Effiziente Zusammenarbeit

Effiziente Zusammenarbeit

4. Dezember 2011 - von Ralph Wieser

Moderne Technologien sind die Treiber für den Wandel in der Arbeitswelt. Ein aktuelles Beispiel ist Managed Communications & Collaboration.
Artikel erschienen in IT Magazine 2011/12

Die richtige Wahl treffen

Ein Streifzug durch die Informations- und Kommunikationstechnologien zeigt die vielen neuen Möglichkeiten auf, die sich einem Unternehmen bieten. Die Telefonie entwickelt sich weiter zu Unified Communications, welche sämtliche Kommunikationskanäle vereint. Ebenso werden klassische Dateiablagen durch leistungsfähige Online-Portale abgelöst, die gleichzeitig als Inter-, Intra- und Extranet-Ersatz dienen können. Um aus der Fülle der verschiedenen Möglichkeiten das richtige für sich selbst zu finden, muss sich das Unternehmen über die vorhandenen technischen, finanziellen und organisatorischen Machbarkeiten im Klaren sein. Diese Aufgabe wird oft der internen IT-Abteilung überlassen, sollte aber auf oberster Stufe von allen Fachbereichen übernommen werden. Denn schliesslich soll die ICT das Business optimal unterstützen können.

Entscheidungsgrundlage erstellen

Ob der Entscheid für oder gegen eine neue Lösung ausfällt, hängt nicht selten vom Kostenfaktor ab. Drei Parameter sind für die interne Entscheidungsfindung besonders wichtig:

-Aktuelle, interne Kosten: Bei einem Managed Service fallen die Kosten für Betrieb, Support, Change Management und Weiterentwicklung nicht mehr an. Um Produkte und Servicemodelle angemessen vergleichen zu können, sollten die eigenen Kosten hierfür identifiziert und in die Entscheidungsfindung miteinbezogen werden. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn ein Managed Service gegenüber Kauf und Systemintegration verglichen wird. Wer die Prozesskosten nicht in beiden Varianten einberechnet, der vergleicht Äpfel mit Birnen. Oft werden aber ebendiese Kosten nicht in die Entscheidungsfindung miteinbezogen.

- Folgekosten: Neue Lösungen wie beispielsweise ein Managed Service für Unified Communications können oft nicht einfach aufgeschaltet werden. Vielmehr muss die vorhandene ICT-Infrastruktur konsolidiert und modernisiert werden, damit technische Inkompatibilitäten überwunden werden können. Ein Beispiel ist die Notwendigkeit einer leistungsfähigen und stabilen Netzwerk-Infrastruktur für den Daten- und Sprachverkehr. Zudem wird eine aktuelle Client- und Server-Software benötigt, damit der neue Service überhaupt auf den Geräten genutzt werden kann.

- Nutzenbewertung: Am schwierigsten ist es, den Nutzen zu prognostizieren und zu quantifizieren. Zum Beispiel der Anteil der zu erwartenden gesparten Reisekosten. Dieser hängt stark von der Anwenderakzeptanz und dem Erfolg bei der Service-Einführung ab. Schliesslich ist da noch der emotionale Nutzen, der viel zur Anwenderakzeptanz beiträgt, aber kaum zu quantifizieren ist. Online-Rechner können die zu erwartenden Kosten- und Nutzenpotentiale grob modellieren. Eine solche Erstberechnung kann als Hilfe für die Entscheidungsgrundlage dienen.

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