Projektmanagement-Ressourcen ausbauen

Projektmanagement-Ressourcen ausbauen

2. März 2019 - Von Hans-Peter Machwürth

Projekte stellen oft neue Herausforderungen an die Projekt-­Teams. Unternehmen müssen häufig noch unerfahrene Projektleiter und -Teams an komplexe Aufgaben heranführen. Projekt-Coaching kann helfen.
Artikel erschienen in IT Magazine 2019/03

Das Projekt: ein Subsystem im Unternehmen

Auch das Projekt selbst wird beim systemischen (Projekt-)Coaching als ein soziales (Sub-)System verstanden mit folgenden vier Grundpfeilern: Projektziele, Projektkultur, benötigte Skills und (Projekt-)Struktur (siehe Grafik). Zu welchen Interventionsmethoden beim Projekt-Coaching gegriffen wird, hängt davon ab, in welchen der vier genannten Bereiche ein Entwicklungsbedarf besteht. So können zum Beispiel (Projektmanagement-)Trainingssequenzen eine wichtige Rolle spielen, wenn Wissensdefizite bestehen. In anderen Projekten kann der Fokus auf Organisationsentwicklungs- oder Change-Management-Massnahmen liegen, wenn Defizite auf der Struktur- oder Kulturebene bestehen. Und in wieder anderen kann der Schwerpunkt auf der Einstellungs- und Verhaltensebene liegen – zum Beispiel, wenn auch die Projektbeteiligten einen mentalen Turn-around vollziehen müssen, um Erfolg zu haben.

Der Projekt-Coaching-Prozess

Ein Projekt-Coaching startet stets mit einer Analyse der Ist-Situation. Mit den relevanten Beteiligten (z.B. Projektleiter, Programm-Manager, Personalentwickler, Abteilungsleiter, erfahrene Projektteammitglieder) wird eine Bestandsaufnahme durchgeführt und eine SWOT-Analyse erstellt. Dies kann durch Telefoninterviews geschehen, in der Regel wird jedoch ein Workshop durchgeführt, um das Gemeinsamkeitsgefühl und Commitment zu stärken.

Im nächsten Schritt werden die Ziele des Projekt-Coachings definiert. Das geschieht mittels einer strukturierten Befragung der Key-Stakeholder, in der diese den Ideal- oder Wunschzustand beschreiben. Über einen Vergleich der Ergebnisse mit dem Ist-Zustand werden die Schwachstellen ermittelt, für die anschliessend ein Interventions-Design definiert wird. Das Definieren der Ziele und Massnahmen sollte im persönlichen Gespräch erfolgen, um Klarheit zu schaffen und unterschiedliche Erwartungshaltungen zu vermeiden. Auf Basis der definierten Massnahmen erfolgt dann eine erste zeitliche Abschätzung des Aufwands. Ausserdem werden Qualitätskriterien festgelegt und wird der Kostenrahmen bestimmt. Ein Projekt-Coaching-Prozess kann abhängig vom Charakter des Projekts und vom Reifegrad des Projekt-Teams zwischen einem Monat und einem Jahr dauern – bei hochkomplexen Projekten sogar Jahre.

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