Test Center – Abatime

Schweizer Zeiterfassung aus der Cloud

Schweizer Zeiterfassung aus der Cloud

5. September 2020 - Mit Abatime will Abacus Kleinunternehmen eine einfach einzusetzende Zeiterfassung bieten. Wir haben die Cloud-Lösung mit dem dazugehörigen Web-Portal getestet.
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/09

Nutzerdaten und Benutzerprofil

Die persönlichen Angaben zur eingeloggten Person werden an zwei separaten Orten gespeichert. Im Benutzerprofil sind die Daten im Zusammenhang mit dem Zugang zum Web-Portal einsehbar. Unter Meine Daten hingegen finden sich alle geschäftlich relevanten Informationen zum Mitarbeiter oder Vorgesetzten – links in einem Kasten Foto und Namen sowie Abteilung und Rolle der Person, rechts davon die Personalien samt Personalnummer, Geburtsdatum und Sprache, darunter die Wohnadresse, die vom Nutzer bearbeitet werden kann. Auch Notfallkontakte können an dieser Stelle hinterlegt werden. Im kleinen Kasten mit dem Foto findet sich auch ein unscheinbarer Link zum Dossier des Nutzers, in dem alle relevanten Dokumente nach Kategorien abgelegt sind, wie Abrechnungen, Arbeitsrapporte und Lohnausweise. Eine Suchfunktion erleichtert hier das Auffinden einzelner Dokumente, die sich dann mit einem Klick öffnen oder herunterladen lassen.

Das Benutzerprofil sieht auf den ersten Blick sehr ähnlich aus wie das Menü Meine Daten, kann jedoch nicht über die Menüleiste links im Fenster aufgerufen werden, sondern nur über das Nutzermenü ganz rechts oben auf der Seite. Spätestens jetzt fällt auf, dass keine Tooltips mit weiterführenden Informationen erscheinen, wenn man mit dem Mauszeiger über einen Menü-Eintrag oder ein Icon fährt. Und die Symbole des Nutzermenüs sind nur bedingt aussagekräftig. Der Briefumschlag ist zwar selbsterklärend, während das stilisierte Profilbild auf Meine Daten verlinkt und das Symbol mit den darin angezeigten Initialen des Nutzers das Nutzermenü öffnet. Das muss man sich erst einmal merken. Im Benutzerprofil lassen sich verschiedene Einstellungen vornehmen und beispielsweise die Sprache des Web-Portals, die E-Mail-Adresse oder die Art und Frequenz der Benachrichtigungen ändern. Hier wird neben dem Foto des Nutzers auch angezeigt, ob es sich dabei um einen Mitarbeitenden oder einen Vorgesetzten handelt. Und nicht zuletzt gibt es auch einen Button mit der Aufschrift Benutzerkonto und Passwort. Schon wieder Kopfkratzen: Es gibt also ein Benutzerprofil und ein Benutzerkonto, dazu noch Meine Daten. Hier würde man sich wünschen, alle Informationen an einem einzigen Ort zu haben.

Ein Klick auf Benutzerkonto und Passwort öffnet im Browser einen neuen Tab. Darin werden lediglich vier Kästchen und vier Buttons mit der Aufschrift Benutzerprofil (schon wieder), Passwort, Verbundene Apps und Sitzungen angezeigt. Im Benutzerprofil sind Login sowie Name und E-Mail-Adresse des Nutzers ersichtlich, während man unter Passwort das aktuelle Passwort ändern kann. Hat man Applikationen oder Diensten den Zugriff auf Abacus gegeben, werden sie unter dem Menüpunkt Verbundene Applikationen aufgelistet, während Sitzungen die Browser-Sitzungen anzeigt, die im Namen des Nutzers bei Abacus angemeldet sind. Ob diese Informationen für Mitarbeitende von Bedeutung sind, sei dahingestellt.

Und, klickt man im Tab Benutzerkonto ganz oben rechts auf das Symbol neben dem Namen des Nutzers (hier hat man an einen Tooltip gedacht), meldet man sich von Abacus ab. Um in das Benutzerprofil und damit auf die eigentliche Applikation zurückzukehren, muss man also den Tab schliessen. Das UX Design scheint nicht die Stärke der Lösung zu sein. Besser macht es Abacus im Menü Meine Mitarbeiter, das nur Vorgesetzten im Unternehmen zugänglich ist. Hier lassen sich die Mitarbeitenden nach Team, Rolle und Projekt anzeigen, und zwar als Kacheln mit Profilbild oder aber in einer Liste. Ein Klick auf einen Mitarbeiter öffnet eine Detailansicht zur betreffenden Person. Via Suchleiste lassen sich Mitarbeitende ausserdem auch nach verschiedenen Kriterien suchen und finden.

Die eigentliche Zeiterfassung

Die Kernfunktion von Abatime, die Zeiterfassung, ist in zwei Bereiche unterteilt. Auf der einen Seite die eigentliche Erfassungsmaske unter dem Menüpunkt In & Out und andererseits die Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden unter Arbeitsübersicht. Für die manuelle Erfassung der Arbeitszeit stehen dabei zwei Optionen bereit. Man kann entweder die Zeiten der Ankunft und des Verlassens des Arbeitsplatzes einzeln in die dafür vorgesehenen leeren Felder eintragen oder aber auf den Button Komme klicken, wodurch automatisch die aktuelle Uhrzeit eingetragen wird. Danach wechselt die Beschriftung des Buttons zu Gehe und ein weiterer Klick trägt wiederum die aktuelle Uhrzeit ein, zu der man den Arbeitsplatz wieder verlässt. Auch hier muss man bemängeln, dass die Funktion des Buttons nicht sofort erkennbar ist, es bleibt den Nutzern überlassen, diese herauszufinden. Des Weiteren lässt sich pro Tag in einem dafür vorgesehenen Textfeld auch ein Kommentar erfassen.

Einen Button zum Löschen falsch erfasster Einträge sucht man vergeblich. Man muss den Inhalt jedes Feldes einzeln löschen und den Vorgang mit einem Klick auf den Button Speichern bestätigen. Dies ist umständlich, hat wohl aber damit zu tun, dass jede Mutation der Daten erfasst wird und später eingesehen werden kann. So wird festgehalten, wer zu welchem Zeitpunkt welche Mutation in welchem Feld vornimmt. Die Änderungshistorie ist dann über die Detailansicht des jeweiligen Eintrages ersichtlich. Weitere Kästchen in der Erfassungsmaske bieten eine Übersicht über die Arbeitszeit im Vergleich zur Sollzeit, den aktuellen Stunden- und Feriensaldo sowie eine Zusammenfassung der geleisteten Stunden.

Wichtig ist schliesslich auch der Link Report anzeigen in der rechten oberen Ecke des Fensters. Dieser öffnet ein Pop-up-Fenster mit dem Stundenrapport, den man ausdrucken oder als PDF speichern und sogar direkt verschicken kann. Lädt man den Report herunter, wird er allerdings lediglich unter dem Dateinamen report.pdf gespeichert. Eine etwas aussagekräftigere Bezeichnung, beispielsweise durch das Hinzufügen des Datums, wäre sicher hilfreich gewesen.

Unter dem Menüpunkt Arbeitsübersicht sehen Mitarbeitende ihre eigenen, Vorgesetzte hingegen die Arbeitsstunden aller Mitglieder ihres Teams. Dabei lässt sich eine Ansicht pro Tag, Arbeitswoche, Woche, zwei Wochen, über den aktuellen Monat oder über einen Monat ab dem aktuellen Datum wählen. Über die Kalenderfunktion lassen sich ausserdem beliebige Daten aufrufen. Ein Klick in einen Tageseintrag öffnet wiederum eine Detailansicht in der unteren Hälfte des Screens. Einmal mehr muss der Nutzer selbst auf die Idee kommen, dass man die Details zu einem Eintrag auf diesem Wege einsehen kann.

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