Test Center – Abatime

Schweizer Zeiterfassung aus der Cloud

Schweizer Zeiterfassung aus der Cloud

5. September 2020 - Mit Abatime will Abacus Kleinunternehmen eine einfach einzusetzende Zeiterfassung bieten. Wir haben die Cloud-Lösung mit dem dazugehörigen Web-Portal getestet.
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/09

Absenzenwesen

Unter Absenzen können Mitarbeitende Zeitabschnitte erfassen, während denen sie nicht am Arbeitsplatz sind. Dabei können sie grundsätzlich ganz- oder halbtätige Absenzen eintragen sowie frei wählbare Zeitfenster. Auch können Sie aus einer Drop-Down-Liste die Art der Absenz wählen, wie beispielsweise Ferien, Militär- oder Zivilschutz, Krankheit oder Arztbesuche und sogar Hochzeiten oder Geburten. Auch kann eine Beschreibung erfasst werden und ob es sich dabei um eine wiederkehrende Absenz handelt. Und sogar Dokumente lassen sich per Drag and Drop anhängen. Hilfreich ist ausserdem die Ferienübersicht in Form eines Ringdiagramms, die auf einen Blick anzeigt, wie hoch der Ferienanspruch ist, wie viele Ferientage bereits bezogen wurden und wie viele noch übrig sind.

Zu beachten ist, dass Absenzen grundsätzlich beantragt werden müssen. Beim Eintrag einer Absenz wird automatisch eine Nachricht an den Vorgesetzten verschickt. Dieser findet sie in seiner Inbox unter Aufgaben mit dem Status pendent und kann sie direkt beantworten und bestätigen oder ablehnen. Daraufhin erhält der Mitarbeitende seinerseits eine Benachrichtigung mit dem Bescheid des Vorgesetzten. Zwei Übersichten zeigen jeweils die Absenzen des aktuellen Jahres sowie solche, die älter sind. Absenzen lassen sich auch per Knopfdruck löschen, wobei im Falle von Ferien der Feriensaldo automatisch angepasst wird. Mit diesem kann man sogar wacker ins Minus gehen, ohne dass Abatime den Nutzer darauf aufmerksam machen würde, dass kein Anspruch mehr auf Ferientage besteht. Beim Löschen einer Absenz wird der Vorgesetzte übrigens nicht benachrichtigt, selbst wenn diese bereits verbucht und bewilligt worden war. Des Weiteren lassen sich unter Absenzen analog zur Zeiterfassung auch Abwesenheitsrapporte anzeigen und speichern.

Die Absenzenübersicht funktioniert ähnlich wie die Arbeitsübersicht. Vorgesetzte sehen hier eine Zusammenstellung der Absenzen all ihrer Teammitglieder, während Mitarbeitende nur ihre eigenen sehen. Ein Klick auf eine Absenz bewirkt hier allerdings nichts, es werden keine Details dazu eingeblendet. Dafür hat man oben rechts im Fenster mit Vorschau und Export zwei Funktionen, die praktisch dasselbe tun. Mit Vorschau wird eben eine Vorschau der Absenzenliste angezeigt, die sich per Knopfdruck als PDF exportieren lässt. Die so generierte Datei heisst dann ebenfalls report.pdf (siehe oben). Die Funktion Export hingegen lädt das PDF ohne Vorschau direkt auf den eigenen Rechner, mit dem Dateinamen preview.pdf. Es dürfte sich um einen Programmierfehler handeln, dass die Namen der beiden Dateien vertauscht sind, inhaltlich sind sie jedoch identisch, weshalb man sich zurecht fragen kann, wieso man hierfür zwei Funktionen benötigt.

Auswertungen

Unter dem letzten Menüpunkt fasst Abacus mehrere Auswertungen zusammen, nämlich das Mitarbeiterverzeichnis, Anwesende Mitarbeiter und Auswertungen. Die Liste der anwesenden Mitarbeiter entpuppt sich jedoch als unnötig, denn im Mitarbeiterverzeichnis wird angezeigt, welche Mitarbeitenden anwesend sind, wobei diese Liste sogar nach Anwesenheitsstatus gefiltert werden kann. Auch sonst zeigt das Mitarbeiterverzeichnis viel mehr Informationen an als die Liste der anwesenden Mitarbeiter. Und nicht nur das, aus dem Mitarbeiterverzeichnis kann man Mitarbeitende direkt benachrichtigen oder ihnen eine Aufgabe zuteilen.

Unter Auswertungen schliesslich lassen sich Monatsrapporte (siehe Sektion Zeiterfassung) sowie Absenzen- und Ferienübersichten (siehe Sektion Absenzen) generieren und herunterladen. Wer jetzt aber denkt, dies seien wiederum redundante Funktionen, täuscht sich. Im Gegensatz zu denselben Funktionen in den entsprechenden Sektionen von Abatime lässt sich hier das Dateiformat wählen. So steht hier der Download der Dokumente nicht nur im PDF-Format zur Verfügung, sondern auch im CSV- und XLSX-
Format.

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Anti-Spam-Frage Wieviele Fliegen erledigte das tapfere Schneiderlein auf einen Streich?
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