Mit MPS Prozesse optimieren

Mit MPS Prozesse optimieren

4. September 2011 - Managed Print Services (MPS) umfassen mehr als nur die Konsolidierung der Druckerinfrastruktur. Vielmehr werden sämtliche Prozesse rund um das Thema Output optimiert.
von Andreas Duthel
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/09
Die Kosten für Kopieren, Faxen und Drucken machen bis zu drei Prozent des Gesamtjahresumsatzes eines Unternehmens aus. Sehr häufig trifft man bei der Analyse dieser Kosten auf Strukturen, die über die Jahre gewachsen sind, ohne dabei ein bestimmtes Konzept oder eine Strategie zu verfolgen. Der so entstandene «Wildwuchs» führt dazu, dass sich die wenigsten Unternehmen im Klaren darüber sind, wieviel sie für den Druck ihrer Dokumente ausgeben und welche ihrer Druckausgabegeräte unter- oder überlastet sind. Laut einer aktuellen IDC-Studie wissen 70 Prozent der Unternehmen nicht, wie hoch ihre Outputkosten sind. Hinzu kommt, dass einer Umfrage von Ipsos zufolge eine von sechs Seiten direkt in den Papierkorb wandert, ohne je gelesen worden zu sein. Der unnötige Papierverbrauch verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern schadet auch der Umwelt.

Output-Geräte sinnvoll verteilen

Ein wichtiges Ziel von MPS ist es daher, die richtige Menge der geeigneten Outputgeräte an der passenden Stelle zu plazieren. So werden die Geräte optimal eingesetzt und ausgelastet, was die Outputkosten erheblich verringert. Greifen beispielsweise mehrere Mitarbeiter auf ein Gerät zu, verringern sich die Anzahl der Geräte und damit auch die Anschaffungs-, Wartungs-, Reparatur- und Energiekosten. Gleichzeitig kann ein leistungsfähiges Gerät mit niedrigeren Seitenkosten eingesetzt werden. Das Gerät muss aber den jeweiligen Anforderungen gerecht werden. Der Einsatz eines A3-Kopierers ist beispielsweise nur dann sinnvoll, wenn auch zahlreiche Dokumente im A3-Format kopiert werden. Tatsächlich werden in den meisten Firmen weniger als drei Prozent aller Seiten im Format DIN A3 benötigt.
 
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