Digitale Moderation von Firmen-Events

Digitale Moderation von Firmen-Events

1. Februar 2020 - Bei Tagungen oder Workshops kommen oft noch klassische Moderationsmedien wie das Flipchart zum Einsatz. Dabei könnten Veranstaltungen mit moderner Informations- und Kommunikationstechnik dynamischer, effektiver und interaktiver gestaltet werden.
Artikel erschienen in IT Magazine 2020/01

Events effektiver und interaktiver gestalten

Deshalb dachten in den zurückliegenden Jahren viele Unternehmen darüber nach, wie grössere Veranstaltungen dynamischer und effektiver und bei Bedarf so gestaltet werden können, dass die Teilnehmer sich an unterschiedlichen Orten versammeln. Sie kamen zur Erkenntnis: Mit der modernen Informations- und Kommunikationstechnik (IuK-Technik) können wir unsere Veranstaltungen nicht nur dynamischer und effektiver, sondern auch interaktiver gestalten.

So lassen sich, wenn genügend digitale Helfer wie Smartphones, Tablets oder Laptops nebst einer entsprechenden Software zur Verfügung stehen, Veranstaltungsdesigns auch für grosse Gruppen schmieden. Veranstaltungen, bei denen alle Teilnehmer Fragen an die Referenten stellen können, sie regelmässig nach ihrer Einschätzung gefragt werden und in wechselnden, sich spontan bildenden Kleingruppen an Problemlösungen arbeiten. Denn mit der modernen IuK-Technik können die Meinungen und Lösungsvorschläge der Teilnehmer schnell erfasst, ausgewertet und visualisiert werden, sodass die relevanten Einzelbeiträge und die verdichteten Ergebnisse weiterbearbeitet werden können.

Entsprechend viele Unternehmen und Verbände führen inzwischen mit der sogenannten digitalen Moderation die unterschiedlichsten Formen von Veranstaltungen durch – von Workshops über Tagungen bis hin zu Grossveranstaltungen wie Betriebsversammlungen und Konferenzen.

Die benötigte technische Infrastruktur

Bei der digitalen Moderation werden vernetzte Computer nebst den dazu gehörenden Endgeräten wie Monitoren als Kommunikations- und Interaktionsinstrumente genutzt. Das heisst: Eine Voraussetzung für eine digitale Moderation ist, dass die technische Infrastruktur vorhanden ist – also entweder firmenintern existiert oder von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt wird.

Nötig für das Durchführen einer digitalen Moderation ist ein Meeting-Cockpit. Diese Software lässt sich mit Powerpoint vergleichen, mit dem Präsentationen konzipiert und die hierfür erforderlichen Charts erstellt werden. Der zentrale Unterschied: Ein Meeting-Cockpit enthält mehr Funktionen, da mit ihm keine Ein-Weg-, sondern eine IT-gestützte Mehrweg-Kommunikation ermöglicht werden soll. Denn bei den mit Hilfe der digitalen Moderation durchgeführten Grossveranstaltungen erfolgen oft auch komplexe Befragungen mit unterschiedlichen Antwortmöglichkeiten, deren Auswertungen dann – sozusagen per Knopfdruck – grafisch aufbereitet angezeigt werden. Hierfür werden mit dem Meeting-Cockpit die Vorlagen erstellt. Ausserdem gibt es bei Grossveranstaltungen häufig wechselnde Arbeitsgruppen und deren Ergebnisse sollen anschliessend nicht nur unmittelbar dokumentiert, sondern auch präsentier- und bearbeitbar sein. Auch hierfür werden im Meeting-Cockpit im Vorfeld die Vorlagen erstellt.

Für die Durchführung der Veranstaltung selbst ist eine Infrastruktur vonnöten, die sich als Client-Server-System beschreiben lässt. Sie besteht in der Regel aus folgenden Komponenten, deren Zahl abhängig von der Grösse und Art der Veranstaltung variieren kann:

- mindestens einem Digital-Moderation-Server, der mit einem Webserver verbunden ist und auf dem die mit dem Meeting-Cockpit entworfenen Vorlagen gespeichert sind,

- mindestens einem Meeting-Cockpit, über das der oder die Moderatoren die Veranstaltung steuern,

- mindestens einem Bühnen-Client, auf dem das Geschehen für alle anwesenden Personen (in der Regel per angeschlossenem Beamer) visualisiert wird und

- einer Vielzahl von Clients, die auf Laptops, Smartphones oder Tablets gestartet werden und über die die Teilnehmer ihre Beiträge eingeben.

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