Aktuellen Studien zufolge verbringt ein Informationsarbeiter heute bis zu 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Diese Zahl ist allein aus Produktivitätssicht erschreckend. Ganz zu schweigen davon, dass die Recherche häufig erfolglos bleibt, da die Informationen nicht auffindbar sind.

Dabei ist der effiziente Umgang mit Informationen angesichts der enormen Datenflut wichtig. Doch während im Internet leistungsfähige Suchmaschinen verfügbar sind, fristen diese im Unternehmenseinsatz ein Schattendasein. Dr. Pascal Sieber & Partner hat im Auftrag von Eurospider Information Technology, Namics und Rolotec im Januar und Februar 2009 bei 233 Schweizer Unternehmen und Verwaltungen eine Online-Befragung zum Thema «Enterprise Search» durchgeführt. Die Umfrage hat ergeben, dass mehr als zwei Drittel nicht wissen, wie viel Zeit ihre Mitarbeiter mit der Informationssuche verbringen. Mehr als die Hälfte der Befragten hat zudem keine Ahnung, ob und wie intensiv die vorhandenen Suchlösungen genutzt werden.

Derzeit dominieren zwei Suchansätze. Sie unterscheiden sich danach, ob die Unternehmen ihre Dokumente noch konventionell auf einem Netzlaufwerk oder bereits mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) archivieren.

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen ist der Einsatz eines DMS noch eher die Seltenheit. Je nach Organisation der Ablage auf dem Netzlaufwerk, Schulung und Disziplin der Mitarbeiter ist es mehr oder weniger Zufall, ob man die gesuchten Inhalte findet oder nicht. Je kleiner ein Team oder eine Abteilung, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine gemeinsame Struktur eingehalten wird. Auf Unternehmensebene ist das schon eher ein Glücksfall.

Die Einführung eines DMS ist daher ein erster Schritt in die richtige Richtung. Dokumente werden dabei zentral abgelegt und auch sicher wieder aufgefunden. Wie in einem Netzlaufwerk kann der Informationsarbeiter auch hier über eine Baumstruktur nach Geschäftsunterlagen suchen und diese sichten.