Bei Netviewer Meet beispielsweise genügt für das Login die Meeting-ID, ein zusätzliches Passwort ist nur eine Option. Bei den anderen sechs Lösungen benötigt man Passwort und ID sowie in vielen Fällen zusätzlich noch die explizite Einladung des Moderators, um an der Konferenz teilnehmen zu können. Netviewer liegt dafür zusammen mit einigen anderen Anbietern punkto Verschlüsselung ganz vorn (256-bit AES, SSL) und verfügt über das bekannte VeriSign-Zertifikat. Insgesamt kann gesagt werden, dass sich alle Unternehmen um ein möglichst sicheres Produkt bemühen.

(mv)



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