Dokumentenmanagement & Archivierung: Stand der Dinge

Dokumentenmanagement & Archivierung: Stand der Dinge

6. November 2021 - Mehr Effizienz mit digitalen Geschäftsprozessen: Die Archivierung von Belegen und Dokumenten wird heute über Dokumentenmanagement-­Software (DMS), die Geschäftsinformationen und die digitale Archivierung zu einer Business-Ressource macht, unerlässlich.
Artikel erschienen in IT Magazine 2021/11
Skizzierte man im Jahre 1993 die Grundzüge einer Archivierungssoftware, konnte man sich nicht in seinen kühnsten Träumen ausmalen, was 2021 Stand der Dinge sein würde. Zwar gab es Internet und Mails bereits, im betrieblichen Umfeld spielte das Web aber keine Rolle. Papierberge, Schnittstellen zur Buchhaltung sowie Word & Co. waren das Mass der Dinge. Anspruchsvoll war die Hardware. Scanner und Festplatten kosteten ein Vermögen.

Heute, fast 30 Jahre später, gibt es ­Datenträger für ein Butterbrot und das Scannen spielt eine untergeordnete Rolle. Kurz und gut, an der Hardware scheitert 2021 kein DMS-Projekt. Im Übrigen auch nicht daran, dass nicht mit beliebigen Endgeräten gearbeitet werden könnte. Web-fähig dürften mittlerweile alle DMS-Lösungen sein. Die Knacknuss besteht eher darin, Systeme so flexibel aufzubauen, dass ständig sich wechselnde Rahmenbedingungen mitgetragen werden können.

Etappen im DMS- und Archivierungsprozess

Niemand kommt heute noch auf die Idee, eine Rechnung im Doppel auszudrucken und im Ordner abzuheften. Auf der anderen Seite werden die Abläufe in einem DMS oft sehr klassisch aufgebaut. Dabei entsprechen die Etappen im DMS meist jenen Prozessen, die im kaufmännischen Umfeld abzubilden sind: Einkauf, Verkauf, Produktion und Service. Obwohl DMS-Lösungen über ausgefeilte Recherche-Möglichkeiten verfügen, nutzen viele die Systeme primär zur Dokumentation und weniger als digitale Bibliothek (Knowledge Managment), obwohl gerade im Service-Bereich ein hohes Potenzial erreicht werden kann.

Wurde vor 20 Jahren noch viel Wert auf stetige Schriftform gelegt (Fax, faxen und nochmals Fax), so werden Verträge seit geraumer Zeit rein virtuell, ohne Unterschrift, getätigt. Dabei kommt neben dem Telefon in erster Linie E-Mail zum Einsatz. Doch auch Messenger sind vermehrt anzutreffen und selbst Video-Chats werden eingesetzt. Die Etappen an sich bleiben die gleichen. Salopp gesagt sammeln wir Informationen, aufgrund derer wir handeln.

Ein DMS übernimmt dabei viel lästige Arbeit, indem Strukturen und Abläufe so präsentiert werden, dass niemand sich Gedanken darüber machen muss, wie eine Datei abzulegen ist. Generell geht es immer häufiger nicht mehr um Dateien, sondern um Informationshäppchen. Das können Kurznachrichten oder gesamte Projekt-Ordner sein. Ein DMS-Produkt ersetzt dabei keine ERP-Lösung. Während letztere für die Kernprozesse (Einkauf, Produktion, Verkauf) zuständig ist, bietet das DMS die Möglichkeit an, diese Prozesse zu begleiten und langfristig zu dokumentieren. Ganz egal, welche Etappen respektive Prozesse im DMS abgebildet werden, am Ende steht eine rechtlich einwandfreie Archivierung. Ein DMS kann dabei als reine Archivlösung verwendet werden, der umgekehrte Fall, ein DMS ohne Archivierung aufzubauen, ergibt keinen Sinn.

Die Evolution in der Computerbranche ist gigantisch. Was vor Jahren undenkbar schien, steht heute auf jedem Smartphone zur Verfügung. Vergessen geht dabei, dass die Datenbestände laufend zunehmen und dieses erhöhte Volumen langfristig verfügbar gehalten werden muss.
 
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