Alles Klara im Büro

Alles Klara im Büro

Artikel erschienen in IT Magazine 2019/06
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So fängt man an

Als Erstes werden im Menüpunkt "Firma" die Basisangaben zum Unternehmen erfasst. Neben Rechtsform, Firmensprache, Adresse und weiteren Kontak­tangaben müssen zwingend diverse administrative Stammdaten eingegeben werden, darunter die Angaben zu den Sozial- und Unfallversicherungen, Wochenstunden, Bankverbindungen und zur Mehrwertsteuer. Ohne diese Grund­angaben zur Firma kann man später keine Mitarbeitenden erfassen. Klara unterstützt den Nutzer dabei allerdings durch eine äusserst nützliche Funktion: Ist die Firma im zentralen Firmenindex des Bundes (Zefix) registriert, holt sich die Lösung Angaben wie die UID-Nummer, die Rechtsform und die Adresse anhand des Firmennamens automatisch aus der Datenbank des Bundes.

Bei der Arbeit merkt man rasch, dass Klara nicht extrem schnell reagiert. Beim erstmaligen Erfassen einer Firma ist dies verständlich, weil eine ganze Datenbankstruktur neu angelegt wird. Doch auch beim Speichern weiterer Eingaben oder beim Wechsel zwischen den Menüpunkten betragen die Antwortzeiten auch bei einer schnellen Internetverbindung teils mehrere Sekunden. Dies trifft auf alle Module zu. Klara ist ganz offensichtlich nicht für die Massenerfassung zahlreicher Offertposten, Artikel, Kunden und Lieferanten konzipiert.

Sind die Firmenangaben komplett, können die Mitarbeitenden samt persönlichen Informationen, Sozialversicherungsnummer und Vertragsangaben inklusive Lohn erfasst werden. Die Adresse bezieht Klara auf Wunsch aus dem öffentlichen Telefonbuch. Wie bei den Firmendaten führt die Software den Nutzer dabei durch einen mehrstufigen Workflow und präsentiert zum Schluss eine Übersicht mit Aufgaben, die noch zu erledigen sind – etwa die nachträgliche Erfassung der Bankverbindung des Mitarbeitenden.

Kunden und Partner

Die CRM-Funktionalität von Klara besteht im Wesentlichen aus einer erweiterten Adressverwaltung für Kunden und weitere Geschäftspartner. Grundsätzlich sehen alle Einträge gleich aus. Die Unterscheidung zwischen Kunden, Lieferanten und beliebigen weiteren Partnerbeziehungen erfolgt einzig durch Tags, die man im Feld "Kategorien" eingibt. Diese Kategorien können danach in verschiedenen Ansichten als Filterkriterium verwendet werden.

Zu jedem Eintrag lassen sich Notizen, optional mit Erinnerungsdatum, sowie beliebig viele Kontakte mit Adressangaben, Social-Media-Accounts und frei definierbaren Zusatzfeldern und Kategorien erfassen. Im Abschnitt "Unterlagen" können zudem Dokumente (Word, PDF etc.) angehängt werden.

In der Detailansicht präsentiert Klara im Stil eines Dashboards alle wichtigen Angaben zu einem Kunden oder Partner auf einen Blick: Offene und überfällige Rechnungen und Zahlungen, offerierte Beträge, Adresse mit Kartendarstellung, Kontakte, mit dem Eintrag verbundene Buchhaltungsposten sowie die zugehörigen Notizen und Unterlagen.

Generell fällt in allen Modulen die sehr grosszügige Darstellung auf. Nichts wirkt gedrängt, die Übersicht fällt durch genügend Weissraum und klare Gliederung leicht, das Design ist schlicht. Dafür braucht Klara allerdings sehr viel Platz auf dem Bildschirm, und Scrolling ist an der Tagesordnung. Auch bei unserem 27-Zoll-Bildschirm passten die meisten Eingabemasken in der Länge nicht auf den Screen.

Die Lösung ist zwar responsive, aber unter einer Gesamtbreite von 1024 Pixel streikt Klara im Desktop-Browser bei ausgeklapptem Menü, und auf einem Smartphone ist die Bedienung fast unmöglich. Stattdessen offeriert der Hersteller die kostenlose Myklara-App für iOS und Android, die Buchhaltung und CRM unterstützt.
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