Beleg-Archivierung nach Gesetz

Beleg-Archivierung nach Gesetz

6. Februar 2009 - Die Firma ESA suchte ein revisionssicheres Archivierungs-system und wurde bei Symantec und Applimation fündig. Es ist die erste derartige Installation in der Schweiz.
Artikel erschienen in IT Magazine 2009/02

Bereits seit dem Jahr 2000 legt ESA, die Einkaufsorganisation des Schweizerischen Auto- und Motorfahrzeuggewerbes, gewisse Debitorenbelege nicht mehr physisch ab. Diese Informationen werden nur noch elektronisch in einem SAP-System mit Umsystemen gespeichert, das auch für die Abwicklung der jährlich rund 350’000 Geschäftsfälle genutzt wird. Auf Grund gesetzlicher Regelungen mussten die Debitorenbelege zudem revisionssicher abgelegt werden. Hierbei ist die Archivierung der Originalbelege eine Grundvoraussetzung. Für die Mehrwertsteuer-konforme Archivierung ist eine unveränderbare Ablage der Belege unbedingt nötig.


Die ausschliessliche Speicherung der Informationen im SAP-System führte aufgrund der schnell wachsenden Datenmengen zu einer verringerten Performance der Datenbanken bei gleichzeitig steigendem Bedarf an Festplattenspeicher. Die gesunkene Performance machte sich insbesondere bei der Erstellung von Reports bemerkbar. «Das dauerte einfach zu lange», kommentiert Vladimir Polak, Abteilungsleiter IT der ESA.

Darüber hinaus blieb die ESA mit ihren rund 450 Mitarbeitern auch von dem weitverbreiteten Problem übervoller E-Mail-Postfächer nicht verschont. Neben der ständigen Anforderung an die Administratoren, die Kapazität der Postfächer zu erhöhen, waren den IT-Verantwortlichen vor allem die auf den lokalen Laufwerken abgelegten Outlook-PST-Files ein Dorn im Auge. Diese Files waren der regelmässigen Sicherung des Outlook-Servers entzogen, so dass für die Benutzer ein gewisses Risiko des Datenverlustes bestand.


Über all diese Probleme sprach Vladimir Polak am Rande einer Fachveranstaltung eher zufällig mit dem Verkaufsverantwortlichen der Firma SQL AG. Dieser machte Polak auf das Symantec-Produkt Enterprise Vault aufmerksam, das SQL bereits bei vielen Kunden mit ähnlichen Problemen erfolgreich installiert hatte.


ESA prüfte in einer Evaluationsphase aber dennoch auch zwei weitere Lösungen der Hersteller IXOS und Infostore. Die Anforderungen an eine neue Lösung waren hoch: Sie sollte ganzheitlich sein, gesetzliche Auflagen erfüllen, die Performance optimieren sowie über Schnittstellen zu den bestehenden Systemen verfügen. Aber auch eine einfache Handhabung und ein möglichst hoher Standardisierungsgrad wurden von Seiten der ESA gewünscht.


Unter Berücksichtigung technischer, organisatorischer und betriebswirtschaftlicher Aspekte erkannte man aber schnell, dass es sich mit Enterprise Vault als Archivgesamtlösung um das ideale und richtige Instrument handelt – insbesondere auch für die revisionssichere Archivierung von SAP-Debitorenbelegen.


Die Kombination von Symantecs Enterprise Vault 7.5 und ArchiveBridge von Applimation (ehemals Gamma Enterprise Technologies) erlaubt ein sicheres Archivieren von SAP-Daten, -Dokumenten und -Reports. Zusätzlich erfüllt diese Lösung die Anforderungen an das Records Management und an die Corporate Governance. Die Produktionssysteme werden mager gehalten, dadurch können Performance und Applikationsantwortzeiten optimiert werden. Zudem kann weiterhin auf historische Daten zugegriffen werden; sie stehen für Compliance-Anforderungen zur Verfügung. Auch die Kosten für die Datenspeicherung können zwischen Zugriffshäufigkeiten und der Speicheroptimierung ausgewogen werden. Zusätzlich zur SAP-Archivierung stehen die im Markt breit eingesetzten Enterprise-Vault-Funktionalitäten wie E-Mail-Archivierung und -Management sowie File- und Sharepoint und deren Archivierung zur Verfügung.


Vladimir Polak informierte sein Team und setzte anschliessend ein Treffen mit allen Beteiligten an: ESA, Symantec, SQL und Applimation. SQL war bereits langjähriger ESA-Partner und unterstützte die Organisation bereits beim Pilotprojekt. Auch Symantec war ein bestehender Partner von ESA. Gemeinsam hatte man in der Vergangenheit bereits die Backup-Software Netbackup implementiert. Für eine Zusammenarbeit mit Applimation entschied man sich auf Grund der Tatsache, dass das Unternehmen die Schnittstelle zu SAP-Systemen bestehender Partner von Symantec und SQL ist.


Bei diesem Kick-off-Meeting Ende September 2007 unter der Leitung vom ESA IT-Projektleiter Heinz Rolli wurde das Konzept erstellt und der Kostenrahmen definiert. «Dann ging alles sehr schnell», erinnert sich Vladimir Polak. Sein Teamkollege Marc Gasser, IT-System Engineer, lobte vor allem die angenehme Atmosphäre bei der Zusammenarbeit. Die Implementierung und Inbetriebnahme der Gesamtlösung ging schnell und reibungslos über die Bühne. SAP-seitig waren keine Änderungen am bestehenden System notwendig.


Server-seitig hat man zwei redundant ausgelegte virtuelle Server (im bestehenden ESX/VMware-Umfeld auf HP ProLiant DL385 G2, AMD) als Archivserver eingesetzt.


In nur vier Monaten wurde die Lösung konzipiert, installiert, getestet und produktiv in Betrieb genommen. Wichtig bei der Realisierung der Lösung war für Polak die Bereitschaft aller Partner, ihr Know-how an ESA zu transferieren. «Das hat mit allen Beteiligten perfekt funktioniert», lobt der Abteilungsleiter IT seine Partner und Mitarbeiter. Sein Kollege Antonio Micaletti, bei ESA zuständig für SAP Basis und Oracle DB, bestätigt die unkomplizierte Zusammenarbeit: «Aufgetretene Probleme bei der Einführung, wie der Verlust der Links zu Archivdokumenten, wurden innert Tagesfrist gelöst.»


Mit der kombinierten Lösung Symantec Enterprise Vault/ArchiveBridge wagte sich Vladimir Polak auf Neuland: Als erstes Unternehmen in der Schweiz realisiert ESA die Archivierung der SAP-Daten und -Dokumente auf Basis von Enterprise Vault.


«Ohne das Engagement unseres Partners SQL hätten wir das nicht so schnell und vor allem nicht so reibungslos realisieren können», ist der Abteilungsleiter IT der ESA überzeugt.


Wie bisher wird eine Rechnung im SAP-System erstellt. Parallel zum Ausdruck der Rechnung für den Versand an den Kunden erstellt Enterprise Vault nun zusätzlich ein PDF-Dokument und legt es revisions-sicher ab: Die Datei ist auf dem Speichermedium jetzt nicht mehr überschreibbar. Damit hat ESA die unmittelbare Archivierung der aktuellen Geschäftsfälle erreicht. Parallel dazu ist bereits die rückwirkende Archivierung aller Debitorenbelege in Arbeit. Pro Geschäftsjahr benötigt das IT-Team rund einen Monat für die finale Archivierung. Im Laufe des Jahres 2008 konnte ESA die rückwirkende Archivierung der Debitorenbelege abschliessen. Über diese Funktionalitäten hinaus hat sich Symantec Enterprise Vault auch als Organisa-tions-Tool bewährt. Es unterstützt die Administratoren bei der Definition, welche Belege archiviert werden sollen und wie lange sie aufbewahrt werden müssen.


Inzwischen hat ESA das Produkt Enterprise Vault auch für die Standardanwendung «E-Mail-Archivierung» implementiert. Im Gegensatz zu früher müssen sich die Benutzer jetzt nicht mehr um ihre Postfächer kümmern: Weder können sie zu gross werden, noch droht die Gefahr eines Datenverlustes aufgrund lokal abgelegter PST-Archive. Zudem sind jetzt alle Mails, auch die archivierten, im direkten Zugriff. Archivierte Mails sind allerdings nur noch als Link und nicht mehr im Original in der Mailbox. Für den Benutzer ist das kaum ein Unterschied: Die Zugriffszeit auf das Archiv ist sehr kurz. Um die Archivierung muss sich der Benutzer nicht mehr kümmern. Nach 30 Tagen wird ein Mail automatisch in das Archiv verschoben.


Der Nutzen der Symantec Enterprise Vault/ArchiveBridge-Lösung ist deutlich spürbar: «Das SAP-System ist entlastet und die Performance der Datenbanken signifikant gestiegen», bestätigt Polak. Zudem spart ESA Festplattenplatz und konnte die in letzter Zeit gestiegenen Backup-Zeiten wieder reduzieren.


Neben Enterprise Vault als Softwarelösung setzt ESA als Hardware zwei EMC-Centera-Systeme ein, auf denen die Daten redundant abgelegt werden. In den betriebsarmen Zeiten, beispielsweise an den Wochenenden, findet die Synchronisation beider Systeme statt. Wenn es aufgrund des Datenvolumens notwendig wird, lassen sich die Synchronisierungszyklen auch verkürzen.


Mittlerweile haben Vladimir Polak und sein Team die Übernahme aller Mail-Postfächer und der PST-Files der Benutzer abgeschlossen. Da momentan kein dringender Handlungsbedarf besteht, wird die File-Archivierung mit Enterprise Vault in einer, zeitlich noch nicht definierten, weiteren Phase in Angriff genommen. «Das wird genauso reibungslos verlaufen wie das bisherige Projekt abgelaufen ist», blickt Vladimir Polak zuversichtlich in die Zukunft.

Uwe Nelkel ist Manager Presales Consulting Channel bei Symantec.

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