Heutzutage gehören virtuelle Besprechungen zum normalen Arbeitsalltag. Auch Funktionen wie Aufzeichnung und Transkription sind inzwischen fester Bestandteil. Was technisch einfach möglich ist, wirkt schnell selbstverständlich. Rechtlich ist dies allerdings nicht unproblematisch.
Sobald Stimmen, Bilder oder Wortmeldungen aufgezeichnet oder verschriftlicht werden, erfolgt eine Bearbeitung von Personendaten. Je nach Inhalt können auch besonders schützenswerte Personendaten betroffen sein. Damit stellen sich Fragen zur datenschutzrechtlichen Zulässigkeit.
Unternehmen müssen sich zunächst fragen, zu welchem Zweck überhaupt aufgezeichnet oder transkribiert werden soll, ob dies zulässig ist und ob der Zweck den betroffenen Personen transparent kommuniziert wird.
Besonders heikel sind Mitarbeitergespräche, Bewerbungsgespräche oder Besprechungen mit sensiblen Inhalten. Problematisch wird es zudem, wenn Aufzeichnungen oder Transkriptionen faktisch zu einer Verhaltensüberwachung der Mitarbeitenden führen. Laut Arbeitsgesetz sind Überwachungs- und Kontrollsysteme unzulässig, wenn sie auf die Überwachung des Verhaltens am Arbeitsplatz abzielen.
Der Zweck der Aufzeichnung und Transkription muss sodann klar definiert sein und darf nicht nachträglich beliebig geändert werden. So darf eine zur Protokollierung einer Sitzung erstellte Aufzeichnung nicht später für Schulungen, interne Auswertungen oder als Wissensdatenbank weiterverwendet werden.
Ebenso wichtig ist die Frage der Verhältnismässigkeit, also ob der verfolgte Zweck nicht auch mit einem milderen Mittel erreicht werden kann, etwa mit einem Protokoll statt mit einer Aufzeichnung oder Transkription.
Auch bei der Speicherung ist Zurückhaltung geboten. Aufzeichnungen sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es der jeweilige Zweck erfordert. Zugriffe darauf sind auf das erforderliche Mass zu beschränken.
Des Weiteren muss festgelegt werden, wie die betroffenen Personen über die Aufzeichnung informiert werden und welche Regelungen gelten, wenn einzelne Teilnehmende nicht aufgezeichnet werden möchten.
Wer Gespräche ohne Einwilligung aller Beteiligten aufzeichnet, macht sich nach Strafgesetzbuch strafbar. Das gilt auch für Teams-Meetings. Zusätzlich können Videoaufnahmen den geschützten Privatbereich von Teilnehmenden strafrechtlich verletzen – etwa wenn Personen im Home Office sichtbar sind.
Aus datenschutzrechtlicher Sicht muss die Einwilligung informiert, hinreichend bestimmt und freiwillig erfolgen. Gerade im Arbeitsverhältnis ist Letzteres oft heikel, da sich Mitarbeitende einer Aufzeichnung nur begrenzt entziehen können.
In der Regel erfolgt die Aufzeichnung auch unter Einsatz externer Dienstleister. Hier müssen die Unternehmen sicherstellen, dass mit dem externen Anbieter ein Auftragsbearbeitungsvertrag abgeschlossen wurde.
All diese Themen müssen in klaren Prozessen, verbindlichen Weisungen, Auftragsbearbeitungsverträgen und Datenschutzerklärungen klar geregelt werden. Nur durch die umfassende Governance von Aufzeichnungen und Transkriptionen wird ein verantwortungsvoller Umgang mit den bearbeiteten Personendaten sichergestellt.
Michèle Balthasar, Rechtsanwältin, Gründerin und Managing Partnerin von Balthasar Legal mit Standorten in Zürich und Luzern, berät kleine, mittlere und international tätige Unternehmen in den Bereichen Datenschutz, Governance, IT- und Energierecht. In ihrer Kolumne im «Swiss IT Magazine» beleuchtet sie aktuelle Fragestellungen im Spannungsfeld von Digitalisierung, Regulierung und Unternehmenspraxis.
