Freies DMS in Microsoft-Gefilden

Freies DMS in Microsoft-Gefilden

21. Januar 2009 - Obwohl Dufry sonst voll und ganz auf die Microsoft-Plattform setzt, nutzt der Reisedetaillist für sein Dokumentenmanagement die Open-Source-Lösung Alfresco.
Artikel erschienen in IT Magazine 2009/01

In den letzten fünf Jahren sind wir ständig im zweistelligen Bereich gewachsen – wir haben mehrere Mitbewerber aufgekauft und zahlreiche neue Ausschreibungen für den Betrieb von Duty-Free-Shops gewonnen.» Jaime Balcells, Head of Organization Management beim weltweit tätigen Reisedetaillisten Dufry, illustriert das Wachstum mit konkreten Zahlen: «Heute sind wir in 41 Ländern und 127 Flughäfen mit über 1000 Ladengeschäften vertreten, im Jahr 2003 waren es 25 Länder, 47 Flughäfen und 227 Shops.» Auch die Mitarbeiterzahl hat sich entsprechend von 3500 auf heute knapp 12'000 mehr als verdreifacht.

Wachstum bedingt neue Organisation
Das markante Wachstum und die Integration der übernommenen Firmen machten einen Umbau der Unternehmensorganisation nötig, hält Balcells fest: «Vor zwei Jahren haben wir die gesamte Firma im Sinn einer Matrixorganisation in Business Communities eingeteilt.» Jede Community – zum Beispiel Marketing, Human Resources oder Logistik – umfasst von der obersten Führungsebene bis zu den Mitarbeitern in den einzelnen Shops alle involvierten Personen und Prozesse. Mit der Transformation gingen zahlreiche IT-Projekte wie die Implementation eines unternehmensweiten ERP-Systems und einer Business-Intelligence-Plattform einher. Ein Problem war damit aber noch nicht gelöst: Der Kommunikationsfluss innerhalb einer Community muss auf allen Ebenen ungehindert funktionieren. «Im Lauf der Reorganisation erkannten wir, dass wir ein Werkzeug brauchen, um all die anfallenden Informationen zu verwalten. Es war uns von Anfang an klar, dass wir nicht ohne eine Lösung für das Dokumentenmanagement auskommen.»

Bestehende Lösungen ungenügend
Bisher nutzte Dufry für den Dokumentenaustausch simples Filesharing über einen FTP-Server. «Wir kamen zum Schluss, dass wir auf Dauer so nicht mehr arbeiten können. Für die interne Kommunikation am Hauptsitz war die FTP-Lösung zwar einigermassen praktikabel, sobald es aber um den weltweiten Dokumentenaustausch geht und zusätzliche Anforderungen wie Versionierung ins Spiel kommen, ist die quasi manuelle Dokumentenverwaltung via File-sharing viel zu kompliziert. Vor rund sechs Monaten beschlossen wir, eine DMS-Lösung zu implementieren.» In der Rechtsabteilung lief zwar schon eine selbst entwickelte Webanwendung zur Verwaltung juristisch relevanter Akten. «Es schien uns aber nicht opportun, diese Lösung für andere Benutzer zu öffnen.» Auch die bestehende Intranet-Plattform eigne sich nicht für das Dokumentenmanagement, hält Balcells fest. «Unser Intranet ist schon älteren Datums und entspricht nicht dem neuesten Stand. Es handelt sich eher um eine News-Plattform, auf der Corporate-Informationen zu lesen sind. Ausserdem wird es durch eine einzige Person verwaltet, was den gewünschten freien Kommunikationsfluss erschwert.»

Von Filesharing zu Alfresco
Die IT-Systeme laufen bei Dufry auf der Microsoft-Plattform, angefangen von Windows XP auf den Clients bis zum zentralen Navision-ERP. Eigentlich läge es auf der Hand, für das Dokumentenmanagement ebenfalls auf Microsoft-Technologien zu setzen. Es stellte sich jedoch rasch heraus, dass die Sharepoint Services und der Sharepoint Server die Bedürfnisse von Dufry aus zwei Gründen nicht wirklich erfüllen:? Hohe Umstellungskosten: «Unser Ziel ist es, in ein bis zwei Jahren nicht nur ein DMS, sondern eine komplette Kollaborations-Plattform zu haben. Wir hätten also, um in der Microsoft-Welt zu bleiben, den Sharepoint Server installieren müssen.» Dies hätte, so Balcells, hohe Zusatzkosten verursacht: Damit sich alle Funktionen auch wirklich nutzen lassen, müssten sämtliche Clients mit der neuesten Office-Version 2007 ausgestattet werden – momentan arbeitet man bei Dufry erst zum Teil mit Office 2007, auf vielen Clients läuft noch Office 2003.? Unnötige Features: «Wir fanden ausserdem, dass bereits die im Windows Server integrierten Sharepoint Services viele Möglichkeiten bieten, die wir überhaupt nicht brauchen und die bloss den Anwender verwirren. In dieser ersten Phase des Projekts wollten wir ein reines Dokumentenmanagement-System, das sich ohne grosse Anpassungen installieren lässt, sehr einfach zu bedienen und zu verwalten ist und mit unseren bestehenden Office-Clients zusammenarbeitet.»Nachdem Sharepoint nicht in Frage kam, musste sich Dufry nach Alternativen umsehen. «Wir sind dabei auf Alfresco gestossen und haben sowohl die DMS- als auch die Kollaborationsfunktionen geprüft.» Dufry entschied sich dann ziemlich rasch für Alfresco, andere Lösungen wurden nicht weiter evaluiert: «Wir wissen schon, dass es umfangreichere und komplexere Dokumentenmanagement-Systeme gibt, aber wir brauchen all die Features gar nicht, die zum Beispiel Documentum bietet. Was wir benötigen, ist eine Plattform, auf der die Verantwortlichen der verschiedenen Business Communities selbst einen Raum einrichten und die Mitarbeiter ihre Dokumente ablegen und austauschen können.» Dass Alfresco im Business-Modell Open-Source mit optionalem kostenpflichtigem Support vermarktet wird, wurde bei der Entscheidung nicht als Hindernis gewertet. Punkto Implementations- und Administrationskosten sprachen die Zahlen laut Balcells klar für Alfresco, und auch technisch stand nichts dagegen: Da das Java-basierte Alfresco sich auch unter Windows betreiben lässt und als Datenbank Microsofts SQL-Server unterstützt, passt die Lösung bestens ins Microsoft-orientierte Rechenzentrum von Dufry und bedingt kaum zusätzliches Know-how bei den Administratoren.

Projekt in Rekordzeit umgesetzt
Das neue DMS wird in drei Phasen implementiert. Nach einer Test-installation fährt Dufry momentan einen Pilotbetrieb in drei der insgesamt zehn Business Communities. Im Frühling 2009 folgen die weiteren Abteilungen. Als erstes veranstaltete Dufry Anfang Dezember 2008 einen Workshop mit den Verantwortlichen der drei Pilot-Communities, um die Bedürfnisse der Benutzer festzulegen. «Wir haben dabei von Anfang an darauf hingesteuert, das Produkt möglichst mit den Standardfunktionen einzusetzen und auf Anpassungen zu verzichten. Es gab dann auch tatsächlich keine Anforderungen, die das Standardprodukt nicht abdeckt», fasst Balcells die Ergebnisse zusammen.Danach folgten User-Interface-Workshops, in denen das Design der Oberfläche bestimmt wurde. Für die Workshops und die darauf folgenden Installations- und Konfigurationsarbeiten zog Dufry den auf Open Source spezialisierten IT-Dienstleister Optaros bei. Dufry arbeitete dabei zum ersten Mal mit Optaros zusammen: «Auf Optaros sind wir gekommen, weil das Unternehmen auf der Website von Alfresco als einer der Hauptpartner aufgeführt ist und den Sitz in der Schweiz hat. Wir bereuen die Wahl nicht, das Projekt läuft reibungslos.»Nachdem die künftigen Benutzer das neue DMS noch vor Weihnachten anhand verschiedener Testszenarien geprüft und für gut befunden hatten, wurde das System Anfang Januar 2009 von der Testumgebung im Basler Hauptsitz für den produktiven Betrieb ins globale Rechzentrum migriert. Dort läuft es auf einem virtualisierten Windows-Server, als Hardwarebasis dient ein Blade-System. Im Lauf des Januars veranstalten die Verantwortlichen der Pilot-Communities Schulungen für die wichtigsten Anwender. Der Schulungsaufwand ist laut Balcells ziemlich gering: «Es ist eine Frage von Stunden, nicht von Tagen. Wer im Internet einen Flug buchen kann, kann auch Alfresco bedienen.»

Wenig Probleme, erfreuliches Fazit
Beim Aufsetzen des Systems gab es nur einzelne unbedeutende Probleme, die laut Balcells inzwischen gelöst sind: «Wir arbeiten mit der neuesten Alfresco-Version 3. Für einige gewünschte Funktionen benötigten wir das Service Pack 1, das erst Ende Dezember herauskam. Ein Beispiel: Für die Synchronisation der Dokumente zwischen Office und Alfresco brauchte es früher auf jedem Client ein Plug-in. Mit dem Service Pack fällt dies weg – Alfresco nutzt jetzt für diese Funktion das Sharepoint-Protokoll, das im Betriebssytem integriert ist.»Insgesamt zeigt sich Jaime Balcells sehr zufrieden. Auch der Ausbau zur vollständigen Kollaborationsplattform steht nach wie vor auf dem Plan. An weitere Ausflüge in die Open-Source-Welt glaubt Balcells indes nicht. Linux auf dem Client kommt zum Beispiel nicht in Frage, weil auf den Systemen in den Shops eine Navision-Branchenlösung zum Einsatz kommt, die nur unter Windows läuft. Auch die ERP- und BI-Systeme sind Windows-basiert. Das Konsolidierungsprojekt, bei dem gegenwärtig viele Server aus verschiedenen Standorten ins globale Rechenzentrum migriert werden, bietet somit keinen Anlass zum Umstieg auf eine andere Systemplattform: «Es ist unsere Strategie, hier weiter auf der Microsoft-Plattform zu bleiben. Wir nutzen Produkte wie Hyperion und Microstrategy, die schwierig auf Linux zu migrieren wären, und unser zentrales ERP-System Navision läuft naturgemäss überhaupt nur unter Windows.»

(ubi)

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