Buchhaltung mit KI-gestütztem Köpfchen

Business sei zu kompliziert, fand eine Gruppe von Designern aus dem Zürcher Oberland vor einigen Jahren und machte sich daran, eine eigene Buchhaltungslösung zu entwickeln, die nicht wie andere Business-Tools für Neugründer und Kleinunternehmer «im letzten Jahrzehnt stehen geblieben sein» sollte – und damit war die Idee für Infinity.swiss geboren. Die neue Lösung soll die bei manchen Geschäftsinhabern unbeliebte Buchhaltung inklusive Rechnungsstellung und einfacher Projektverwaltung intuitiv präsentieren und so weit wie möglich automatisieren – dies nicht zuletzt mit Unterstützung durch KI.

Erste Schritte auf klarer Spur

Nach der Registrierung mit E-Mail-Adresse, Namen und Vornamen folgt bei Infinity.swiss (im Folgenden kurz Infinity genannt) als Erstes die Angabe eines ­Firmen- beziehungsweise Organisations­namens, der später in den Dokumenten verwendet werden soll. Danach präsentiert die Web-App eine Auswahl an Unternehmensformen: Je nach Art der Firma kann man die App als Selbstständiger/Freelancer, als neu gegründetes Start-up oder als bestehendes Kleinunternehmen/Agentur nutzen, jeweils mit leicht unterschiedlicher Gewichtung der Optionen. Da die App grundsätzlich mandantenfähig ist, eignet sie sich auch für Treuhänder, die ihrer Kundschaft damit eine bequeme Lösung für ihre Buchhaltung zur Verfügung stellen können.


Weitere Schritte vor der eigentlichen Nutzung von Infinity sind die Angabe der Rechtsform (Selbstständig ohne weitere Rechtsform, GmbH oder AG), Anmeldung bei der Mehrwertsteuer (Ja oder Nein), Angabe des ersten Geschäftsjahres, das mit der App verwaltet werden soll, sowie eine nochmalige Überprüfung der letzten beiden Angaben. Mit einem Klick auf den Button «Los geht’s» erscheint sodann die eigentliche Oberfläche von Infinity. Auf den ersten Blick fällt das übersichtlich gehaltene, aber umfassende Menü auf der linken Seite auf, das zunächst die Kernfunktionen «Auswerten», «Buchen» und «Abschlüsse» präsentiert, gefolgt von Optionen für Einkauf (Rechnungen, Belege) und Verkauf (Forderungen, Offerten, Projekte). Darunter schliesst das Menü mit den Punkten «Löhne» und «Kontakte» ab. Ganz unten in der linken Seitenspalte ist ein Startknopf für die Zeiterfassung zu finden – Arbeiten an Projekten können damit sekundengenau erfasst und später in Listenform zusammengefasst angesehen und in Posten für Forderungen umgewandelt werden. Insgesamt wirkt die Präsentation der Grundfunktionen intuitiv erfassbar und unkompliziert.

KI-Buchhaltung mit Kontoabgleich

Um mit der Arbeit zu beginnen, stellt Infinity auf der Einstiegsseite drei Möglichkeiten zur Wahl: Empfohlen wird es, die Buchhaltung auf Autopilot zu setzen – damit aktiviert man die KI-Buchhaltung für das Firmenkonto. Wer eher ungeduldig ist, kann aber auch sofort eine erste Offerte oder Forderung stellen oder ein Kundenprojekt eröffnen.

Die KI-Unterstützung der Buchhaltung funktioniert mit sogenanntem Live Accounting auf Basis einer Verbindung mit dem Bankkonto der Firma oder des Imports von XML-Kontoauszügen im Format camt.053. In beiden Fällen werden Bankbewegungen automatisch passend in einen Buchungsvorschlag übertragen und mit unter dem Punkt «Einkauf» erfassten Belegen oder mit offenen Rechnungen und Forderungen abgeglichen. Die automatisch erstellten Buchungen lassen sich überprüfen und allenfalls korrigieren, bevor man sie als erledigt markiert. Dazu dient ein eigener Tab, der alle Bankbewegungen mit Datum, Name des Kunden oder Lieferanten, Beschreibung, verknüpfter Buchung sowie Betrag und Saldo in einer Liste präsentiert, die sich nach verschiedenen Kriterien filtern lässt. Beim Klick auf eine Buchung ermöglicht es Infinity, die zugehörige Bankbewegung zu ignorieren, worauf die entsprechende Buchung gelöscht wird – oder man kann eine einmal ignorierte Buchung wieder neu verbuchen. Wer die automatischen Buchungen auf diese Weise regelmässig kontrolliert, allenfalls korrigiert und zum Schluss als überprüft markiert, verbessert damit die Buchungsvorschläge, die die KI in Zukunft für ähnliche Bewegungen erstellt.


Die Macher von Infinity betonen, dass sie nie einen Zugriff auf das E-Banking-Login des Firmenkontos erhalten und dass die Bankdaten über verschlüsselte Kanäle hin- und herlaufen. Infinity garantiert darüber hinaus, dass die von der KI verarbeiteten Buchungsdaten nicht für das Training von Modellen genutzt werden. Fast schon selbstverständlich für eine derartig geschäftsrelevante Anwendung aus der Schweiz ist, dass alle Daten ausschliesslich in Schweizer Rechenzentren gehalten werden.

Belege ganz einfach erfassen und verbuchen

Eine weitere KI-Funktion neben dem Live Accounting nennt sich Live Capture. Damit werden Belege, die man in den Eingangskorb von Infinity hochgeladen hat, analysiert und je nach Fall auf verschiedene Weise verarbeitet. So kann etwa das Live Accounting einen zu einer Bankbewegung passenden Beleg erkennen und der Buchung hinzufügen. Zudem wird die zugehörige Rechnung beim Hochladen eines Belegs automatisch ausgefüllt – dazu lässt sich der Beleg in Form eines PDF oder Fotos per Drag&Drop in der Vorschau festziehen oder via Button hochladen. Live Capture erkennt dabei auf dem Beleg den Lieferanten und schlägt einen dazu passenden Kontakt aus der Kontaktliste vor, falls dieser nach Namen und Adresse oder anhand der Mehrwertsteuernummer mit den Angaben aus dem Beleg übereinstimmt. Gibt es noch keinen solchen Kontakt, schlägt Infinity einen neuen mit den erkannten Daten vor. Funktioniert die Belegerkennung im ersten Anlauf nicht, kann man einen neuen Live-Capture-Versuch starten oder die Angaben manuell nachtragen.

Inkludierte Projektverwaltung

Besonders für Firmen mit Dienstleistungscharakter geeignet, wartet Infinity im Bereich «Verkauf» neben den Punkten «Forderungen» und «Offerten» mit einem weiteren Punkt «Projekte» auf. Mit einem Klick darauf erscheint eine Kanban-Board-artige Darstellung der angelegten Projekte, eingeteilt in die Kategorien «nicht begonnen», «als Nächstes», «in Arbeit» und «fertig». Auf Wunsch lässt sich die Projektansicht auch in Listenform anzeigen. Beim ersten Einstieg ist die Projektliste naturgemäss leer. Mit einem Klick auf den Button «Neues Projekt» erscheint ein Eingabefeld zur Projekterstellung mit Feldern für den Projekttitel, den zugehörigen Kunden, eine optionale Beschreibung und das passende Ertragskonto. Für die Wahl des Kunden erscheint im Eingabefeld ein Aufklappmenü mit den bereits erfassten Kunden sowie einer Option zur Kontaktverwaltung, mit der ein neuer Kontakt angelegt werden kann.

Beim Klick auf ein Projekt im Board oder in der Liste erscheint eine Detailansicht zum Eintragen von mit dem Projekt verbundenen Arbeiten nach Zeitaufwand oder pauschal abzurechnenden Kosten. Die hier erfassten Positionen können jederzeit in Rechnung gestellt oder im CSV-Format exportiert werden. Klickt man auf den Button «In Rechnung stellen», erstellt Infinity eine neue Forderung für die erledigten Arbeiten – es werden dabei jeweils alle Posten aus der Liste zusammengenommen, für die zuvor noch keine Forderung gestellt wurde. Für die Auflistung der Posten auf der Rechnung bietet Infinity die Wahl zwischen einer detaillierten Anzeige mit Stundenangaben, Auflistung der Arbeiten in Form von Gesamtbeträgen oder Zusammenführen aller Arbeiten in einer einzigen Forderungsposition. In einem nächsten Schritt können für die Posten optional zusätzliche Angaben wie Datum und Mehrwertsteuer in Prozent in die Rechnung übernommen werden. Zum Schluss braucht man nur noch einen Titel für die Forderung anzugeben, bei Bedarf lassen sich auch das Rechnungsdatum und die Zahlungsfrist anpassen, wozu die App bequeme Pop-up-Elemente anbietet.


Danach erscheint die erstellte Forderung unter dem Menüpunkt «Forderungen» und wird so angezeigt, wie sie dem Kunden übermittelt wird. Einzelne Angaben wie Titel, Rechnungsdatum, Zahlungsfrist sowie das Ertragskonto für jeden Posten lassen sich in der Darstellung noch anpassen. Denn die Forderung ist zwar erstellt, aber erst als Entwurf. Erst mit einem Klick auf «Forderung stellen» wird sie definitiv gestellt und in den Auswertungen berücksichtigt. Das Forderungsdokument kann zudem dupliziert, in eine Offerte umgewandelt oder als Vorlage gespeichert werden. Des Weiteren blendet die App am unteren Rand den Button «Instant Fill» ein. Damit können weitere Leistungen mit einer Kurzbeschreibung erfasst werden, worauf die KI von Infinity einen mehr oder weniger passenden Vorschlag für den entsprechenden Forderungsposten erstellt, der sich jedoch beliebig korrigieren lässt. Uns ist aufgefallen, dass die KI hier gerne neue Positionen mit verschiedenen Unterpositionen vorschlägt, oder anders ausgedrückt: Die KI ist ziemlich gesprächig. So wurde aus «Diskussion Varianten 1, 2 und 3» ein Posten namens «Beratungsgespräch zu Varianten 1, 2 und 3», unter dem die Gesamtdauer des Gesprächs sowie die weiteren Punkte «Analyse der Varianten 1, 2 und 3» und «Erstellung eines Protokolls mit Empfehlungen» zusammengefasst sind. Auch die so generierten Einträge lassen sich vor dem definitiven Stellen der Forderung aber jederzeit anpassen oder löschen.

Auswertungen mit Dashboard und Abschlüssen

Eine Buchhaltungslösung ohne Auswertungen zur finanziellen Situation des Unternehmens wäre wenig wert. In diesem Punkt geizt Infinity keineswegs. Ein Klick auf den Menüpunkt «Auswerten» bringt ein Dashboard zur finanziellen Gesundheit auf den Bildschirm, das wie bei Dashboards üblich verschiedene Kacheln kombiniert präsentiert. In der Grundeinstellung findet sich ein Feld mit dem Saldoverlauf des Firmenkontos, eines zur Zahlungsfähigkeit mit verfügbarem Betrag und offenen Rechnungen, eine weitere Kachel mit Fälligkeiten von Lieferantenrechnungen und Forderungen an Kunden, zwei Felder mit Totalen der Aufwände und Erträge, eine Kachel zur Profitabilität mit Angabe von Umsatz und Gewinn sowie eine weitere Kachel, die noch nicht abgerechnete Arbeiten anzeigt. Das Dashboard ist zudem interaktiv: Mit einem Klick auf eine Kachel erscheinen detaillierte Angaben zum jeweiligen Thema, beim Kontosaldo zum Beispiel eine Liste aller Bankbewegungen. Und zusätzlich zum Dashboard können über den Menüpunkt «Auswerten» die Bilanz zu einem bestimmten Stichtag sowie die Erfolgsrechnung generiert werden.

Lösung in drei Varianten

Infinity.swiss ist in den drei Varianten Start, Pro und Business erhältlich. Allen gemeinsam sind unlimitierte Buchhaltung mit unlimitierten Offerten und Forderungen, Live Accounting, zwei User, Fremdwährungen, Projekte, Zeiterfassung sowie Zugang via API und Verbindung mit anderen KI-Lösungen via MCP. Unterschiedlich ist die Anzahl der inbegriffenen Live-Capture-Belege. Die Varianten Pro und Business bieten zusätzliche Features: Die Mehrwertsteuerbuchhaltung ist nur in diesen beiden Varianten enthalten, ebenso die Möglichkeit zum Anlegen von Produkten, für wiederkehrende Forderungen wie Abonnements und für die Gestaltung von eigenem Dokumentenpapier mit selbsterstelltem Hintergrund – in der Start-Variante lässt sich in den Dokumenten nur das Firmenlogo ergänzen.